Was wird in der ost-Datei gespeichert und warum ist sie größer oder kleiner als das eigene Postfach?

Outlook

Die maximale Größe des Speichers unseres Postfaches beträgt 2GB und wir verwenden zur Zeit 700MB davon. Wenn wir uns allerdings unsere ost-Datei anschauen, dann wird uns angezeigt, dass dessen Größe über 3GB beträgt. Aber wodurch kommt dieser Größenunterschied eigentlich zustande und können wir unsere ost-Datei irgendwie verkleinern?

Die Betrachtung der Größe einer ost-Datei sagt nicht wirklich etwas darüber aus, wie groß das dazugehörige Postfach ist. Natürlich macht in den meisten Fällen das Postfach den größten Teil der ost-Datei aus, allerdings wird in der Datei noch wesentlich mehr gespeichert, was ziemlich groß und eben auch größer als das eigentliche Postfach sein kann. Wenn man Outlook 2013 oder Outlook 2016 verwendet, kann eine ost-Datei oft auch erheblich kleiner als das dazugehörige Postfach ausfallen.
Was in einer ost-Datei alles gespeichert wird, hängt davon ab, ob man einen Exchange- oder einen IMAP-Account verwendet oder ob man auf ein Outlook.com-Postfach über den Outlook Hotmail Connector oder über Exchange ActiveSync (EAS) zugreift.

Was wird von einem Exchange-Konto in einer ost-Datei gespeichert?

Zunächst einmal ist eine ost-Datei eines Exchange-Kontos lediglich ein Zwischenspeicher an Daten, welche auf den eigentlichen Exchange Servern abgespeichert werden. Die wichtigste Aufgabe dieses Zwischenspeichers liegt darin, den Traffic eines Netzwerkes sowie die transportierte Datenmenge der Exchange Server zu verringern und gleichzeitig eine Offline-Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten. Zusätzlich dient der Cache als Fundament diverser Funktionen von Outlook, welche ohne die ost-Datei nicht verwendet werden könnten wie beispielsweise der Sofortsuche, des Kontakte-Fensters oder der Konversationsübersicht.
Generell werden folgende Elemente in der ost-Datei gespeichert:

– Die Daten des eigenen Postfaches (E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben, Notizen und Journal-Ordner)
– Versteckte Objekte und andere „übergeordnete“ Daten, wie man sie in der pst-Datei finden kann
– Die Favoriten von öffentlichen Ordnern
– Geteilte Ordner von weiteren Postfächern, welche mit dem eigenen Exchange-Account verknüpft sind

ost-Dateien des Outlook Hotmail Connectors, EAS und IMAP-Accounts:

In Outlook 2010 und vorherigen Versionen werden ost-Dateien auch von Konten des Outlook Hotmail Connectors verwendet. In Outlook 2013 und Outlook 2016 greifen auch Exchange ActiveSync (EAS) und IMAP-Konten auf ost-Dateien zurück. In all diesen Fällen dient die ost-Datei zum größten Teil dazu, um Postfach-Daten zwischen zu speichern, welche auf Servern von Outlook.com oder IMAP abgesichert sind. Allerdings kann die ost-Datei auch einige einzelne Datensätze enthalten, welche nicht mit den E-Mail-Servern synchronisiert werden. Diese Ordner werden dann mit dem Vermerk „Nur dieser Computer“ versehen.
Folgene Ordner werden nicht mit den E-Mail-Servern synchronisiert:

IMAP 2013 und 2016

Entwürfe*
Gesendete Objekte*
Gelöschte Objekte*
Spam*
Kalendar
Kontakte
Aufgaben
Notizen
Journal

Hotmail Connector

Aufgaben
Notizen
Journal

ActiveSync

Entwürfe
Notizen
Journal

*Die angeführten Punkte treffen nur auf einige IMAP-Server zu, bei denen Outlook 2013 oder Outlook 2016 nicht automatisch die speziellen Ordner bestimmen können.

Benutzt man die oben genannten Ordner als Speicher, empfiehlt es sich, ein Backup der Ordner selbst mit Hilfe der Export-Funktion zu machen, statt ein Backup der gesamten ost-Datei anzulegen. Denn im Gegensatz zu pst-Dateien können ost-Dateien nicht immer direkt ohne die Verwendung von Wiederherstellungsprogrammen oder Umwandlungstools von Drittanbietern wie beispielsweise Stellar OST oder PST Converter wiederhergestellt werden.
Bei IMAP-Accounts unter Outlook 2013 und Outlook 2016 ist es deshalb besser, eine zusätzliche pst-Datei als Standart-Speicher für alle Ordner anzulegen, welche keine E-Mails enthalten.

 

Größe des Postfaches vs. Größe der ost-Datei:

Vermutlich kann man bereits jetzt erkennen, weshalb die Größe eines Postfaches und die Größe einer ost-Datei sich so stark voneinander unterscheiden können. Aber selbst, wenn man alle Einstellungen zum zusätzlichen Zwischenspeichern deaktivieren und nichts in den „Nur dieser Computer“-Ordnern speichern würde, könnte eine ost-Datei sich in ihrer Größe erheblich von der Größe des Postfaches unterscheiden. Dieser Zustand trifft besonder bei Exchange-Accounts zu.
Eine ost-Datei kann leicht 20% bis 30% größer als die maximale Postfache-Größe ausfallen, wenn man die 2010er Version von Outlook oder eine vorherige Version verwendet. Das hängt mit einigen ineffizienten Speicherabläufen der ost-Datei und der Art und Weise zusammen, wie Exchange die Größe eines Postfaches berechnet (Exchange 2013 ist im Vergleich wesentlich genauer bei der Größen-Berechnung).
Wenn man Outlook 2013 oder Outlook 2016 verwendet, kann die ost-Datei dagegen um nahezu ein Drittel kleiner als die berechnete Speichergröße des Postfaches ausfallen. Verantwortlich dafür ist, dass Outlook 2013 und Outlook 2016 bestimmte aus Text bestehende Datenströme beim Speichern in der ost-Datei komprimiert. Das lässt sich mit dem Zippen einer großen txt-Datei vergleichen und gestattet eine ziemlich starke Komprimierung, was in einer verkleinerten ost-Datei resultiert.

Die Größe der ost-Datei reduzieren:

Das Reduzieren der Größe einer ost-Datei ist leider nicht immer ganz einfach und dann auch nicht zwangsläufig notwendig. Wenn man einen relativ neuen, normal arbeitenden Computer verwendet und Outlook 2007 mit ServicePack 2 oder eine spätere Programmversion verwendet, kann die ost-Datei problemlos über 10GB groß sein, ohne dass man irgendwelche Einbussen bei der Geschwindigkeit von Outlook bemerken würde. Das bedeutet aber nicht, dass man die Datei einfach bedenkenlos wachsen lassen sollte. Um die Größe der ost-Datei zu verringern, kann man folgende Methoden verwenden:

Wiederherstellung der ost-Datei:

Nach einer großen Datensäuberung kann man festlegen, dass Outlook eine ost-Datei wiederherstellen soll, statt sie zu komprimieren oder auf eine automatische Komprimierung zu warten. Um das zu tun, benennt man die ost-Datei in „.old“ um, wenn Outlook geschlossen ist. Beim nächsten Start von Outlook wird dann automatisch eine neue ost-Datei als Zwischenspeicher für das E-Mail-Postfach erstellt.

Sync Filter:

Wenn man einige Ordner bei Outlook hat, die größer ausfallen, kann man Filter zum Synchronisieren einrichten, um festzulegen, welche Daten synchronisiert und anschließend in der ost-Datei gespeichert werden sollen.

Sync Regler:

In Outlook 2013 und Outlook 2016 kann man den Sync Regler verwenden, um lediglich akuellere E-Mails statt dem ganzen Inhalt eines Postfaches zu synchronisieren. Allerdings gilt diese Anwendung ausschließlich für das Postfach und nicht für andere Daten.

Zwischenspeichern geteilter Ordner deaktivieren:

Wenn man keinen Offline-Zugang zu geteilten Ordnern benötigt und diese Ordner ohnehin nur selten benutzt, kann man die Option zum Zwischenspeichern der geteilten Ordner im Allgemeinen oder lediglich zum Zwischenspeichern geteilter E-Mail-Ordner einfach deaktivieren.

Zwischenspeicher das Favoriten öffentlicher Ordner ausschalten:

Ähnlich wie die Option zum Zwischenspeichern geteilter Ordner kann man auch die Funktion zum Cachen der Favoriten-Ordner ganz einfach ausstellen.

Einige Favoriten öffentlicher Ordner entfernen:

Statt die Option zum Zwischenspeicher komplett abzustellen, kann man auch alternativ einige Favoriten-Ordner löschen oder stattdessen nur einige wenige Unterordner auswählen, wenn man die Menge an zwischengespeicherten Daten verringern will.

Gmail Duplikate:

Wenn man ein Gmail-Konto verwendet, können einige E-Mails aufgrund der Ordner, die man abonniert hat, verdoppelt werden. Bei Outlook 2010 und vorherige Versionen, welchen den IMAP-Cache in einer pst-Datei speichern, kann die Anfertigung von E-Mails ebenfalls eingesetzt werden, wenn man Speicherplatz einsparen will

Hinweis: Wenn man die Größe einer ost-Datei verringern möchte, weil sich der Speicherplatz auf einem Laufwerk dem Ende zuneigt, kann man auch überlegen, die ost-Datei auf eine andere Festplatte auszulagern.

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