Der E-Mail-Dienst ok.de ist einfach zu konfigurieren und bietet trotzdem viele Grundfunktionen, die man von einem gängigen E-Mail-Dienst im Internet erwarten sollte. So ist es beispielsweise möglich, verschiedene Signaturen anzulegen und je nach Bedarf an eine E-Mail anzuhängen. Bei den erstellen neue Signaturen gibt es jedoch einige Reglementierungen und Stolperfalle, die beachtet werden müssen.
Damit man eine neue Signatur anlegen kann, muss man sich natürlich zuerst einloggen. Einmal erfolgreich mit dem E-Mail-Konto verbunden, müssen die Optionen aufgerufen werden, die sich unter dem Werkzeugsymbol finden lassen. Die Optionen zum Erstellen einer neuen Signatur befinden sich unter dem Menüpunkt "E-Mail" der direkt nach dem Klick auf die Einstellungen angezeigt wird. Wurde der Eintrag "E-Mail" ausgewählt, werden alle Optionen angezeigt, die im Rahmen der E-Mail-Funktion von ok.de interessant sind.
Wer eine neue Signatur erstellen möchte, wählt in dem eben aufgerufenen Menü den Eintrag "Signaturen" aus. In dem nun angezeigten Fenster mit dem Namen "Signaturen" können eine Vielzahl neuer Signaturen angelegt werden. Auch Nutzer der kostenlosen Variante des E-Mail-Dienstes können mehrere Signaturen Anliegen und müssen nicht auf die kostenpflichtige Version von ok.de ausweichen.
Um eine neue Signatur zu erstellen, benötigt diese einen Namen. Dieser wird in das Feld mit der Bezeichnung "Name" eingetragen. Dieser Name wird anschließend auch beim Verfassen von E-Mails angezeigt und sollte daher alle notwendigen Informationen enthalten, um die erstellte Signatur beim Verfassen einer Nachricht auch identifizieren zu können. Die hier gewählte Name wird lediglich dem Schreiber der E-Mail angezeigt und ist für den Empfänger nicht sichtbar.
Nur der Inhalt des Feldes "Text" ist später für den Empfänger sichtbar. Dieser enthält die eigentliche Signatur und sollte dementsprechend befüllt werden. In eine Signatur gehört beispielsweise der vollständige Name, eine Telefonnummer, E-Mail-Adresse und vielleicht sogar die komplette Anschrift. Die Gestaltung der Signatur ist jedoch auch stark davon abhängig, ob es sich um eine privat oder geschäftlich genutzte E-Mail-Adresse handelt. Für beide Fälle lässt sich dank der Möglichkeit verschiedene Signaturen anlegen zu können, eine entsprechende Signatur erstellen.
Beim Anlegen einer neuen Signatur sollte darauf geachtet werden, dass diese nicht unnötig lang oder nicht unterstützte Formatierungen enthält. Diese werden beim Speichern ohnehin gefiltert und stehen anschließend nicht mehr zur Verfügung. So können Signaturen beispielsweise keinen HTML-Code enthalten oder andere Formatierungen, die unter Umständen von anderen E-Mail-Programme nicht unterstützt werden.