Mir wurde der Zugang zu mehreren großen E-Mail-Postfächern und öffentlichen Ordnern gewährt, welche ich als “Favorit” markiert habe. Da ich regelmäßig offline arbeite, habe ich Outlook so konfiguriert, dass es auch diese geteilten Inhalte in den Zwischenspeicher ablegt. Nun habe ich im Ergebnis aber eine wirklich große ost-Datei.
Ich hatte gehofft, dass ich mit Hilfe des in Outlook 2013 enthaltenen Werkzeugs des Synchronisierungsreglers die in den Zwischenspeicher geladene Menge nach oben begrenzen und dadurch die Größe der ost-Datei reduzieren könnte. Ich habe den Synchronisierungsregler nun auf 30 Tage eingestellt und er scheint für mein eigenes Postfach zu funktionieren, während er nicht denselben Effekt auf meine geteilten Postfächer und öffentlichen Ordner hat.
Hat der Synchronisierungsregler überhaupt eine Wirkung auf diese geteilten Ordner? Falls nicht, welche Alternativen kann ich nutzen, um die Gesamtgröße meiner ost-Datei zu reduzieren?
Nein, leider kann der Synchronisierungsregler nicht auf die Zwischenspeicherung geteilter Inhalte angewendet werden. Er findet lediglich Anwendung auf das eigene Postfach, oder, um es präziser zu formulieren: auf das primär mit dem Exchange Mailkonto verbundene Postfach.
Abhängig von den eigenen Zugriffsrechten können entweder die zusätzlichen Postfächer als weitere Exchange Mailkonten angelegt oder Synchronisationsfilter eingestellt werden.
Der Synchronisationsfilter befindet sich in: Extras-> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen… -> Doppelklick auf das entsprechende Exchange Konto
Mit vollen Zugriffsrechten für die zusätzlichen Postfächer
Wenn volle Zugriffsrechte für die betreffenden E-Mail-Postfächer gewährt wurden, dann können diese auch als separate Exchange Emailkonten konfiguriert werden. Dadurch wird eine neue ost-Datei für jedes Emailkonto angelegt, für welche dann der Synchronisierungsregler einzeln konfiguriert werden kann.
Ob wirklich volle Zugriffsrechte zum betreffenden Postfach eingeräumt wurden, kann eine Nachfrage beim eigenen Exchange Administrator klären. Der Besitzer des E-Mail-Postfachs kann solche Rechte nicht selbst über Outlook einräumen.
Ohne volle Zugriffsrechte für die zusätzlichen Postfächer
Wenn keine vollen Zugriffsrechte für die E-Mail-Postfächer eingeräumt wurden, oder wenn es sich um öffentliche Ordner handelt, besteht die Möglichkeit, zusätzliche Synchronisierungsfilter einzustellen, welche die Menge der zwischengespeicherten Daten reduzieren helfen.
Die Synchronisierungseinstellungen eines Ordners können gefunden werden unter: Rechtsklick auf den Ordner-> Eigenschaften-> hier den Tab Synchronisierung wählen.
Für mehr Details über die Nutzung von Synchronisationsfiltern, siehe auch den Artikel zur Verkleinerung von ost-Dateien mittels Synchronisationsfiltern.
Ordner, die durch den Synchronisationsregler beeinflusst werden
Neben der Tatsache, dass der Synchronisierungsregler sich nicht auf sekundäre E-Mail-Postfächer und öffentliche Ordner anwenden lässt, besitzt er darüber hinaus keine Funktionalität für die folgenden Ordnertypen:
Kalender
Kontakte
Aufgaben
Journal
Notizen
Outbox
Geteilt oder delegiert
Anmerkung 1: Wir haben eine Anfrage an das Outlook Team gesendet, mit dem Vorschlag, dass der Synchronisierungsregler die Funktion erhalten soll auch auf zwischengespeicherte Email-Ordner oder delegierte Postfächer anwendbar zu sein, da diese häufig genauso groß oder sogar größer als das eigene Postfach sind.
Anmerkung 2: Um mehr Hintergrundinformationen zum Synchronisierungsregler-Werkzeug zu erhalten, siehe den Artikel über häufig fehlende Synchronisierungen für Exchange Konten in Outlook 2013.