Der Wunsch nach Registerkarten in Outlook wird seit Jahren geäußert, häufig in Anlehnung an Notepad mit mehreren Tabs. In klassischem Outlook für Windows ist diese Ansicht nicht vorgesehen. In neuem Outlook sowie in Outlook im Web steht jedoch eine Registerkartenlogik bereit, mit der Nachrichten parallel verfasst und geöffnet werden können. Der Ansatz verbessert den Kontextwechsel, reduziert Fensterflut und erlaubt es, mehrere Nachrichten gleichzeitig im Blick zu behalten.
Registerkarten in neuem Outlook und Outlook im Web
Im Standardverhalten zeigt der Lesebereich immer eine einzelne Nachricht. Eingehende Nachrichten lassen sich bei Bedarf in einer neuen Registerkarte öffnen. Entwürfe erscheinen als Registerkarten im unteren Bereich des Lesebereichs. Dadurch können parallel mehrere Antworten vorbereitet werden, während weitere Nachrichten gelesen oder verglichen werden. Die Umsetzung orientiert sich an modernen Webanwendungen und ist unmittelbar nutzbar, ohne zusätzliche Erweiterungen.
Nachrichten gezielt in neuen Registerkarten öffnen
Das Öffnen in einer neuen Registerkarte erfolgt kontextbezogen über das Nachrichtenmenü. Dazu wird die Nachricht im Posteingang markiert, anschließend im Kontextmenü der Eintrag Anzeigen gewählt und danach In neuem Tab öffnen. Sollten mehrere Nachrichten zugleich benötigt werden, werden diese zuvor markiert. Danach wird erneut über Anzeigen die Option In neuem Tab öffnen ausgeführt, wodurch für jede markierte Nachricht eine eigene Registerkarte erzeugt wird. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise mehrere Rückläufe zu einem Vorgang parallel sichten.
Parallel verfassen und lesen
Beim Erstellen oder Beantworten von E-Mails werden Entwürfe als eigene Registerkarten eingeblendet. Zwischen Entwürfen und geöffneten Nachrichten lässt sich ohne Verlust des aktuellen Bearbeitungsstands wechseln, da Änderungen automatisch gesichert werden. Typische Arbeitsweisen sind das Gegenüberstellen einer Referenzmail mit fachlichen Anforderungen und einem Antwortentwurf oder das parallele Abarbeiten mehrerer Rückfragen, die schrittweise in separaten Entwürfen beantwortet werden.
Anwendungsfälle für technisch orientierte Nutzer
Technisch versierte Anwender profitieren insbesondere bei Analyseaufgaben, bei denen Informationen aus mehreren Korrespondenzen zusammengeführt werden. Beispiele sind die Auswertung von Logauszügen aus verschiedenen Tickets, der Vergleich redundanter Statusmeldungen oder die Übernahme strukturierter Anweisungen in einen Antwortentwurf. Durch die Registerkarten bleiben Quellen und Entwürfe gleichzeitig erreichbar, was Kopierfehler verringert und den Ablauf nachvollziehbar macht.
Unterschiede und Grenzen
Klassisches Outlook für Windows besitzt keine native Registerkartenansicht für Nachrichten. Die beschriebene Funktionalität steht im neuen Outlook sowie in Outlook im Web zur Verfügung. Die Registerkarten sind innerhalb der aktuellen Sitzung organisiert und dienen vor allem der übersichtlichen Bearbeitung. Für nebeneinanderliegende Ansichten wird weiterhin mit mehreren Fenstern gearbeitet, sofern eine parallele Darstellung auf dem Bildschirm gewünscht ist.
Praxisempfehlungen
Für eine klare Struktur empfiehlt sich eine angemessene Benennung der Betreffzeilen, da diese in den Registerkarten als Orientierung dienen. Zudem ist es sinnvoll, nur die tatsächlich benötigten Nachrichten als Registerkarten zu öffnen und fertig bearbeitete Kontexte zeitnah zu schließen. Bei mehreren Entwürfen zu einem Thema hat es sich bewährt, Zwischenergebnisse regelmäßig zu speichern und bei Bedarf mit Kategorien zu markieren, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.
