Die meisten Menschen machen sich vor dem Abschicken einer E-Mail keine Gedanken darüber, ob die Gestaltung der Nachricht gelungen ist oder der Empfänger eventuell etwas falsch verstehen könnte. Es kommt dabei nicht nur auf den Inhalt der Nachricht an, sondern auch auf die optische Gestaltung. Es gibt ein paar Grundregeln, deren Einhaltung man vor dem Versenden einer Nachricht überprüfen sollte. Die sieben wichtigsten Tipps für die Gestaltung einer besseren E-Mail möchten wir in diesem Artikel näher erläutern.
Um eine freundliche und professionell gestaltete E-Mail zu verschicken, müssen ein paar Grundregeln befolgt werden.
1. Der Betreff ist undeutlich oder falsch gewählt
Wer eine E-Mail verschickt, sollte darauf achten, den Betreff der Nachricht möglichst genau anzugeben. Ein undeutlich formulierter Betreff sorgt nicht nur für Frustration beim Empfänger, sondern sorgt auch häufig dafür, dass eine Antwort auf die E-Mail länger dauert als eigentlich nötig. Der Betreff sollte also bereits deutlich machen, was der Absender der E-Mail von dem Empfänger möchte. Dazu kann man einfach das Thema der Nachricht kurz zusammenfassen und als Betreff angeben.
2. Kritik und unpassender Inhalt
Man sollte niemals versuchen den Empfänger einer Nachricht bloßzustellen oder persönliche Kritik zu üben. Derartige Dinge werden möglichst unter vier Augen von Angesicht zu Angesicht besprochen und nicht digital. Die Gefahr, dass durch undeutliche Formulierungen oder dem allgemeinen Wegfall von nonverbalen Informationen Missverständnisse entstehen, ist einfach zu Groß. Daher sollte man den Inhalt einer E-Mail nie dazu nutzen, Personen zu kritisieren, sich zu beschweren oder andere private Konflikte zu klären. Dies gilt übrigens auch für andere digitale Kommunikationswege.
3. Unnötige Antworten vermeiden
Es ist nicht nötig, auf jede E-Mail zu antworten. Ist beispielsweise ein Problem geklärt oder ein Sachverhalt wurde erfolgreich bearbeitet, dann ist es nicht notwendig mit einem "Okay" oder "Danke" auf jede Nachricht zu antworten. Dies mag zwar auf den ersten Blick freundlich und zuvorkommend wirken, ist jedoch in den meisten Fällen einfach nervig, da eine weitere E-Mail im Postfach des Empfängers landet, die eigentlich keinen Mehrwert für den Empfänger bietet. Wenn dieser jedoch ausdrücklich wünscht, eine Empfangsbestätigung der Nachricht zu bekommen, dann sollte man diesen Wunsch auf jeden Fall erfüllen. Im Umkehrschluss empfiehlt es sich daher darauf hinzuweisen, falls keine Empfangsbestätigung der Nachricht oder eine Bestätigung der Informationen notwendig ist. Durch dieses Vorgehen lassen sich unnötige Antworten reduzieren und im Endeffekt Zeit sparen.
4. Nur Probleme und negative Dinge ansprechen
Häufig neigen Menschen dazu, in E-Mails ausschließlich Probleme und negative Dinge anzusprechen. Es ist natürlich sehr vernünftig, eine sachbezogene Kommunikation zu führen. Wer jedoch in aller Regelmäßigkeit Probleme anspricht, erzeugt beim Empfänger der Nachricht nicht unbedingt positive Gefühle. Dieser denkt dann – noch bevor die eigentliche Nachricht überhaupt gelesen hat – das wieder jede Menge Arbeit auf ihn zukommt oder es erneut ein Problem gibt. Dies ist keine gute Möglichkeit um Leute zu motivieren. Daher empfiehlt es sich in einer Nachricht nicht nur über negative Dinge zu sprechen, sondern auch Positives entsprechend zu würdigen. So kann beispielsweise die gute Arbeitsweise oder ein anderes positives Ereignis am Anfang der eigentlichen E-Mails erwähnt werden. Dadurch wirkt die gesamte Nachricht um einiges freundlicher auf den Empfänger.
5. E-Mails zur bloßen Information vermeiden
Es sollte vermieden werden, Nachrichten zu verschicken, die bloß zur allgemeinen Information gedacht sind und zum Zeitpunkt des Sendens noch keine Bedeutung für den Empfänger haben. Es ist also nicht empfehlenswert, seinen Kollegen eine E-Mail mit Informationen zu schicken, die diese eventuell vielleicht irgendwann in Zukunft einmal benötigen könnten. Das präventive verschicken von Informationen ist eher hinderlich und der Empfänger könnte dadurch verwirrt werden, da dieser erst noch einmal entscheiden muss, ob die Information für ihn aktuell von Bedeutung ist. Dieser Entscheidungsprozess kostet jede Menge Zeit und wird auf Dauer ziemlich nervig, wodurch es unter Umständen vorkommen kann, dass der Empfänger eine wichtige Nachricht ignoriert, weil er davon ausgeht das es sich bloß wieder um eine belanglose Information handelt.
6. Zu viele Fragen in einer Nachricht
Natürlich kann man nicht immer dafür sorgen, dass Fragestellungen in einer E-Mail möglichst konkret gestaltet werden. Es empfiehlt sich jedoch zu versuchen, eine Frage möglichst konkret und auf ein Problem bezogen zu stellen. Darüber hinaus sollte vermieden werden, viele verschiedene Fragen in einer Nachricht unterzubringen, da dies die Antwortzeit drastisch erhöht. Was die Anzahl der Fragen in einer E-Mail angeht, ist weniger einfach mehr. Dies spart nicht nur Zeit sondern auch Nerven.
7. Fehlende Signatur oder keine Angabe von Kontaktmöglichkeiten
Nicht immer will der Empfänger einer E-Mail auch in digitaler Textform antworten. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, eine Signatur am Ende einer jeden Nachricht anzufügen. Dadurch wird es dem Empfänger leichter gemacht Kontakt mit dem Absender einer Nachricht aufzunehmen. Eine richtig gestaltete Signatur wirkt außerdem bedeutend professioneller und ist daher empfehlenswert.