• Public SyncTool ermöglicht die Synchronisation folgender Outlook-Datenspeicher:
  • Persönliche Ordner (.pst-Datei) <-> Persönliche Ordner (.pst-Datei)
  • Persönliche Ordner (.pst-Datei) <-> Public ShareFolder® Ordner
  • Persönliche Ordner (.pst-Datei) <-> Exchange^® Mailbox
  • Persönliche Ordner (.pst-Datei) <-> Exchange^® Öffentliche Ordner
• Public SyncTool ermöglicht die Synchronisation aller Outlook Informationen (Kontakte, Vorlagen und Termine etc.).
• Public SyncTool erlaubt es, gezielt einzelne Ordner für die Synchronisation zu verbinden. Hierdurch kann es sehr flexibel und unabhängig von der Position der Ordner eingesetzt werden.
• Public SyncTool erlaubt auch die Synchronisation über den DFÜ-Zugriff.
• Public SyncTool erfordert keine Microsoft Exchange Server^® Installation.
• Public SyncTool ist in wenigen Minuten installiert und eingerichtet.
• Public SyncTool ist für Public ShareFolder® Benutzer kostenlos.

Die Synchronisationssoftware Public SyncTool ist für alle Netzwerke gedacht, die entweder keinen MS Exchange Server installiert haben und trotzdem ihre Informationen Offline zur Verfügung haben möchten, oder auch für Exchange Benutzer, die eine Mailbox mit einer Datendatei von Outlook (PST) synchronisieren möchten.

Unabhängig ob Sie Freiberufler mit einem PC und einem Notebook sind, oder ob Sie in einem Netzwerk mit Public ShareFolder® oder Exchange arbeiten: Public SyncTool ist die richtige Lösung für eine zuverlässige und sichere Synchronisation Ihrer Daten. Um Sie vor Datenverlust oder auch vor falschen Einträgen zu schützen haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir Sie unterstützen können. Hierzu wurden zusätzliche Abfragen entwickelt, die Sie vor dem Löschen und vor der Synchronisierung von beidseitig geänderten Daten fragt, welche Datensätze die richtigen sind.

Auch die Oberflächen wurden zusätzlich mit einer visuellen Kontrolle ausgestattet um schon verbundene Ordner anzuzeigen und Sie somit bei der Administration unterstützen. Wir haben sicherlich nicht alles berücksichtigen können, aber wir hoffen, dass die wesentlichsten und wichtigsten Funktionen Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen.

Öffnen Sie nun bitte Ihr MS Outlook:

Wählen Sie in der Menüzeile den Eintrag "Datei" -> "Datendateiverwaltung":

Danach erscheint folgendes Dialogfeld:

Klicken Sie hier bitte auf hinzufügen, folgendes Dialogfenster erscheint:

Fügen Sie hier bitte den Speichertyp "Public ShareFolder®" hinzu. Folgendes Dialogfeld erscheint:

Geben Sie nun den Namen des PC’s / Servers ein, auf dem der "Public Server" installiert wurde, sowie den Namen des Benutzers:

Bevor Sie nun auf "Auflisten" klicken, müssen Sie sicher sein, dass der "Public Server" auch tatsächlich "An" ist, die Datendatei (PST) auf dem Server nicht "rein zufällig" gesperrt ist, Sie GARANTIERT den richtigen Benutzer mit dem richtigen Passwort eintragen.

Wenn Sie nun auf "Auflisten" klicken erscheinen die Verfügbaren Datendateien, auf die Sie zugreifen können.

Bestätigen Sie die Auswahl bitte mit "OK"

Folgendes Dialogfeld erscheint:

Bestätigen Sie dieses Feld bitte mit "Schließen"

Nun kommt die Stunde der Wahrheit: In Ihrem Outlook ist nun ein zusätzlicher Ordner angezeigt (vorrausgesetzt sie haben unter "Ansicht" in Ihrem Outlook auch die Ordnerliste aktiviert):

Erscheint in Ihrem Outlook nun folgender zusätzlicher Eintrag:

Wenn Sie nun auf das "+" Zeichen klicken muss der Ordner wie folgt aufgehen:

Dieser Ordner ist identisch mit dem Outlookordner auf dem Server PC. Die Daten, die Sie hier eintragen, sind ebenso auf jedem anderen Client, den Sie installieren voll verfügbar.

Der Ordner kann abweichend von unserer Darstellung auch “Microsoft Outlook Internetsettings:Persönlicher Ordner“ oder „Microsoft Exchange Einstellungen:Persönlicher Ordner“ heißen. Wir haben in unserer Darstellung das Profil „Öffentlicher Ordner“ genannt und die PST Datei „Public ShareFolder®“ . Wie Sie den Ordner umbenennen, erklären wir unter Punkt 2.6

Öffnen Sie nun bitte Ihr MS Outlook:

Unter Punkt 1.3.3 haben wir die Konfiguration von Outlook 98 und 2000 im Arbeitsgruppenmodus schon erläutert.

In der Menüzeile in Ihrem Outlook müssten Sie nun den Eintrag „Dienste“ unter „Extras“ finden.

Haben Sie dort „Konten“ stehen, befinden Sie sich im falschen Modus. Gehen Sie dann bitte zurück zu Punkt 1.3.3.

Dialogfeld Outlook 98 und 2000:

Danach erscheint unter Extras/Dienste folgendes Dialogfeld:

Klicken Sie hier bitte auf hinzufügen, folgendes Dialogfenster erscheint:

Fügen Sie hier bitte den Dienst „Public ShareFolder®“ hinzu. Folgendes Dialogfeld erscheint:

Geben Sie nun den Namen des PC’s / Servers ein, auf dem der „Public Server“ installiert wurde, sowie den Namen des Benutzers:

Bevor Sie nun auf „Auflisten“ klicken, müssen Sie sicher sein, dass der „Public Server“ auch tatsächlich „An“ ist, die Datendatei (PST) auf dem Server nicht „rein zufällig“ gesperrt ist, Sie GARANTIERT den richtigen Benutzer mit dem richtigen Passwort eintragen.

Wenn Sie nun auf „Auflisten“ klicken erscheinen die Verfügbaren Datendateien, auf die Sie zugreifen können.

Bestätigen Sie die Auswahl bitte mit „OK„

Folgendes Dialogfeld erscheint:

Bestätigen Sie dieses Feld bitte mit „OK„

Nun kommt die Stunde der Wahrheit: In Ihrem Outlook ist nun ein zusätzlicher Ordner angezeigt (vorrausgesetzt sie haben unter „Ansicht“ in Ihrem Outlook auch die Ordnerliste aktiviert):

Erscheint in Ihrem Outlook nun folgender zusätzlicher Eintrag:

Wenn Sie nun auf das „+“ Zeichen klicken muss der Ordner wie folgt aufgehen:

Dieser Ordner ist identisch mit dem Outlookordner auf dem Server PC. Die Daten, die Sie hier eintragen, sind ebenso auf jedem anderen Client, den Sie installieren voll verfügbar.

Der Ordner kann abweichend von unserer Darstellung auch “Microsoft Outlook Internetsettings:Persönlicher Ordner“ oder „Microsoft Exchange Einstellungen:Persönlicher Ordner“ heißen. Wir haben in unserer Darstellung das Profil „Öffentlicher Ordner“ genannt und die PST Datei „Public ShareFolder®“ .

3.0 Client Installation
3.1. Installation

Gehen Sie zur Installation der Client-Komponente von Public ShareFolder® wie folgt vor:

Starten Sie das Programm POL-Client-Setup.exe mit einem Doppel-Klick:

Wenn Sie das Programm in ein anderes Verzeichnis installieren möchten, als in das vorgegebene, dann können Sie das Verzeichnis bei diesem Dialogfeld ändern.

Als Standard wird in das Verzeichnis "C:/Programme/Public ShareFolder®/Client" angelegt.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Weiter

Bestätigen Sie bitte weitere Aufforderungen mit Weiter

Am Ende der Installation erscheint folgendes Dialogfeld:

Starten Sie nun bitte den Computer neu.

Bitte beachten Sie, dass ein MS Outlook 97/98/2000/2002/2003 auf diesem PC installiert sein muss und dass dieses mit einem Persönlichen Ordner (PST), und einem Outlook Adressbuch konfiguriert sein muss.

Eventuell könnte bei Ihnen der Ordner: „Microsoft Outlook Internetsettings“ oder „MS Exchange Einstellungen“ mit dem Zusatz: „Persönlicher Ordner“ heißen. Eine Umbenennung ist leider nicht so einfach möglich.

Sie können den Namen wie folgt ändern: Outlook 98 und Outlook 2000

Gehen Sie bitte auf den Server (Server PC):

Gehen Sie unter Start/Systemsteuerung/Mail und Doppelklick auf "Mail".

Hier erscheint folgendes Dialogfeld:

Klicken Sie hier bitte auf "Profile anzeigen…"

Sie müssten nun das hier hinterlegte Profil „Entfernen“ und ein neues Profil erstellen mit mindestens einem „Persönlichen Ordner und dem „Outlook Adressbuch. Sie können auch erst einmal ein neues erstellen (kopieren) , welches „Öffentlicher Ordner“ heißt, aber Sie müssten dann noch den Namen der zentralen PST Datei auf „Public ShareFolder®“ umbenennen.

Hierzu müssen alle Outlooks im Netzwerk geschlossen sein, die mit Public ShareFolder® vernetzt sind. Danach auf dem Server die PST Datei umbenennen.

Dann ein neuen Profil erstellen mit der Public ShareFolder®.pst Datei als zentrale Outlook Datendatei. Das Profil muss zwangsläufig dann Öffentlicher Ordner heißen.

Danach müsste der Dienst „Public ShareFolder®“auf den Clients entfernt und wieder neue hinzugefügt werden, mit dem neuen Profil als zentrales vernetztes Profil.

Wir werden je nach Rücklauf, also wie wichtig es den Kunden ist, dies ausführlicher als in diesem Punkt beschreiben.

Teilen Sie uns mit, ob dies für Sie dringend ist, wir werden dann entsprechend kurzfristig reagieren und dies mit in dieses Handbuch aufnehmen.

Es ist nicht zwingend notwendig den Ordner umzubenennen, diese Anleitung ist für Sie falls Sie ihn umbenennen möchten.