Um einen Überblick über die Aktivitäten und Verfügbarkeit des anderen zu haben, haben wir darüber nachgedacht einen Gruppenkalender umzusetzen. Was wäre der beste Weg das anzugehen und wie können wir unsere persönlichen Kalender mit diesem Gruppenkalender aufeinander abstimmen?
Wenn Sie sich mit Ihrem Umfeld austauschen, um einen zusätzlichen Gruppenkalender zu erstellen, bedenken Sie, dass Sie Ihren Kalender mit Ihren Teamkollegen teilen.
Wenn Sie eine Kalendergruppe für Ihr Team erstellen, können Sie alle schnell auswählen und in der Übersicht anzeigen lassen um einen Überblick von den Aktivitäten und Verfügbarkeiten des kompletten Teams zu bekommen.
Schritt 1: Kalender einrichten und festlegen, was sichtbar ist
Um einen Kalender zu teilen klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Eigenschaften aus. Dort finden Sie eine Zugriffsrechte-Registerkarte wo Sie die Mitglieder hinzufügen und ihnen spezielle Zugangsrechte gewähren können.
Zum Beispiel können Sie ihnen gewähren, nur die Verfügbarkeit (Frei/Gebucht-Zeit einzusehen, ihnen erlauben, den Betreff und den Ort zu sehen, aber auch neue Termine in Ihrem Kalender einzutragen und schon bestehende zu aktualisieren. Sie haben es in der Hand!
Darstellung: Kalender Eigenschaften
Die verfügbaren Zugriffsrechte hängen von Ihrer Version von Outlook und Ihrem Team ab.
Beachten Sie: Wenn die voreingestellten Zugriffsrechte auf "Frei/Gebucht-Zeit" eingestellt wurden, und das alles ist, was Sie teilen möchten, brauchen Sie Ihre Teamkollegen nicht extra hinzuzufügen.
Schritt 2: Den Kalender eines anderen Kollegen öffnen
Wenn Sie ihre Kalender untereinander geteilt haben, können Sie sie wie folgt öffnen:
- Outlook 2003, Outlook 2007 und Outlook 2010
Datei -> Öffnen -> Ordner eines anderen Benutzers…
- Outlook 2013
Datei -> Öffnen und Exportieren -> Ordner eines anderen Benutzers
Tippen Sie den Namen des Kollegen ein, dessen Kalender Sie öffnen möchten oder klicken Sie auf den Name-Button um diesen aus dem Adressbuch zu wählen.
Gehen Sie sicher, dass der zu öffnende Ordnertyp auf Kalender eingestellt ist.
Wiederholen Sie das Obige für all Ihre Teamkollegen.
Darstellung: Ordner eines anderen Benutzers
Schritt 3: Eine Gruppe für Ihr Team erstellen
Wenn Sie einmal die Kalender von all Ihren Teamkollegen geöffnet haben, wird das Erstellen einer Gruppe für Ihr Team Ihnen ermöglichen, Sie zusammenzuhalten und Sie alle auf einmal anzuwählen.
Kalendergruppen selbst erstellen ist ab Outlook 2007 verfügbar. Um eine Kalendergruppe zu erstellen, müssen Sie Ihre Navigationsleiste auf den Kalender Navigationsbereich einstellen (Tastaturkurzform: CTRL +2).
- Outlook 2007
Es gibt eine Neue Gruppe hinzufügen-Option im unteren Bereich des Menübandes
- Outlook 2010 und Outlook 2013
Klicken Sie mit rechts auf eine bestehende Kalendergruppe (wie zum Beispiel "Meine Kalender") und Neue Kalendergruppe erstellen auswählen.
Jetzt können Sie Ihre Teamkollegen in diese Gruppe ziehen und ablegen.
Darstellung: Mein Team
Das ist ein tolles Team!
Schritt 4: Den Übersichtsmodus nutzen
Der letzte Schritt ist, alle Kalender Ihrer Teamkollegen im Übersichtsmodus anzuzeigen. Der Übersichtsmodus ist ab Outlook 2007 verfügbar.
Wenn Sie eine Kalendergruppe erstellt haben, klicken Sie auf die Auswahlbox am Anfang des Kalendergruppennamens und alle Kalender dieser Gruppe werden ausgewählt.
Ihre Kalender werden nun möglicherweise Seite für Seite oder übereinander angezeigt.
Wenn sie Seite für Seite angezeigt werden, können Sie den Übersichtsmodus wie folgt aktivieren
- Outlook 2007
Ansicht -> Übersichtsmodus
(Option wechselt dann in den Seite für Seite-Modus)
- Outlook 2010 und Outlook 2013
Ansicht -> Gruppe: Planungsansicht -> Button Übersicht
Wenn sie übereinander angezeigt werden, wurde Ihre Ansichtseinstellung auf Kalenderansicht (welche mit Outlook 2010 eingeführt wurde) eingestellt. In der Ansichts-Registerkarte müssen Sie zuerst in Anordnen in Tagesansicht, Arbeitswoche, Woche und Monat ändern, bevor der Planungsansicht-Button verfügbar wird.