Microsoft führt derzeit eine neue Funktion in Outlook ein, die es ermöglicht, echte E-Mail-Vorlagen zu verwenden. Im Gegensatz zu den bisherigen „My Templates“, die nur einfache Textbausteine erlaubten, handelt es sich bei dieser Neuerung um vollwertige Vorlagen, wie sie aus dem klassischen Outlook bekannt sind. Das Feature wird schrittweise ausgerollt und soll innerhalb weniger Wochen in allen Outlook-Versionen verfügbar sein – sowohl in der neuen Outlook-App als auch in Outlook im Web.
Aktivierung und Zugriff auf die Vorlagen
Sobald die Funktion freigeschaltet ist, erscheint im Menü Start > Neu der Eintrag Mail from template. Der Zugriff erfolgt über den Reiter Ansicht unter Ansichtseinstellungen > E-Mail > Vorlagen. Alternativ kann die Vorlagen-Seite direkt aus dem Dialog Mail from template über den Button Einstellungen geöffnet werden.
Um eine neue Vorlage hinzuzufügen, klickt man auf + Add Template und wählt die gewünschte Datei aus. Auf Wunsch lässt sich der Name der Vorlage anpassen. Während einige Vorlagen bereits aussagekräftige Bezeichnungen tragen, sind andere zunächst nur als „Template“ benannt.
Verwendung vorhandener Outlook-Vorlagen
Nutzer, die bereits eigene Vorlagen aus dem klassischen Outlook besitzen, können diese weiterhin verwenden. Befinden sich diese Dateien nicht im Standardverzeichnis %APPDATA%\Microsoft\Templates, lassen sie sich manuell über den Öffnen-Dialog auswählen. Die Speicherung im Standardordner ist also nicht zwingend erforderlich.
Erstellen und Aktualisieren von Vorlagen
Zum Erstellen oder Aktualisieren einer Vorlage steht im Menüband der Button Mail Template zur Verfügung. In der klassischen Menübandansicht befindet sich dieser Button ganz rechts, während er bei Verwendung des vereinfachten Menübands am unteren Ende des erweiterten Menüs angezeigt wird.
Verfügbarkeit und Einschränkungen
Ein wesentliches Merkmal der neuen Funktion ist die gemeinsame Nutzung von Vorlagen zwischen der neuen und der klassischen Outlook-Version. Allerdings gibt es Einschränkungen: Vorlagen stehen ausschließlich in Microsoft 365-Postfächern zur Verfügung. In IMAP-Konten ist die Nutzung nicht möglich. Außerdem werden die Vorlagen nicht automatisch zwischen verschiedenen Microsoft 365-Konten synchronisiert. Anwender mit mehreren Geschäftskonten müssen die gewünschten Vorlagen in jedem Konto separat einrichten.
Fazit
Mit der Einführung echter Vorlagen schließt Microsoft eine langjährige Lücke zwischen der klassischen und der neuen Outlook-Umgebung. Die Funktion erleichtert insbesondere professionellen Anwendern das effiziente Erstellen wiederkehrender Nachrichten. Die vollständige Integration in Microsoft 365 macht die Neuerung vor allem für Unternehmen interessant, die bereits in die Cloud-Infrastruktur des Konzerns eingebunden sind.
