Schriftführer in Vereinen kennen es, Sekretärinnen ebenfalls. Zu den Routineaufgaben im Schriftverkehr gehört die regelmäßige Versendung von Mails an die gleichen Empfänger, mit dem gleichen Betreff. Oft sind diese Mails Terminerinnerungen oder beinhalten den Versand von Auswertungen.
Auf der Seite www.add-in-world.com findest sich das "SmartTools QuickMail 2.00 für Outlook", mit dem dieser Vorgang automatisiert werden kann. Die Seite bietet Test- und Vollversionen von Add-Ins für Microsoft Office an.
Für den Download unseres Tools klicken Sie auf der Seite auf "zum Onlinekatalog"; wählen Add-Ins für Microsoft Outlook" und scrollen bis zum Gratis-Tool "SmartTools QuickMail 2.00 für Outlook". Nach dem Download über den Link "Download Vollversion" am unteren Rand der Seite, kommen Sie auf eine Registrierungsseite, auf der Sie Namen und E-Mail-Adresse angeben müssen. Nach dem Registrierungsvorgang laden Sie über "Download" die Datei olqmail.exe auf Ihren Rechner. Im nächsten Schritt beenden Sie Outlook und starten die heruntergeladene Installationsdatei. Das Add-In muss unbedingt von Ihrem normalen Benutzerkonto aus installiert werden, bei Windows Vista als Betriebssystem müssen Sie Ihrem Outlook-Benutzerkonto für diesen Vorgang Administrationsrechte erteilen. Ein Neustart von Outlook zeigt nun die neue Symbolleiste "SmartTools Add-Ins". Bei Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Dialogfenster des Tools. Über Neu wird eine neue Vorlage definiert, für die Sie im nächsten eine wiedererkennbare Bezeichnung vergeben sollten, anschließend bestätigen Sie mit ok. Diese Bezeichnung erscheint nun in der Liste "definierte Empfänger". Wenn Sie diese Bezeichnung markieren können Sie in der Liste die Felder "Empfängername", "Email-Adresse" und "Betreff vorgeben" mit den erforderlichen Informationen versehen. Durch Klick auf Speichern haben Sie eine definierte Vorlage erstellt.
Um eine Standard-Mail nach einer Vorlage zu versenden, wählen Sie die Kombinationsbox in der Symbolleiste, wählen die gewünschte Vorlage aus, die adressiert und mit dem entsprechenden Betreff versehen ist und fügen Ihren Text ein. Abschließend drücken Sie auf Senden.