Erhalten Sie häufig Dokumente und Nachrichten, die auf Papier aufbewahrt werden müssen? Bleibt Ihr Unternehmen dabei, bestimmte Nachrichten außerhalb der digitalen Umgebung zu archivieren? Senden Ihre Kunden und Partner viele Faxe, Bestellungen und Rechnungen, die auch ausgedruckt werden, um Teil Ihres Geschäftsarchivs zu werden? Wenn Sie eine der oben genannten Fragen mit “Ja” beantworten, können Sie definitiv von einer Lösung profitieren, die den Druck von Nachrichten und Anhängen direkt bei ihrer Verarbeitung durch den Exchange-Server Ihres Unternehmens automatisiert. Die Lösung heißt Print Agent for Exchange.
Der “Agent”-Teil ist weder eine Hommage an 007 noch ein Markenname, der für irgendeine angebliche Superkraft wirbt; der Kern der Lösung ist ein Exchange-Transport-Agent. Kurz gesagt ist ein Transport-Agent ein Stück Software, das die Installation und Verwendung zusätzlicher Software auf Ihrem Exchange-Server ermöglicht, um ein- und ausgehende Nachrichten zu verarbeiten. Die Komponenten eines Exchange-Servers bilden die sogenannte Transportpipeline, die aus vier Haupttransportdiensten besteht: dem Front-End-Transportdienst auf Client-Access-Servern, dem Transportdienst und dem Postfachtransportdienst auf Postfachservern und dem Transportdienst auf Edge-Transport-Servern (in Exchange Server 2013). Das heißt, jede Nachricht durchläuft vier Hauptverarbeitungsstufen, und Transport-Agenten ermöglichen es, dem Prozess ein paar zusätzliche Stufen hinzuzufügen, wie z. B. Antiviren-Scannen oder, in unserem Fall, Drucken. Sowohl integrierte als auch zusätzliche Transport-Agenten verwenden SMTP-Ereignisse, die aufgerufen werden, wenn E-Mails die Pipeline durchlaufen. SMTP, oder Simple Mail Transfer Protocol, wird von Mailservern sowohl zum Senden als auch zum Empfangen von E-Mails verwendet.
Es ist sehr wichtig, dass die Exchange-Transportagenten auf den richtigen Stufen des Transportprozesses auf Nachrichten treffen. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass ein Transport-Agent beim richtigen SMTP-Ereignis registriert ist. Grundsätzlich ist es nicht möglich, die Reihenfolge der SMTP-Ereignisse zu ändern. Allerdings haben Transport-Agenten auch einen Prioritätswert, der ihnen innerhalb eines SMTP-Ereignisses zugewiesen wird. Das heißt, ein Transport-Agent, der dem SMTP-Ereignis OnMailCommand zugeordnet ist, trifft Nachrichten vor einem Agenten, der dem Ereignis OnEndOfHeaders zugeordnet ist. Wenn dem OnMailCommand-Ereignis zwei Transport-Agenten zugewiesen sind, z. B. Agent A mit einem Prioritätswert von 1 und Agent B mit einem Prioritätswert von 2, wird Agent A aufgrund eines niedrigeren ganzzahligen Werts zuerst mit der Arbeit beginnen.
Print Agent for Exchange ist eine Drei-Komponenten-Lösung, die eine Konfigurations- und Verwaltungskonsole, den Transport-Agenten und einen Druckdienst umfasst. Die Verwaltungskonsole kann auf jedem Ihrer firmeninternen Computer oder Server installiert werden, und der Transport-Agent wird, wie wir oben erwähnt haben, auf einem Exchange-Server installiert. Darüber hinaus können Sie den Print Agent für die gesamte Organisation, einschließlich aller Exchange-Server und -Workstations, von einem einzigen Computer aus mit Hilfe eines Bereitstellungsassistenten bereitstellen. Was den Druckdienst betrifft, so kann er auf einigen Computern installiert werden, um den Exchange-Druckprozess zuverlässiger zu machen: Wenn einer der Computer heruntergefahren wird, nutzt der Dienst andere verfügbare Ressourcen und schließt den Druck von Dokumenten und Nachrichten ab. Diese einfache und dennoch effiziente Vorsichtsmaßnahme macht Print Agent zu einem fehlerfreien Tool für den Exchange-Druck.
Sobald Sie alle Komponenten erfolgreich installiert haben, ist es an der Zeit, sich zu überlegen, was genau Sie von Ihrem Exchange-Server drucken möchten. Das Produkt ermöglicht den Druck von Nachrichten und angehängten Dateien, einschließlich Bildern, HTML, PDF, txt-Dateien sowie MS Word- und MS Excel-Dateien. Wenn Sie Exchange auch als Faxdienst nutzen, können Sie auch Faxnachrichten in die Routine des Print Agent einbeziehen. Außerdem kann der Agent PDF-Dateien vor dem Druck automatisch mit einem Wasserzeichen versehen, um den Schutz Ihrer Dokumente auf Papier zu erhöhen. Natürlich können Sie auch den gewünschten Drucker, die Anzahl der Kopien und eine Vielzahl weiterer Druckeinstellungen festlegen.
Darüber hinaus können mehrere Regeln für den Druck bestimmter Dateitypen aus Exchange konfiguriert werden. Sie können eine Reihe von Filtern anhand verschiedener Kriterien einrichten, wie z. B. den Inhalt der Felder FROM oder Betreff, den Typ des Anhangs usw. Zunächst wird eine Bedingung erstellt, z. B. “wenn das FROM-Feld ‘CEO’ enthält”. Zweitens wählen Sie eine Aktion, die ausgeführt werden soll, z. B. ‘Anhang auf Drucker Nr. 4 drucken’. Und drittens können einige Ausnahmen hinzugefügt werden, um zu vermeiden, dass zu viele Dokumente gedruckt werden, z. B. ‘wenn das CC-Feld ‘Jane Smith’ enthält’.
Neben der Einrichtung von Verteilern und Regeln ermöglicht die Verwaltungskonsole auch die Überwachung von Transport-Agenten auf Exchange-Servern, einschließlich nützlicher Statistiken wie der Anzahl der verarbeiteten Nachrichten, der angewandten Regeln und der aufgetretenen Fehler. Auf diese Weise können Sie den Dateidruck von Exchange über eine einzige Workstation und eine einheitliche Konsole feinabstimmen, was Print Agent zu einem praktischen und einfach zu bedienenden Arbeitsmittel für Organisationen macht, die den Druck von Nachrichten und Anhängen optimieren müssen.
Sie können die kostenlose 30-Tage-Testversion von Print Agent for Exchange (57872 KB) herunterladen und vor dem Kauf testen. Die Testversion hat keine Einschränkungen während des Testzeitraums.