Stellen Sie sich eine professionelle E-Mail wie einen Produktbaukasten vor.
Wenn Sie ein Ikea-Möbelstück zusammenbauen, stellen Sie nicht jedes Teil von Grund auf neu her. Sie verbinden einfach die Teile miteinander und voila! Ihr modischer neuer Tisch oder Kleiderschrank ist komplett.
Das Gleiche gilt für eine professionelle E-Mail.
Wenn Sie jeden Tag typische Nachrichten verschicken – zur Begrüßung, zur Information, zur Nachbereitung und zur Berichterstattung – besteht Ihre Hauptaufgabe darin, die Teile, die Sie verwenden werden, vorzubereiten und möglicherweise im Voraus anzupassen, so dass jede Nachricht nur zwei oder drei Minuten zum Aufbau benötigt.
Lassen Sie uns ansehen, wie es geht!
Eine perfekte Kettenreaktion: Fünf Elemente einer professionellen E-Mail
Am Anfang mag es etwas Zeit in Anspruch nehmen, bis Sie Ihre perfekte E-Mail schreiben können, aber es lohnt sich. Fangen wir also mit den Zutaten an.
Professionelle E-Mail Adresse
Wenn Sie eine E-Mail von einem unbekannten Absender erhalten, gibt es immer einen Moment des Zögerns, in dem Sie denken: “Ist es Spam?”
Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders so etwas wie ich345@gmail.com ist, werden Sie die Nachricht vielleicht nicht einmal öffnen.
Wenn Sie also Ihren E-Mails eine Chance geben wollen, geöffnet zu werden, sollten Sie als erstes, bevor Sie überhaupt eine professionelle Nachricht schreiben, eine professionelle E-Mail-Adresse auf Ihrer Geschäftsdomain erstellen.
1. Betreffzeile
Wie beginnt man eine geschäftliche E-Mail? Mit einer guten Betreffzeile – sie ist der erste und wichtigste Bestandteil jeder E-Mail, die Sie erstellen.
Wenn sie nicht genügend Informationen enthält oder irreführend ist, wird sie möglicherweise ungelesen bleiben oder direkt im Spam landen.
Eine gute Betreffzeile sollte immer prägnant sein und den Grund für das Versenden der Nachricht zusammenfassen oder das Ziel der Kommunikation klar darstellen.
2. Begrüßung
Eine E-Mail ist ziemlich ähnlich wie ein normales Treffen, bei dem man jemanden begrüßt, bevor man etwas anderes sagt.
Wie Sie einen Empfänger grüßen, hängt von Ihrer Beziehung zu der Person ab.
Wenn Sie eine E-Mail an einen Kollegen senden, können Sie eine informellere Anrede verwenden und die Person mit dem Hinweis ” Hi” oder “Hallo”, gefolgt von seinem Vornamen, begrüßen.
Wenn die Beziehung hingegen formell ist, wäre eine angemessenere Begrüßung, den Nachnamen der Person zu verwenden, z. B. “Sehr geehrter Herr Schmidt”.
Es ist am besten, die Formulierungen ” Zu Händen der Person” oder “Sehr geehrte Damen und Herren” in formellen Schreiben zu vermeiden. Beide sind veraltet und könnten so aufgefasst werden, dass Sie sich nicht genug Mühe geben, den Namen des Ansprechpartners zu finden. Ihre Nachricht könnte auch als Kaltakquise aufgefasst werden, und wenn das nicht Ihr Ziel ist, wählen Sie eine andere Grußformel.
3. Nachricht
Dieser Abschnitt ist ziemlich ähnlich wie Ihre Gespräche im wirklichen Leben.
Wenn Sie den Namen der Person kennen, die Sie anschreiben, kommen Sie direkt zum Punkt. Fügen Sie eventuell am Anfang ein paar persönliche Fragen zu ihrem Wohlbefinden hinzu.
Wenn Sie die Person nicht kennen, erklären Sie zunächst, wer Sie sind und wie Sie sie gefunden haben.
Sie können mit dem Hinweis beginnen: “Ich schreibe, um mich über … zu erkundigen” oder “Ich schreibe in Bezug auf … .”
Wenn Sie Ihren Zweck von Anfang an klar machen, gibt es später in Ihrer geschäftlichen Kommunikation weniger Klärungsbedarf – eine weitere Zeitersparnis.
Das Knifflige am Nachrichtentext ist, dass er detaillierte Informationen enthalten, aber auch klar und prägnant sein sollte.
Machen Sie die gesamte Nachricht so kurz wie möglich und vermitteln Sie gleichzeitig die Essenz dessen, was Sie sagen wollen. Das Vermeiden von langen Texten in der E-Mail-Kommunikation spart Ihnen Zeit und macht es wahrscheinlicher, dass der Empfänger Ihre Nachricht bis zum Ende lesen wird.
4. Abschluss
Die Art und Weise, wie Sie eine geschäftliche E-Mail beenden, kann auch den Erfolg Ihrer zukünftigen Konversationen beeinflussen.
Am besten beenden Sie eine geschäftliche E-Mail mit einem Handlungsaufruf, der den Empfänger auffordert, den nächsten Schritt zu tun. Das kann etwas so Einfaches sein wie: “Ich freue mich, von Ihnen zu hören.”
Außerdem gehört es zum guten Ton, zwischen Ihrem Schlusswort und der Signatur Übergangsphrasen zu verwenden. Dazu gehören:
Mit freundlichen Grüßen,
Mit freundlichen Grüßen, und
Dankeschön.
Vermeiden Sie jedoch Hinweise wie “Mit freundlichen Grüßen” oder ” Zum Wohl”, es sei denn, Sie wollen eine gemütliche Atmosphäre schaffen oder es handelt sich um eine weihnachtliche E-Mail, z. B. eine vorweihnachtliche Werbeaktion. Sparen Sie sich die entspannteren Übergänge für informelle E-Mails.
5. Signatur
Dieses letzte Element dient dazu, sich zu identifizieren. Zusätzlich zu Ihrem Vor- und Nachnamen ist es gut, die folgenden Angaben zu machen:
– Ihre Position im Unternehmen oder Ihre Berufsbezeichnung;
– Ihr verbundenes Unternehmen oder Ihre Organisation;
– Ihre Kontaktinformationen: Telefonnummer mit Vorwahl, wenn Sie international arbeiten, Firmen- oder persönliche Website, Büroadresse, Links zu sozialen Medien (aber nur das, was mit Ihren beruflichen Zielen übereinstimmt); und
– Ein Foto von Ihnen oder das Firmenlogo.
5 Schritte zum Schreiben professioneller E-Mails
Kommen wir nun zum Aufbau zurück! So geht’s.
Schritt 1. Erstellen Sie den Textkörper
Berücksichtigen Sie den Empfänger und das Ziel Ihrer E-Mail, versuchen Sie, sie klar und prägnant zu gestalten, so dass es nur ein paar Sekunden dauert, um zu verstehen, was Sie meinen. Versuchen Sie, kurze Sätze und Absätze zu verwenden und lange Texte zu vermeiden.
Wenn Sie Zeit sparen wollen, können Sie professionelle E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Arten von Nachrichten, die Sie regelmäßig versenden, erstellen und diese dann einfach kopieren und anpassen, anstatt sie von Grund auf neu zu schreiben.
Schritt 2. Überprüfen Sie sich selbst
Bevor Sie auf die Schaltfläche “Senden” klicken, sollten Sie die Nachricht mindestens zweimal lesen, um sicherzugehen, dass Sie keine Tipp- oder andere Fehler gemacht haben. Selbst wenn Sie sich Ihrer Schreibfähigkeiten sicher sind, verwenden Sie ein Grammatikprüfprogramm, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben.
Schritt 3. Eine Signatur hinzufügen
Vergessen Sie nicht, am Ende Ihrer E-Mail eine Signatur hinzuzufügen, direkt nach den Worten “Mit freundlichen Grüßen” oder “Danke”. Noch besser ist es, eine professionelle E-Mail-Signatur manuell oder mit einer Vorlage zu erstellen; gehen Sie zu Ihren E-Mail-Einstellungen und fügen Sie sie in das entsprechende Feld ein, damit sie automatisch erstellt wird und Sie sie nicht jedes Mal eintippen müssen.
In KuNoMail können Sie eine automatische Signatur unter Verwaltung -> Signaturen hinzufügen.
Schritt 4. Hinzufügen eines Empfängers
Lassen Sie das “Hinzufügen von Empfängern” bis Sie Ihre E-Mail fertig geschrieben haben. Auf diese Weise minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie versehentlich eine unfertige E-Mail versenden.
Denken Sie daran, dass wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen senden, alle Empfänger die anderen Kontakte sehen können, an die Sie die E-Mail gesendet haben. Daher ist es manchmal besser, die BCC-Funktion zu verwenden, damit Sie nicht mit einer Diskussion mit den Empfänger anfangen.
Schritt 5. Senden oder planen Sie Ihre E-Mail
Jetzt ist Ihre E-Mail bereit zum Versenden. Sie können sie sofort versenden oder den Versand für einen anderen Tag oder ein paar Stunden später planen. Das Timing ist entscheidend, besonders wenn Sie Marketing-E-Mails versenden.
Wie wählen Sie die beste Zeit und das beste Datum? Für Arbeits- und Geschäfts-E-Mails ist es eine sichere Sache, die E-Mail in der ersten Hälfte eines Arbeitstages zu versenden, je nach Zeitzone des Empfängers.
Bei Marketing-E-Mails kann es ein wenig kniffliger sein. Laut GetResponse und Experian:
– Der beste Tag zum Versenden von E-Mails ist der Dienstag. Dienstags-E-Mails haben eine Öffnungsrate von etwa 18 %.
– Der Donnerstag hat eine etwas niedrigere Rate und ist damit die zweitbeste Wahl.
– Die Öffnungsrate steigt auch in der ersten Hälfte des Arbeitstages.
Tipps zum professionellen Schreiben von E-Mails
Hier sind noch ein paar weitere Tipps, wie Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben und sich – und Ihr Unternehmen – im besten Licht präsentieren.
– Überprüfen Sie alles doppelt. Wenn Sie auch auf die kleinsten Details achten, können Sie sich eine Menge Ärger ersparen.
Lesen Sie die Nachricht immer noch einmal Korrektur, vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Person anschreiben, und prüfen Sie, ob Sie den versprochenen Anhang beigefügt haben.
– Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben, zu vielen Ausrufezeichen und übermäßigen Emojis. Selbst wenn Sie nur Großbuchstaben verwenden, um einen Teil Ihrer Nachricht zu betonen, kann es so klingen, als würden Sie den Empfänger anschreien.
– Ein Ausrufezeichen zu verwenden, um Aufregung zu zeigen, ist akzeptabel, aber vermeiden Sie es, es in jedem Satz zu verwenden oder ein paar hintereinander zu setzen. Emojis sind in einigen Fällen akzeptabel, aber überladen Sie Ihre E-Mail nicht damit.
– Bleiben Sie immer positiv. Die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern ist nicht immer einfach. Manchmal können sie sogar Frustration hervorrufen, aber lassen Sie sich nicht beirren!
Einen höflichen und positiven Ton beizubehalten, selbst wenn Sie über etwas Negatives schreiben müssen, kann den Spieß zu Ihren Gunsten umdrehen. Auf der anderen Seite kann eine negative Kommunikation zu Fehlinterpretationen und unnötigen Komplikationen führen.
– Nachfassen, wenn es angebracht ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Nachricht verloren geht. Wenn Sie zwei Arbeitstage oder länger auf eine Antwort warten, sollten Sie in Erwägung ziehen, dem Empfänger ein freundliches Follow-up zu schicken – fragen Sie ihn, ob er mehr Zeit für eine Aufgabe benötigt, ob er Ihre Hilfe wünscht oder ob er noch etwas klären muss.
Wenn es sich bei Ihrem Empfänger um einen Kunden oder Interessenten handelt, vermeiden Sie es, mehrere Nachfassmails zu senden. Es kann sein, dass er einfach nicht an Ihrer Nachricht interessiert ist und sie ignoriert.
Fazit: Ihr professionelles E-Mail-Schreibset
So, da wären wir! Es mag nach viel zu lesen und umzusetzen aussehen, aber wenn Sie diese Schritte und Tipps anwenden, wird sich Ihre Schreibzeit auf nur zwei oder drei Minuten für jede E-Mail, die Sie versenden, verkürzen.