Kennen Sie das? Sie haben über die Jahre diverse E-Mail-Accounts eingerichtet und suchen jetzt nach der einen E-Mail, die ein wichtiges Passwort für die Arbeit enthält. Doch wie findet man sie in dem Wust der Konten mit verschiedenen Zugangsdaten und unterschiedlichen Sortierstrukturen? Die meiste Zeit, die man mit E-Mails verbringt, ist weniger vom Schreiben geprägt, sondern mehr vom Durchforsten und Aussortieren von wichtigen und unwichtigen E-Mails. Längst ist die private E-Mail-Adresse mit der beruflichen verschmolzen. So liegen oft Rezeptvorschläge der Mutter gleich neben den Jahreskennzahlen der Firma.
Kein Wunder, dass viele Menschen E-Mail-Kommunikation häufig als Belastung wahrnehmen. Dabei sollte doch das schnelle Verschicken von digitalen Nachrichten Zeit sparen. Eine sinnvolle Lösung muss her, um den Umgang mit E-Mails möglichst stressfrei zu gestalten. Das bieten sogenannte E-Mail-Managementsysteme. Eines davon ist Sugar Mail, ein Programm, das als App für Android herunterladbar ist.
Sugar Mail: Die Vorteile
Klarer Vorteil eines strukturierenden E-Mail-Managers ist die Sortierung der verschiedenen Accounts, die von sehr unterschiedlichen Plattformen und Systemen kommen. Hat man alle seine Accounts inklusive der Passwörter in der App eingerichtet, findet man die Konten dort übersichtlich aufgelistet. So kann man sofort auf jedes Postfach zugreifen, das noch dazu in einem einheitlichen Stil aufgebaut ist. Am meisten stört im Alltag doch das unterschiedliche Design der verschiedenen E-Mail-Systeme. Wer einen E-Mail-Account von Google besitzt, wird das Problem kennen.
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine E-Mail mit einem Tipp für ein Online Casino ohne Einzahlung. Am selben Tag finden Sie diese E-Mail noch an erster Stelle des Posteingangs. Haben Sie jedoch nach ein paar Tagen das Glücksspielportal noch nicht besuchen können, um dort eine Runde Roulette zu spielen, wird es langsam schwierig, die Nachricht in Gmail wiederzufinden, vor allem, wenn es eine Antwort auf eine andere E-Mail von Ihnen war.
Möchte man die beantworteten Mails nachverfolgen, muss man sich oft durch verschiedene Vorgänger- oder Nachfolge-Mails kämpfen. Intuitives Bedienen sieht auf jeden Fall anders aus. GMX hingegen, das als Free-Mailing-Dienst von vielen Deutschen genutzt wird, trennt die E-Mails im Postausgang völlig vom Rest. Das erscheint zunächst logisch, hat jedoch den Nachteil, dass die E-Mails nicht in Sende-Ordnung gespeichert werden. So muss man hier stets darauf achten, E-Mail-Ketten und Betreffzeilen nicht zu unterbrechen, um alte E-Mails finden zu können.
Diese Uneinheitlichkeit hat mit Sugar Mails ein Ende.
Ein Design für alle
Die Idee, alle Mails in einem einheitlichen Look zu präsentieren, ist nicht neu, wird jedoch immer wieder auf die Probe gestellt, wenn es um die Umsetzung geht. Sugar Mail versucht, den Look auf die simplen Mechanismen herunterzubrechen. Öffnet man die E-Mail, kann man via Pfeiltasten auf “Antwort”, “Antwort an mehrere”, “Weiterleitung” oder “Papierkorb” gehen. Diese Funktionen sind überall gleich und deutlich unterscheidbar, trotz kleinem Display. Schreibt man eine neue E-Mail, verzichtet das Programm auf komplexe Formatierungssymbole.
Man kann aus dem Adressbuch den Empfänger wählen, eine Betreffzeile formulieren und den Text schreiben. Für weitere Formatierungsoptionen findet man im unteren Bereich der Mail entsprechende Icons. Auch Anhänge können hierbei eingefügt werden, wie man es aus jedem E-Mail-Programm kennt. Die Funktionen sollten also allen Nutzerinnen und Nutzern geläufig sein.
Praktisch bei dem Design ist auch die Auflistung der Mails, bei denen der Adressat noch mit einem eigenen farblichen Icon versehen ist. Ein Max Mustermann hätte zum Beispiel ein großes, rotes M (Anfangsbuchstabe gilt) vor seinem Namen stehen. Damit können E-Mails gleicher Adressaten visuell auf einen Blick unterschieden werden, was in der Sortierung sehr hilft. Insgesamt wird auf optische Einfachheit geachtet. Zwar kann man auch hier eine Vorschau zu den Inhalten der E-Mails sehen, allerdings bleibt sie optisch im Hintergrund.
Sparsamkeit
Auch wenn die meisten Smartphones mittlerweile größere Datenspeicher eingebaut haben als so manch ein Laptop, ist es für moderne Apps wichtig, dass sie schlank gebaut sind. Bei E-Mail-Management-Programmen kommt hinzu, dass die E-Mails noch heruntergeladen werden müssen, um sie in der App anzuzeigen. Das bedeutet, dass der Datenspeicher stark ausgelastet wird. Ob man alle E-Mails, die man jemals bekommt, dauerhaft auf seinem Smartphone haben möchte, muss jeder für sich entscheiden. Bei Sugar Mail kann man jedoch festlegen, ob man neue E-Mails von den jeweiligen Accounts herunterladen möchte oder nicht.
Durch Push-Nachrichten, die man selbst nach Häufigkeit einstellen kann, kann man mit dieser App wichtige Nachrichten als Vorschau auf das Smartphone bekommen, ohne dass man die App dazu öffnen muss. Das spart viel Zeit und gibt die Möglichkeit, sofort von eingehenden E-Mails in Kenntnis gesetzt zu werden. Ein kleiner Tipp jedoch dazu: Wer Berufs- und Privatleben lieber trennen möchte, sollte von diesem Feature keinen Gebrauch machen. Push-Mitteilungen lösen oft Stress aus, selbst wenn es sich am Ende um eine freudige Nachricht handelt.
Hier weitere wichtige Merkmale der App im Überblick:
- Snoozing-Option für Benachrichtigungen
- E-Mails können als PDF oder EML gespeichert werden
- Verschiedene Signaturen verwendbar
- PIN-Code und Fingerabdruck-Verriegelung als Sicherheit
- Messenger Bundles (Sortierung über Accounts hinweg in Untergruppen, nach Adressat und auch nach Domain)
- Schnelles Abmelden von Mailing-Listen möglich
Sugar Mail: Die Nachteile
Schaut man sich die Nachteile an, verhält es sich damit eher zurückhaltend. Die Einfachheit sorgt für den größten Vorteil, da dadurch alles schneller und effizienter bearbeitet werden kann. Möchte man jedoch wichtige E-Mails abschicken und dazu komplexe Grafiken oder Formatierungen einfügen, stößt die App irgendwann an ihre Grenzen.
Wie bei allen Apps muss man sich auch hier fragen, was der Macher, in diesem Fall der russische Entwickler Kostya Vasilyev, dafür bekommt, uns diesen Dienst anzubieten. Laut Google Play Store verfügt die App über keine Werbeeinblendungen. Stattdessen wird sie mit In-App-Käufen finanziert und ist momentan (Stand August 2021) in einer 14-tägigen Testversion erhältlich.
Das heißt, sie müssen Zusatzfunktionen kaufen und können nicht alle Tricks der App von Anfang an nutzen. Nach 14 Tagen verlangt die App 11,95 US-Dollar jährlich vom Kunden. Auch eine monatliche Bezahlung ist möglich. Der Preis ist im Vergleich zu anderen kostenlosen Apps natürlich sehr hoch. Dafür erhält man jedoch ein von Google und Co. unabhängiges Produkt, das extern arbeitet. Dass die Verantwortlichen für die Entwicklung auch bezahlt werden möchten, vergessen viele User. Seitdem die App Anfang des Jahres veröffentlicht wurde, klettern die positiven Bewertungen nach oben. Ob sie Google und Co. Konkurrenz machen werden, bleibt noch offen.