E-Mail-Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsalltags. Bei umfangreichen E-Mail-Listen kann es jedoch vorkommen, dass einige Adressen nicht mehr aktuell oder falsch eingegeben wurden. Outlook reagiert in solchen Fällen mit einem Hinweisfenster, welches den Versandprozess unterbricht – besonders bei hunderten von E-Mails kann dies schnell zu einem zeitaufwändigen Problem werden.
Doch wie kann dieses Problem umgangen werden? Heute stellen wir Ihnen eine VBA-Lösung vor, die dieses Hindernis effizient und automatisch für Sie handhabt.
Lösung mittels Visual Basic for Applications (VBA)
Outlook bietet die Möglichkeit, über VBA (Visual Basic for Applications) Skripte zu erstellen und so den Funktionsumfang zu erweitern.
Mit dem folgenden VBA-Code können Sie eine automatische Prüfung der Empfängeradressen vornehmen, bevor die E-Mail versendet wird:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim Recipients As Outlook.Recipients
Dim Recipient As Outlook.Recipient
Dim i As Integer
Dim InvalidRecipients As String
If TypeOf Item Is MailItem Then
Set Recipients = Item.Recipients
For i = Recipients.Count To 1 Step -1
Set Recipient = Recipients(i)
If Not Recipient.Resolve Then
InvalidRecipients = InvalidRecipients & ";" & Recipient.Address
Recipients.Remove i
End If
Next i
If InvalidRecipients <> "" Then
MsgBox "Folgende E-Mail-Adressen wurden nicht erkannt und entfernt: " & InvalidRecipients, vbExclamation
End If
End If
End Sub
Schritt-für-Schritt Anleitung:
- Starten Sie Outlook und drücken Sie
Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen. - Auf der linken Seite, unter “Microsoft Outlook-Objekte”, doppelklicken Sie auf “ThisOutlookSession”.
- Fügen Sie den obigen Code in das geöffnete Fenster ein.
- Speichern und schließen Sie den VBA-Editor.
Jetzt wird bei jedem Versand einer E-Mail automatisch überprüft, ob jeder Empfänger in Ihrem Adressbuch vorhanden ist. Nicht auflösbare Adressen werden automatisch entfernt und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit allen Adressen, die nicht erkannt wurden.
Wichtige Hinweise:
- Bitte beachten Sie, dass dieses Skript nur in der aktuellen Sitzung von Outlook funktioniert. Wenn Sie Outlook schließen und neu starten, müssen Sie das Skript erneut ausführen oder es permanent einbinden, indem Sie es in einem Add-In oder ähnlichem speichern. Es wäre auch ratsam, dies in einer sicheren Testumgebung zu testen, bevor Sie es für echte E-Mails verwenden.
- Testen Sie das Skript in einer sicheren Umgebung, bevor Sie es in Ihrem produktiven Umfeld nutzen.