In der vergangenen Woche häufen sich die Beschwerden über sogenannte Bounce Mails von Google, die von Microsoft 365 IP-Adressen versendet werden.
Microsoft hat in diesem Zusammenhang neue Empfehlungen in einem Artikel mit dem Titel “Outbound spam protection” veröffentlicht. Darin wird klargestellt, dass der Versand von Massenmails über ein Microsoft 365 Konto nicht direkt unterstützt wird. Es ist nur auf “Best-Effort” Basis erlaubt, wie in der Exchange Online Dienstbeschreibung beschrieben.
Für Kunden, die Seriennmails über Microsoft 365 Server versenden möchten, gibt Microsoft folgende Empfehlungen:
- Verwendung eines Drittanbieters: Es ist besser, einen Drittanbieter für das Senden von Massenmails zu verwenden, wie z.B. SendGrid, Constant Contact oder Amazon SES. Es ist jedoch immer noch möglich, eine Domainadresse als Absenderadresse zu verwenden (vergessen Sie nicht, SPF für den Sendeserver zu konfigurieren).
- Mail Merge statt BCC: Vermeiden Sie es, eine große Menge oder ein großes Volumen an E-Mails zu senden, die dazu führen könnten, dass Sie gegen die Sendebeschränkungen des Dienstes verstoßen. Hierzu gehört auch, keine E-Mails an eine umfangreiche Liste von Bcc-Empfängern zu senden.
- Primäre E-Mail-Domain schützen: Es wird empfohlen, Adressen Ihrer primären E-Mail-Domain (z.B. mailhilfe.com) nicht als Absender für Massenmails zu verwenden, da dies die Zustellung von regulären E-Mails aus dieser Domain beeinträchtigen kann. Es wäre besser, eine benutzerdefinierte Subdomain ausschließlich für Massenmails zu verwenden, z.B. m.mailhilfe.com für Marketing-E-Mails und t.mailhilfe.com für Transaktions-E-Mails.
- E-Mail-Authentifizierung einrichten: Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Subdomains mit E-Mail-Authentifizierungsdatensätzen in DNS (SPF, DKIM und DMARC). Viele E-Mail-Dienstanbieter, wie Gmail, Yahoo! und Outlook.com, sind so konfiguriert, dass sie Nachrichten ablehnen, die nicht den E-Mail-Authentifizierungsstandards entsprechen.
Diese Empfehlungen gelten sowohl für Outlook.com Verbraucherkonten als auch für Microsoft 365 Geschäftskonten. Allerdings haben Outlook.com-Konten nicht die Option, Subdomains zu verwenden oder SPF-Datensätze zu aktualisieren. Jeder mit Office 2007 oder neuerer Software kann jedoch Mail Merge nutzen.
Abschließend könnte man sich fragen: Würde ein Wechsel zu einem anderen E-Mail-Anbieter helfen? Die Antwort lautet nein. Viele E-Mail-Anbieter erhöhen ihre Sicherheitsmaßnahmen und versuchen, Spam zu stoppen, bevor er den Server erreicht.
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