Wer größere Versionssprünge im Rahmen eines Updates von GcMail plant, sollte sich vorher ein paar Gedanken darüber machen, wie die Daten am besten in die neue Version übernommen werden können. Vor der Installation des Updates sollte jedoch sichergestellt werden, dass alle vorhandenen Einstellungen, Nachrichten oder andere Elemente aus der alten Version gesichert werden. Bei einem Update auf eine neue Version von GcMail kann es nämlich zu Problemen bei der Installation kommen, wodurch eventuell alte Daten verloren gehen können.
Bevor man die alte Version von GcMail installiert oder aktualisiert, sollte das Adressbuch des E-Mail-Clienten exportiert werden. Um die Funktion nutzen zu können, muss GcMail zu erst gestartet werden und anschließend unter den Menüeintrag "Datei" der Eintrag "Adressbuch" ausgewählt werden. Hier kann das Adressbuch nun in ein sicheres Verzeichnis exportiert werden. So kann man beispielsweise den Desktop als Speicherort auswählen, da man sich sicher sein kann, dass bei der Installation von GcMail hier keine Daten gelöscht werden.
Im Anschluss muss der Ordner "Mails" gesichert werden, der je nach installierter Version von Windows unter einem anderen Pfad zu finden ist.
Windows XP:
"C:->Programme->GeSoft->GcMail…Mails"
Windows Vista:
"Dokumente->öffentliche Dokumente->GcMail->GcMail…Mails"
Windows 7 / 8:
"Bibliotheken->/Dokumente->öffentliche Dokumente->GcMail->GcMail…Mails"
Hier befinden sich alle wichtigen Einstellungen, E-Mails, Textbausteine und sonstigen Elemente von GcMail, die in eine neue Version übernommen werden können. Wurde das Verzeichnis auf den Desktop oder einen anderen sicheren Speicherort kopiert, muss GcMail komplett deinstalliert werden. Dies geschieht idealerweise über die Softwareverwaltung von Windows. Im Anschluss an die Deinstallation sollte man überprüfen, ob der Ordner von GcMail vollständig gelöscht wurde. Falls dies nicht der Fall ist, muss man dies eventuell nachholen. Im Anschluss an die Deinstallation muss man Windows nicht neu starten, da GcMail keine Einträge in die Registry schreibt, die eventuell noch vorhanden sein könnten.
Nachdem die Version 2012 von GcMail auf dem Computer installiert wurde, müssen alle ms1 und kt1 Dateien aus dem "Mails"-Ordner der alten Version in den "Mails"-Ordner der Version 2012 kopiert werden. Dieser befindet sich normalerweise unter "C:->Programme->Gesoft->GcMail->Mails". Sollten bei der alten Installation Textbausteine erstellt worden sein, muss zusätzlich die Datei "TextBauStein.da1" in das "Mails"-Verzeichnis der aktuellen GcMail-Version kopiert werden.
Sobald alle notwendigen Daten in den neuen Ordner kopiert sind, kann GcMail das erste Mal gestartet werden. Jetzt muss man nur noch das Adressbuch wieder importieren und schon kann man die neue Version 2012 von GcMail mit den alten Daten der Version 2/3/4 verwenden.