Nachdem wir einige der Rückantworten auf unsere Anleitung zum Thema "Löschen einer Nachricht aus dem Postausgang", ist deutlich geworden, dass einige Nutzer versuchen, sehr große Dateien als Anhang in einer E-Mail zu versenden. Selbst wenn man die Größenbeschränkung Ihres E-Mail-Anbieters außer Acht lässt, ist das Versenden von großen Dateien im Anhang per E-Mail immer noch aus verschiedenen Gründen eine schlechte Idee:
– Der Empfänger kann eine E-Mail mit einer großen Datei im Anhang nicht empfangen: Während Ihr Server vielleicht das Versenden von großen Dateien erlaubt, könnte es passieren, dass der Empfangsserver die E-Mail auf Grund der Größe zurückweist.
– Ihre E-Mail könnte den Speicherplatz des Empfängers "überfüllen": Wenn große Dateien in E-Mails versendet werden, kann das den maximalen Speicherplatz füllen, den der Empfänger zur Verfügung hat. Dadurch ist kein weiterer Versand möglich.
– Ihre E-Mail könnte Ihren eigenen Speicherplatz "überfüllen": Ihre gesendeten E-Mails werden im Ordner "Gesendete E-Mails" abgelegt. Dadurch könnte auch Ihr eigener Speicherplatz so weit gefüllt werden, dass das Empfangen und Versenden von E-Mails nicht mehr möglich ist.
– Anhänge "blähen" sich auf: Wenn eine Datei an die E-Mail angehängt wird, muss sie kodiert werden, damit sie per E-Mail geschickt werden kann. Das hat zur Folge, dass eine Datei 1,37 mal größer wird als sie vorher war. Wenn Sie zum Beispiel eine 10 MB-Datei versenden, nimmt dies über 13 MB-Speicherplatz ein.
– Sobald Ihre Datei gesendet wurde, ist sie schon nicht mehr aktuell oder Sie stellen fest, dass sie fehlerhaft ist: Häufig kommt es vor, dass wenn eine Datei versandt wurde, man merkt, dass man vergessen hat, einen wichtigen Satz zu ergänzen oder noch etwas zu ändern. Eine Datei, die Sie einmal verschickt haben, lässt sich nicht mehr ändern. Die Datei bei Ihrem Empfänger wird immer noch falsch sein. Des Weiteren, wenn Sie eine Datei als Anhang verschicken, verbreiten Sie zusätzliche Kopien, die wiederum weitergegeben werden und ein "Eigenleben" entwickeln.
Glücklicherweise gibt es eine Menge an Alternativen, Dateien über das Internet weiterzugeben, die diese Probleme vermeiden und sicherstellen, dass die Dateien sicher und geschützt am Ziel ankommen. Je nach Dateiart, die Sie versenden möchten, stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zu Verfügung:
All diese Möglichkeiten lassen sich runterbrechen auf:
"Laden Sie Ihre Dateien in ein Tauschverzeichnis und dann teilen Sie den Ort per E-Mail mit, indem Sie nur den Link verschicken."
E-Mails innerhalb eines Unternehmens versenden:
Anderen eine Datei innerhalb Ihres Unternehmens zukommen zu lassen, kann auf verschiedenen Wegen ausgeführt werden.
Dokumente: "SharePoint" nutzen
Wenn Ihr Unternehmen den "Office SharePoint Server" nutzt und Sie darin eine eigene "Meine Website" haben, können Sie Dokumente in die "Meine Website –> Gemeinsame Dateien" hochladen und dann den Link zu der Datei in Ihre E-Mail kopieren. Selbst wenn Sie keine "Meine Website" in Ihrem Unternehmen haben, kann es trotzdem eine "SharePoint" Dokumenten Bibliothek geben, in die Sie Dateien hochladen und dann den Link weitergeben können. (Fragen Sie Ihren zuständigen IT Spezialisten, ob Sie eine "SharePoint" Seite besitzen.
Ein weiterer Vorteil von dieser Vorgehensweise ist, dass Ihr Empfänger immer nur Zugriff zu der aktuellen Datei hat, anstatt einer starren Version.
Einen Link aus dem "SharePoint" zu kopieren, kann ein bisschen knifflig sein. Wenn Sie die Datei in die "SharePoint" Dokumenten Bibliothek hochgeladen haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Verknüpfung kopieren". Dann können Sie die Verknüpfung in Ihrer E-Mail einfügen.
Eine persönlich E-Mail versenden (zum Beispiel außerhalb Ihres Unternehmens):
Wenn Sie eine Datei an jemanden versenden möchten, der nicht in Ihrem Unternehmen tätig ist oder Outlook zu Hause oder in der Schule nutzen, gibt es trotzdem eine Reihe von Möglichkeiten, Dateien zu übermitteln, je nach Dateiart.
Dokumente: Nutzen Sie den Office Live Workspace oder das Windows Live Skydrive
Wenn Sie keinen SharePoint in Ihrem Unternehmen haben oder Outlook außerhalb der Arbeit nutzen, können Sie trotzdem einige der Möglichkeiten vom SharePoint benutzen, wenn Sie sich kostenlos bei "Office Live Workspace" anmelden. Mit einem "Workspace" können Sie dort Dateien für sich selbst ablegen oder mit anderen teilen und direkt im "Workspace" zusammenarbeiten.
Wenn Sie nicht die volle Bandbreite der Möglichkeiten eines "Workspace" brauchen, sollten Sie darüber nachdenken, eine "Datei-Tausch-Website" einzurichten, die es Ihnen erlaubt, jede Art von Datei hochzuladen und mit anderen zu teilen. Zum Beispiel das "Windows Live SkyDrive", bei dem Sie 5 GB Daten hochladen können, entweder für sich selbst oder um es mit einem bestimmten Personkreis zu teilen oder es uneingeschränkt allen Internetnutzern zur Verfügung zu stellen.
Bilder: Benutzen Sie Bilderverzeichnisse
Wenn Sie Bilder an jemanden verschicken möchten, bedenken Sie im Vorfeld, die Bilder zu verkleinern. Auf Grund der modernen Kameratechnologien können die Bilder von einer Digital-Kamera 3 MB oder größer sein, wenn Sie diese auf den PC laden. Denken Sie darüber nach, ob Sie die Bilder verkleinern können, bevor sie verschickt werden. Mehr Informationen über die automatische Bildverkleinerung in Outlook finden Sie unter "Verkleinern Ihrer Bilder auf Office Online".
Wenn Sie Ihre Bilder nicht verkleinern möchten, können Sie sich einem der zahlreichen Bilderverzeichnisse im Internet bedienen, wo Sie Ihre Bilder hochladen können und dann den Link zu diesen per Mail verschicken können. Zum Beispiel könnten Sie dafür "Windows Live Spaces", "Flickr" oder "SmugMug" verwenden.
Videos: Benutzen Sie Videoverzeichnisse
Bei Video Dateien empfehle ich stark, dass Sie die Dateien bei einem Videoverzeichnis oder einem generellen Dateispeicherplatz im Internet hochladen. Wenn Ihr Video keine Inhalte enthält, die anderen nicht zugänglich sien sollten, dann können Sie diese problemlos bei Videoverzeichnissen wie "MSN Video" oder "YouTube" hochladen. Wenn Sie Ihr Video jedoch nur einem begrenzten Kreis von Leuten zugänglich machen möchten, denken Sie darüber nach, die Datei wie ein Dokument zu behandeln und die gleich Verfahrensweise wie bei Dokumenten anzuwenden (siehe oben).
Dies sind nur einige Möglichkeiten, die Sie haben, um Dateien anderen Leuten zugänglich zu machen, ohne Sie in einer E-Mail anzuhängen. Wenn Sie eine dieser verschiedenen Möglichkeiten nutzen, Dateien mit Ihren Freunden, Verwandten oder Kollegen zu teilen, helfen Sie Ihrem Postfach und den Postfächern der Empfänger "aufgeräumt" zu bleiben und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Datei zugänglich ist, ganz egal, welchen Anbieter oder welche Programme Ihre E-Mail-Empfänger benutzen.