Das Speichern von Outlook Nachrichten als PDF-Dateien

Outlook

Anders als in Word, Excel und PowerPoint haben wir in Outlook anscheinend keine Möglichkeit, Emails als PDF-Dateien zu speichern.
Stimmt diese Annahme? Und wenn ja, wie können wir alternativ Emails als PDF-Dateien abspeichern?

In der Tat haben Outlook 2007 und Outlook 2010 keine vorinstallierte Funktion, um Nachrichten als PDF-Dateien zu speichern. Das macht allerdings nichts, denn es gibt einige andere Wege dies auszuführen.

Adobe Acrobat
Dies ist wahrscheinlich die flexibelste und gleichsam teuerste Lösung des Problems. Dennoch ist Adobe Acrobat natürlich das Standardprogramm, sobald es um das Erstellen, Editieren und Verwalten von PDF-Dateien geht.
Adobe Acrobat wartet mit einem eigenen Outlook-Add-on auf, welches uns erlaubt, eine einzelne oder gleich mehrere Nachrichten als PDF zu konvertieren, sie in eine bereits bestehende PDF-Datei einzufügen, oder sogar einen gesamten Ordner auf einmal zu übertragen.
Darüber hinaus existieren viele weitere Funktionen, die es zum Beispiel ermöglichen, die Kompatibilität selbst einzustellen, Dateianhänge sofort in die PDF-Datei zu integrieren und Sicherheitsoptionen, Verschlüsselung und Passwörter zu konfigurieren. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, unsere (neuen) Nachrichten automatisch und in bestimmten zeitlichen Abständen zu konvertieren zum Zweck der Archivierung.
Über diese nützlichen Funktionen hinaus, weist das Programm einen PDF-Drucker auf, der es ermöglicht, PDF-Dateien aus jeder Anwendung heraus zu erstellen.
Über den Adobe PDF-Tab in Outlook 2010 können wir leicht PDF-Dateien erstellen.

Speichern als PDF-Add-on
Die Speichern als PDF-Erweiterung von Sperry Software stellt die gleichen Funktionsweisen wie Adobe Acrobat für Outlook zur Verfügung, doch ist sie vermutlich für die meisten von uns erschwinglicher, da sie speziell für diesen einen Zweck programmiert wurde.
Neben dem Speichern einzelner Nachrichten oder sämtlicher markierter Nachrichten als PDF hinaus, erlaubt das Programm es uns, Ordner anzuzeigen und die Bedingungen festzulegen, um PDF-Dateien automatisch zu erstellen mit vorgegebenen Einstellungen zu ihrer Benennung.
Zusätzlich ermöglicht uns das Programm, die Nachrichten in Outlook im Anschluss an die Konvertierung als PDF-Dateien zu bearbeiten: Zum Beispiel können wir festlegen, ob sie markiert, gelöscht, in einer Anwendung geöffnet oder gedruckt werden sollen.
Obwohl es lediglich einen einzelnen “Speichern als PDF”-Button gibt, beinhaltet das Add-on eine Menge an Einstellungen, die eng mit dem Adobe PDF-Add-on verwandt sind.

Speichern als PDF-Makro
Eine weitere Möglichkeit ist, eine Makro in VBA zu programmieren, welche die Ressourcen von Microsoft Word nutzt, um Dokumente im PDF-Format abzuspeichern.
Da der VBA Code und die Installationsanleitung kostenlos zur Verfügung gestellt werden, handelt es sich hierbei um eine sehr kostengünstige Alternative, sofern wir lediglich zwischendurch Nachrichten im PDF-Format speichern müssen, oder wenn wir uns in einem Umfeld befinden, in dem wir keine Software installieren können.
Jeder Hyperlink-Text innerhalb der Nachricht wird ebenfalls voll funktionstüchtig bleiben.
Über eine Makro können wir die Ressourcen von Microsoft Word nutzen, um Nachrichten als PDF-Dateien abzuspeichern.

PDF-Drucker
PDF-Drucker sind virtuelle Drucker, die wir in unserer Druckerliste auswählen können, jedoch statt auf Papier zu drucken, produzieren sie eine PDF-Datei. Sie können in jeder Anwendung verwendet werden, die eine Druckerfunktion anbietet, und nicht nur in Outlook.
Da viele dieser PDF-Drucker kostenlos oder sehr günstig zu bekommen sind, ist der große Nachteil (der meisten) dieser Lösungen, dass keine Hyperlinks in die PDF-Datei übernommen warden.

Einige bekannte PDF-Drucker sind:
PDFCreator
CutePDF Writer
Foxit PhantomPDF Express
PDF24 PDF Creator
doPDF

PDF Printers können wie alle herkömmlichen Drucker ausgewählt und verwendet werden.

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Kommentar zu “Das Speichern von Outlook Nachrichten als PDF-Dateien

  1. Anonymous

    Der PDF-Converter Pro XX  von NUANCE hat ebenfalls ein Add-on, daß sich dirrekt in Outlook implementiert. Mit diesem Add-On kann man die Email einzeln oder im Block als PDF abspeichern.

    NUANCE ist schon einiges billiger als ADOBE und meines Erachtens genauso leistungsfähig.

    Gruß Fredy

    Antwort

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