Abwesenheitsnotiz mit Thunderbird

Thunderbird

Manchmal möchte man trotz eigenener Abwesenheit seinen E-Mail-Kontakten auf eingehende E-Mails antworten- zumindest so, dass die Anfragenden eine Antwort bekommen, in der ihnen mitgeteilt wird, dass man zurzeit nicht erreichbar ist.

Das Ganze nennt sich dann Abwesenheitsnotiz oder „automatisches Antworten„. Über das Für und Wider lässt sich vortrefflich debatieren, wozu hier aber nicht der richtige Ort ist. Deshalb hier nur ein Link zu einer Informationsquelle, in der die grundsätzlichen Probleme beleuchtet und weitere Tipps gegeben werden.  Auch sollte man sich von den vermeintlichen Qualitäten anderer E-Mail-Programme nicht blenden lassen, die eine Abwesenheitsnotiz scheinbar out-of-the-box beherrschen: Häufig ist so, dass z.B. die  Abwesenheitsnotiz von einem Exchange-Server im Firmennetzwerk übernommen wird, nicht aber vom E-Mail-Programm selbst.

Anmerkung: Eine funktionierende Abwesenheitsnotiz setzt voraus, dass sowohl der Rechner wie auch das E-Mail-Programm während der Abwesenheit permanent läuft bzw geöffnet ist. Möchte man das nicht, so besteht mit der Autorespond-Option des jeweiligen E-Mailproviders eine weitere Möglichkeit, seine Abwesenheitsnotiz zu versenden. Damit kann man auf den permanet laufenden Rechner verzichten, und man kommt auch ohne ein Plus an Stromverbrauch zum gleichen Ziel.

Wie richtet man nun eine Abwesenheitsnotiz in Thunderbird ein? Zwei Schritte sind dazu nötig. Man benötigt zum einen ein Template, also eine Vorlage, in der der Nachrichtentext steht, und zum anderen Filterregeln.

Ein Template in Thunderbird einrichten

+    Als Erstes offnet man im Konto seiner Wahl eine neue E-Mail.

+    Danach wählt man den entsprechenden und richtigen Absender, der man selbst ist, und den Empfänger der E-Mail lässt man frei.

+    Anschließend ist die Betreffzeile aussagekräftig,  z.B. mit „Abwesenheitsnotiz„, zu editieren.

+    Darauffolgend schreibt man den Nachrichtentext.

+    Abschließend speichert man die Vorlage über „Datei“ >> „Speichern als“ >> „Vorlage

Die Filterregeln

Nachdem man Thunderbird geöffnet hat, navigiert man zu „Extras“ >> „Filter„.

+    Danach erstellt man auf der rechten Seite durch einen Klick auf „neu“ einen neuen Filter.
+    Anschließend vergibt man einen passenden Namen.

Nun existieren zwei Möglichkeiten:

+    Man kann unter „zu erfüllende Bedingung“ „keine Bedingung“ aktivieren. So wird jede eingehende E-Mail später automatisch mit der Abwesensheitsnotiz beantwortet. Vorsicht: Das gilt auch für Spam!

+    Oder man aktiviert „erfüllt mindestens eine Bedingung“ und stellt als zu erfüllende Bedingung beispielweise ein:

Von“  >> „enthält“ >> „mehrere bekannte Absenderadressen„, wie es auch hier gezeigt wird. Das ist zugegebenermaßen sehr umständlich, sodass sich die Frage stellt, ob man nicht gleich vor Eintritt der Abwesenheit allen wichtigen Kontakten eine Rundmail schicken möchte.

+    Jetzt wählt man unter „Auszuführende Aktion“  „Antworten mit Vorlage“ und aktiviert die eben erstellte Abwesenheitsnotiz aus dem rechten Drop-Down-Feld. Abschließend bestätigt man den Vorgang über „OK“ und verlässt das Dialogfenster „Filter„.

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