Wenn wir eine Information zu einem Kontakteintrag in Outlook hinzufügen, generiert dies einen neuen Eintrag in unserem "Adressbuch". Einige Einträge im Adressbuch von Outlook weisen Mehrfachinformationen des Typs "SMTP" auf, andere Einträge auch Mehrfachinformationen des Typs "FAX".
Warum wird ein weiterer ( neuer ) Kontakteintrag gespeichert anstatt nur das Original mit den Änderungen zu speichern ?
Dies liegt an der internen Arbeitsweise von Outlook:
Outlook speichert die Änderungen intern in Wirklichkeit nämlich im Datensatz des Originaleintrags.
Es existiert demnach auch nur ein einziger Kontakteintrag (Datensatz) im Adressverzeichnis.
Der Unterschied in der Darstellung beim Öffnen des Adressbuches kommt von der automatischen Erweiterung der Kontaktmethoden in Outlook bei einem Eintrag im Adressbuch. Dies hat den Vorteil, dass wir diese separat auswählen können.
Wenn wir beispielsweise verschiedene email-Adressen zu einem Kontakt hinzufügen, bekommen wir Mehrfacheinträge des Typs "SMTP" zu diesem Eintrag im Adressbuch. Fügen wir hingegen eine geschäftliche Fax-Nummer, eine private Fax-Nummer oder andere Fax-Informationen zu einem Kontakt hinzu, bekommen wir auch einen zusätzlichen Eintrag des Typs "FAX".
Möchten wir keine Darstellung von Fax-Nummern im Adressbuch von Outlook, so können wir dies durch
das Ungültig machen eines Eintrags erreichen. Wir können einen Eintrag ungültig machen durch Hinzufügung eines Buchstaben vor der Nummer, wie zum Beispiel "F" oder einfach "Fax".