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- This topic has 1 Antwort, 2 Stimmen, and was last updated 12:02 um 28. Juli 2025 by Teqi.
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- 19. Juli 2025 um 09:38 #1031791lauriboyParticipant
Guten Morgen,
ich bin neu hier und habe folgende Frage, auf die ich auch nach längerer Recherche keine Antwort weiß:
Ich muss immer wieder Emails versenden, die sich zwar im Grundtext gleichen, bei denen aber variable Werte enthalten sein müssen.
Beispiel:
Im versende Mahnungen an verschiedene Kunden, wo sich natürlich die Rechnungsnummer und -datum, Zahlbetrag und Zahlungsfrist je Kunde ändern. Gibt es eine Möglichkeit ein Emailformular zu erstellen oder Formularfelder (wie in Word) einzufügen, die ich variabel ausfüllen kann, aber der Grundtext („ich habe noch keinen Zahlungseingang auf ….“) gleich bleibt?
Ich hoffe sehr, dass mir dabei jemand nützliche Tipps geben kann.
Schon jetzt vielen Dank.
28. Juli 2025 um 12:02 #1031798TeqiParticipantGuten Morgen und herzlich willkommen! 😊
Deine Anfrage ist absolut verständlich – viele stehen genau vor diesem Problem, wenn regelmäßig E-Mails mit ähnlichem Aufbau, aber variablen Daten verschickt werden müssen. Ich habe ein paar Tipps für dich, wie du das in Outlook 2021 elegant lösen kannst:
😊 Möglichkeit 1: E-Mail-Vorlagen + manuelle AnpassungDu kannst den Grundtext als Vorlage speichern:
Erstelle eine neue E-Mail mit dem Standardtext.
Speichere sie über Datei > Speichern unter > Outlook-Vorlage (*.oft).
Bei Bedarf öffnest du die Vorlage, passt die variablen Felder manuell an und sendest sie ab.
😊 Möglichkeit 2: Quicksteps („Schnellbausteine“)
Outlook nennt das auf Deutsch Quicksteps – perfekt für wiederkehrende Aufgaben:
Du kannst einen Quickstep einrichten, der eine neue Nachricht mit vordefiniertem Text öffnet.
Die Felder für Rechnungsnummer, Datum etc. musst du dann manuell ergänzen.
Leider unterstützen Quicksteps keine Formularfelder wie in Word – es ist also keine direkte Eingabemaske möglich.
😊 Möglichkeit 3: Outlook + Word (Serien-E-Mails)
Die beste Option für variable Inhalte ist der Seriendruck aus Word mit Outlook:
Du erstellst eine Word-Vorlage mit Platzhaltern (z. B. <>, <> usw.).
Verbinde sie mit einer Excel-Datei, die alle Kundendaten enthält.
Starte aus Word den Seriendruck per E-Mail – Outlook übernimmt das dann automatisch.
Das wirkt etwas technisch, ist aber super mächtig, wenn du viele personalisierte E-Mails versenden willst.
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