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Microsoft verbessert die Anzeige der Nachrichtenanzahl in Outlook
Die Ordnernavigation gehört zu den zentralen Bestandteilen eines E-Mail-Clients. Sie ermöglicht den schnellen Zugriff auf den Posteingang, gesendete Nachrichten, Archive und individuell angelegte Unterordner. Eine wichtige Orientierungshilfe sind dabei die Zahlen neben den Ordnernamen, die Auskunft über den Nachrichtenbestand geben.
Im neuen Outlook für Windows wurde bislang standardmäßig die Anzahl ungelesener Nachrichten direkt neben einem Ordner angezeigt. Die Gesamtzahl der enthaltenen Elemente ließ sich zwar durch das Bewegen des Mauszeigers über den jeweiligen Ordner ermitteln, erforderte jedoch einen zusätzlichen Interaktionsschritt.
Auf Grundlage von Nutzerrückmeldungen hat Microsoft deshalb eine neue Konfigurationsmöglichkeit entwickelt. Mit ihr lässt sich die gewünschte Zählweise direkt im Ordnerbereich festlegen.
Ungelesene Nachrichten oder Gesamtzahl: Was ist der Unterschied?
Die neue Einstellung unterscheidet zwischen zwei Darstellungsarten, die jeweils unterschiedliche Informationen über den Inhalt eines E-Mail-Ordners liefern.
Anzahl ungelesener Elemente anzeigen
Bei dieser Einstellung zeigt Outlook ausschließlich die Nachrichten an, die im betreffenden Ordner noch nicht als gelesen markiert wurden.
Enthält ein Ordner beispielsweise 150 E-Mails, von denen 12 ungelesen sind, erscheint neben dem Ordnernamen die Zahl 12.
Diese Darstellung eignet sich insbesondere für Anwender, die ihre tägliche E-Mail-Bearbeitung anhand noch nicht gelesener Nachrichten organisieren. Sie ermöglicht eine schnelle Einschätzung, in welchen Ordnern neue oder bislang unbearbeitete Informationen vorliegen.
Gesamtzahl aller Elemente anzeigen
Alternativ kann Outlook sämtliche im jeweiligen Ordner enthaltenen Elemente zählen. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Nachricht bereits gelesen wurde.
Im zuvor genannten Beispiel würde Outlook entsprechend die Zahl 150 anzeigen.
Diese Variante ist besonders bei der Verwaltung umfangreicher E-Mail-Archive, projektbezogener Ordnerstrukturen und der Kontrolle von Ablagesystemen hilfreich.
Wichtig ist, dass die angezeigte Gesamtzahl nicht mit dem belegten Speicherplatz gleichzusetzen ist. Die Anzahl der Elemente liefert lediglich Informationen über den Umfang des Ordnerinhalts, nicht über die Größe der gespeicherten Nachrichten und Anhänge.
Anleitung: Nachrichtenanzahl im neuen Outlook ändern
Die Anpassung erfolgt unmittelbar über das Kontextmenü des jeweiligen E-Mail-Ordners. Eine Änderung der allgemeinen Outlook-Einstellungen ist dafür nicht erforderlich.
- Outlook öffnen: Starten Sie das neue Outlook für Windows und wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht.
- Ordner auswählen: Suchen Sie im linken Navigationsbereich den Ordner, dessen Nachrichtenanzahl angepasst werden soll.
- Weitere Optionen öffnen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Ordnernamen. Rechts daneben erscheint ein Symbol mit drei Punkten. Klicken Sie darauf.
- Ordnerzählung ändern: Wählen Sie die Option zur Änderung der Ordneranzahl. In der englischen Benutzeroberfläche lautet der Menüpunkt „Change folder count“.
- Darstellungsart festlegen: Entscheiden Sie zwischen „Show number of unread items“ für ungelesene Elemente und „Show number of total items“ für die Gesamtzahl.
- Ergebnis überprüfen: Outlook zeigt anschließend die entsprechend ausgewählte Zählweise neben dem Ordnernamen an.
Die Bezeichnungen können abhängig von der verwendeten Sprache und der installierten Outlook-Version geringfügig abweichen. Laut Microsoft lässt sich die Auswahl auch über einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner erreichen.
Individuelle Einstellungen für einzelne E-Mail-Ordner
Ein wesentlicher Vorteil der neuen Funktion besteht darin, dass die Anzeige für einzelne Ordner angepasst werden kann. Dadurch lassen sich unterschiedliche Arbeitsweisen innerhalb derselben Ordnerstruktur berücksichtigen.
Beispielsweise kann der Posteingang weiterhin die Anzahl ungelesener Nachrichten anzeigen, während für einen Projektordner die Gesamtzahl aller gespeicherten E-Mails eingeblendet wird.
Bei umfangreichen Ordnerhierarchien erleichtert diese Unterscheidung die Orientierung. Nutzer können gezielt erkennen, in welchen Bereichen noch ungelesene Nachrichten vorhanden sind und wie viele Elemente andere Ordner insgesamt enthalten.
Die neue Einstellung beeinflusst ausschließlich die Darstellung der Elementanzahl. Sie verändert weder den Lesestatus einzelner Nachrichten noch deren Speicherort oder die bestehende Ordnerstruktur.
Welche Vorteile bietet die neue Ordnerzählung?
Die flexible Anzeige der Nachrichtenanzahl ist eine vergleichsweise kleine Änderung an der Benutzeroberfläche. Für Anwender, die täglich mit zahlreichen E-Mails und mehreren Ordnern arbeiten, kann sie jedoch die Informationsübersicht verbessern.
- Schnellere Orientierung: Die gewünschte Nachrichtenanzahl ist direkt sichtbar, ohne dass ein Ordner geöffnet werden muss.
- Individuelle Anpassung: Unterschiedliche Ordner können verschiedene Zählweisen verwenden.
- Bessere Archivübersicht: Die Gesamtzahl ermöglicht eine schnelle Einschätzung des Umfangs einzelner Ablageordner.
- Effizientere Nachrichtenbearbeitung: Die Anzahl ungelesener Elemente zeigt, welche Ordner Aufmerksamkeit benötigen.
- Weniger Bedienaufwand: Die bisher notwendige Mausbewegung zur Anzeige zusätzlicher Ordnerinformationen entfällt für die ausgewählte Kennzahl.
Einordnung im Vergleich zum klassischen Outlook
Die Unterscheidung zwischen ungelesenen Elementen und der Gesamtzahl eines Ordners ist grundsätzlich keine neue Funktion innerhalb der Outlook-Produktfamilie. Das klassische Outlook für Windows bietet entsprechende Anzeigeoptionen bereits seit längerer Zeit über die Ordnereigenschaften.
Mit der Einführung im neuen Outlook schließt Microsoft somit eine Funktionslücke zwischen der klassischen Desktop-Anwendung und dem modernisierten E-Mail-Client.
Allerdings unterscheiden sich die Bedienkonzepte beider Anwendungen. Während die klassische Version Einstellungen über Eigenschaften- und Dialogfenster bereitstellt, integriert das neue Outlook die Auswahl direkt in das Kontextmenü der Ordnernavigation.
Weitere Informationen zur Verwaltung ungelesener Nachrichten bietet der Mailhilfe-Beitrag Anzahl ungelesener Outlook-Elemente in ausgeblendeten Ordnern sichtbar machen. Darin werden unter anderem Suchordner als Möglichkeit zur Überwachung von Unterordnern erläutert. Die dort beschriebenen älteren Outlook-Versionen sind hinsichtlich ihrer Bedienung allerdings nicht mit dem neuen Outlook gleichzusetzen.
Verfügbarkeit: Microsoft startet Einführung im Oktober 2026
Die neue Konfigurationsmöglichkeit wird unter der Microsoft 365 Roadmap-ID 563807 geführt.
Microsoft nennt September 2026 als Vorschauzeitraum und Oktober 2026 als geplanten Termin für die allgemeine Verfügbarkeit. Der Roadmap-Status wurde Anfang Oktober auf „Rolling out“ gesetzt. Damit befindet sich die Funktion in der schrittweisen Bereitstellung.
Die Roadmap führt Outlook auf Desktop- und Webplattformen sowie verschiedene Microsoft-365-Cloudumgebungen auf. Der konkrete Bereitstellungszeitpunkt kann je nach Umgebung und Aktualisierungsstand variieren.
Nutzer, bei denen die neue Menüoption noch fehlt, müssen deshalb nicht zwangsläufig von einem Programmfehler ausgehen. Es ist möglich, dass die Funktion für ihre Umgebung noch nicht freigeschaltet wurde.
Da Microsoft die Verfügbarkeit seiner Microsoft-365-Funktionen schrittweise erweitert, sollte der aktuelle Status bei Bedarf über den offiziellen Roadmap-Eintrag überprüft werden.
Weitere Möglichkeiten zur Organisation von Outlook-Ordnern
Die neue Anzeigeoption ergänzt bestehende Funktionen zur Organisation und Überwachung von E-Mail-Beständen.
Bei komplexen Postfachstrukturen können beispielsweise Suchordner verwendet werden, um Nachrichten anhand bestimmter Kriterien zusammenzufassen. Der Beitrag Suchordner für heute erhaltene ungelesene Nachrichten erstellen erläutert diese Arbeitsweise anhand klassischer Outlook-Versionen.
Auch öffentliche Ordner und Favoriten spielen insbesondere in betrieblichen Umgebungen eine wichtige Rolle. Mailhilfe beschreibt im Artikel Zugriff auf öffentliche Ordner im neuen Outlook, wie sich solche Ordner über die Favoritenverwaltung zugänglich machen lassen.
Bei der Verwaltung von Gmail-Konten können sich zudem Besonderheiten in der Synchronisation und Darstellung von Archivordnern ergeben. Weitere technische Hintergründe behandelt der Beitrag Outlook und Gmail: Synchronisation des Archive-Ordners.
Fazit: Mehr Kontrolle über die Ordneranzeige im neuen Outlook
Mit der individuell konfigurierbaren Nachrichtenanzahl erweitert Microsoft das neue Outlook um eine bislang vermisste Funktion zur Anpassung der Benutzeroberfläche.
Die Möglichkeit, für einzelne Ordner zwischen ungelesenen Elementen und der Gesamtzahl zu wählen, erleichtert sowohl die Bearbeitung eingehender Nachrichten als auch die Verwaltung umfangreicher E-Mail-Ablagen.
Die Änderung greift nicht in die eigentlichen Nachrichtenbestände ein, sondern verbessert die direkte Sichtbarkeit relevanter Ordnerinformationen. Insbesondere für Anwender, die vom klassischen Outlook auf die neue Version wechseln, stellt sie eine sinnvolle Ergänzung des Funktionsumfangs dar.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Nachrichtenanzahl im neuen Outlook
Wie kann die Gesamtzahl aller Nachrichten in einem Outlook-Ordner angezeigt werden?
Über das Kontextmenü des gewünschten Ordners lässt sich die Option zur Änderung der Ordnerzählung aufrufen. Dort kann die Gesamtzahl aller enthaltenen Elemente ausgewählt werden.
Kann für jeden Outlook-Ordner eine andere Zählweise eingestellt werden?
Ja. Die neue Funktion ermöglicht die individuelle Auswahl der angezeigten Nachrichtenanzahl für einzelne Ordner.
Warum wird die Option zum Ändern der Ordneranzahl nicht angezeigt?
Microsoft führt die Funktion seit Oktober 2026 schrittweise ein. Falls der Menüpunkt fehlt, kann dies am aktuellen Bereitstellungsstand liegen.
Werden beim Wechsel der Zählweise E-Mails verändert?
Nein. Die Einstellung verändert ausschließlich die neben dem Ordnernamen sichtbare Anzahl. Nachrichten werden dadurch weder gelöscht noch verschoben oder als gelesen markiert.
Was bedeutet die Gesamtzahl der Elemente?
Die Gesamtzahl umfasst die im jeweiligen Ordner enthaltenen Elemente unabhängig davon, ob sie gelesen oder ungelesen sind. Sie entspricht nicht automatisch der Anzahl ungelesener Nachrichten oder dem Speicherplatzbedarf.
Ist die neue Ordnerzählung auch im klassischen Outlook verfügbar?
Das klassische Outlook verfügt bereits über vergleichbare Einstellungen in den Ordnereigenschaften. Die neue Funktion betrifft vor allem die Bedienung und Verfügbarkeit im modernisierten Outlook.
Wo dokumentiert Microsoft die neue Funktion?
Die Einführung ist im offiziellen Microsoft-365-Roadmap-Eintrag mit der Kennung 563807 dokumentiert.
Quelle: Microsoft 365 Roadmap, Feature 563807: Outlook: Choose to Show Unread or Total Count for Each Folder.