Die Verwaltung von großen Menge an Nachrichtenregeln in MS Outlook

Outlook

Wir verwenden die Regeln- und Alarmfunktionen ausgiebig und wir besitzen bestimmt über 100 Regeln inzwischen, um unsere eingehenden und ausgehenden E-Mails zu sortieren.
Für diesen Umfang an Regeln ist der Manager oder Editor für die Regeln wirklich zu klein und umständlich zu benutzen. Zum Beispiel gibt es keinen einfachen Weg um sie zu durchsuchen oder zu filtrieren und das sortieren / positionieren durch das wiederholte Drücken der Schaltflächen Nach oben / Nach unten dauert ewig.

Sind wir bis an die Grenzen von Outlook gestoßen? Wie viele Regeln würden Sie empfehlen, und welche Alternativen haben wir?

Regeln sind eine großartige Möglichkeit, um eingehende E-Mails zu sortieren, aber man kann auch schnell mit dieser Funktion zu weit gehen.
Das Ergebnis ist, dass Ihre Liste der Regeln schwer zu verwalten sein wird, wodurch Sie am Ende leicht doppelte Regeln haben können und Nachrichten können dupliziert werden oder aufgrund von Konflikten oder falsch sortierten Regeln am Ende in dem falschen Ordner landen.
Persönlich empfehlen wir den Menschen immer ihre Regeln und Sortierverfahren zu überprüfen, wenn sie einen Umfang um die 15 oder 20 Regeln erreichen.

Das Kombinieren der Regeln und das verwenden von Pseudonymen, um die Menge der benötigten Regeln zu reduzieren, ist eine erste Möglichkeit, aber Outlook hat noch viele andere Funktionen, mit denen Sie Ihre E-Mails sortieren oder schnell wiederfinden können. Diese Optionen ermöglichen es Ihnen häufig die gleichen Konditionen zu verwenden, welche Sie bei den Regeln auch festlegen können.

Suchordner
Benutzerdefinierte Ansichten
Sofortsuche

Die oben genannten Funktionalitäten ermöglichen eine dynamischere Sortierung und können auch erheblich die Menge an Ordnern und die Tiefe der Unterordner die Sie benötigen drastisch reduzieren, während Sie immer noch in der Lage sind, schnell auf Ihre Dateien zurückzugreifen.

Kombinieren Sie Regeln, wenn möglich

Wenn Sie mehrere Regeln mit der gleichen Funktion haben, können Sie diese in eine einzige Regel zusammenfassen. Zum Beispiel, wenn Sie eine Regel für jedes Ihrer Projektmitglieder haben, welches die Botschaften von ihnen zu einem Projektordner bewegt haben, können Sie eine einzige Regel erstellen, in der all diese Kontakte in der "Von" Kondition definiert sind.

Ein ähnliches Beispiel ist, wenn Sie mehrere Regeln haben, um Rundschreiben in einen separaten Ordner zu verschieben. Erstellen Sie eine einzige Regel, die alle notwendigen Adressen der Absender des Rundschreibens beinhaltet, und stellen Sie die Funktion so ein, dass sie zu Ihrem Rundschreibenordner verschoben werden.

Das Gleiche gilt, wenn Sie eine Regel haben, die Nachrichten mit bestimmten Keywords zu Ihrem gelöschte Objekte oder Junk-E-Mail-Ordner ( Spam-Ordner) herausfiltert. Die "mit bestimmten Wörtern" Regel kann mehrere Werte nehmen und auf einer "ODER" Basis arbeiten.
Sie können alle Ihre Social Media Benachrichtigung mit einer einzigen Regel sortieren.

Verwenden Sie Pseudonyme, um ähnliche E-Mails wie Rundschreiben zu sortieren

Ein anderer Weg, um Ihre Menge an Regeln und auch den Umfang der Verwaltungsarbeiten zu reduzieren, die Sie benötigen, ist Pseudonyme für Ihre Mailbox zu erstellen.

Dies ist besonders nützlich für Rundschreiben und andere zurückkehrende Benachrichtigungsmails. Anstelle sich für solche Newsletter mit Ihrer Hauptadresse anzumelden, können Sie einen Decknamen wie "ihrname-newsletters@domain.com" verwenden.

Auf diese Weise werden Sie nur noch eine einzige Regel erstellen müssen, um alle Ihre Newsletter auszusortieren und wenn Sie sich für eine neue Newsletter anmelden, werden diese ebenfalls aussortiert, ohne die Notwendigkeit Ihre Regeln zu aktualisieren.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Ansichten

Durch das Erstellen von benutzerdefinierten Ansichten können Sie schnell einen Filter auf einen bestimmten Ordner anwenden oder die Sortierreihenfolge ändern, um ähnliche Begriffe zu klassifizieren. Es agiert im Grunde wie eine gespeicherte Suchanfrage.

Outlook 2003
Ansicht-> Anordnen nach-> Aktuelle Ansicht-> Ansichten definieren …

Outlook 2007
Ansicht-> Aktuelle Ansicht-> Ansichten definieren …

Outlook 2010
Registerkarte Ansicht-> Schaltfläche Ansicht ändern-> Schaltfläche Ansichten verwalten …

Verwenden Sie Suchordner

Suchordner arbeiten beinahe in der gleichen Weise wie benutzerdefinierte Ansichten, aber ihr Anwendungsbereich kann eingestellt werden, um Ihr gesamte Mailbox oder eine ausgewählte Menge an Ordnern einzubeziehen.

Outlook 2003
Datei-> Neu-> Suchordner …

Outlook 2007
Datei-> Neuer Suchordner ...

Outlook 2010
Tab Ordner-> Schaltfläche neuer Suchordner

Die Verwendung der Sofortsuche

Wenn das, was Sie wiederfinden möchten, sich recht häufig verändert, dann gibt es immer noch die Sofortsuche.
Da es eine indizierte Suche ist, bilden sich die Ergebnisse sehr schnell und man benötigt oft nur noch ein paar Worte zu verwenden, um die erforderlichen Ergebnisse zu erhalten.
Während eine Suche vielleicht umständlich klingt, kann sie oft die Zeit schlagen welche benötigt wird, um einen bestimmten Unterordner zu durchsuchen, geschweige denn die Zeit, die es Ihnen in erster Linie erspart, indem Sie nicht alles zuerst sortieren müssen.
In Outlook 2007 können Sie den Suchbereich auf einen einzigen Ordner oder auf die gesamte Mailbox festlegen. In Outlook 2010 können Sie auch den Suchbereich so einstellen, dass auch die Unterordner des aktuell ausgewählten Ordners einbezogen werden.

Falls Sie Ihnen die Suche nicht ausreicht empfehlen wir Ihnen die Outlook Erweiterung Lookeen.

In einigen Fällen sollten Sie sich die Mühe des Sortierens aller Ihrer Nachrichten in einzelne oder verschachtelte Ordner mit vielen Regeln sparen und einfach auf die Suche verlassen, um schnell das zu finden, was Sie brauchen.

Verwalten Sie Ihre Regeln über das Power Rules Manager Plugin
Wenn die Änderung der Art und Weise wie Sie Ihre E-Mails sortieren keine Option für Sie ist, dann könnte die Verwendung des Power Rules Manager Plugins von Sperry Software eine Alternative zur Verwendung des Outlook Rules Manager sein.

Der Power Rules Manager Plugin ermöglicht es Ihnen; 

-Ihre Regeln leicht in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren, nach welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden, welche Ordner durch die Regel beeinträchtigt werden, und vieles mehr
-Drucken Sie Ihre Regeln
-Sichern Sie Ihre Regeln auf eine einfache Textdatei (TXT), ein Komma getrennte Datei (CSV) oder zu Microsoft Excel (XLS) Formaten
-Suche / nächste Suche macht es einfach Schlüsselwörter in Ihren Regeln einzusehen
-Die Bearbeitung der Regelnamen, aktivierten Status und die Reihenfolge der Regeln laufen direkt im Raster
-Bestätigen Sie Ihre Regeln durch 4 integrierte Checks
-Führen Sie leicht Ihre Regeln auf Ordner aus, die Sie wählen

-

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