- CI-ArchivCI-Archiv by Downloads, tools-file-1122-ci-archiv-html (0 B) -CI-Archiv als Antwort auf die elektronische BetriebsprüfungSo geht es. Ob zentrale Verwaltung von Signaturen oder effiziente Lösungen für zielgruppenorientierte Abwesenheitsmeldungen für E-Mail-Server, der E-Mail-Spezialist CI SOLUTION bietet mit seinem E-Mail-Archivierungstool gesetzeskonforme Revisionssicherheit nach GDPdU.Im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung sind Unternehmen und Selbstständige an die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, gebunden. Die 10-jährige Datenzugriffs- und Aufbewahrungspflicht führt zu gestiegenen und neuen Kostenpositionen im Bereich E-Mail Archivierung.
Das skriptbasierte CI-Archiv baut auf dem .NET Framework auf, eine Optimierung an eigene Abläufe und Gegebenheiten ist schnell umgesetzt und wird vom Hersteller unterstützt.
1. E-Mails werden mit Anhängen im Original komprimierbar archiviert und nicht, wie sonst üblich, in zerteilten Dateischnipseln.
2. Die nutzerorganisierte Ablageform ermöglicht die effiziente Archivierung einzelner Benutzerjahre auf mobilen Medien
3. CI-Archiv sichert die Daten pro Benutzer und Jahr
4. Frei konfigurierbare Ordner (Junk-Ordner, Privat-Ordner) können von der Archivierung ausgeschlossen werden.
5. Je nach Wahl läuft die Archivierung vollautomatisch oder der einzelne Benutzer übernimmt die Terminierung und den Umfang der notwendigen Datensicherung.
6. Mehrfach vorhandene E-Mails werden gefiltert und gelöscht.
7. Die zentrale Verfügbarkeit der archivierten Daten ermöglicht extrem schnelle Suchergebnisse und Zugriffe.
8. Die jederzeit online mögliche Volltextsuche unterstützt – je nach vergebener Autorisierung – archivübergreifende Suchalgorithmen, optional auch weltweit.
9. Der Zugriff auf die freigegebenen Archive erfolgt bequem über das vertraute Outlook.
CI-Archiv ist auf allen Windows-Versionen ab NT lauffähig und benötigt ein installiertes .NET Framework ab 2.0 SP1. Volle Kompatibilität besteht mit Exchange 2003, 2007 und 2010 sowie mit Outlook oder anderen E-Mail-Clients. Das Tool bietet Rechtssicherheit nach GDPdU. Damit gehört es noch zu den wenigen gesetzeskonformen Archivlösungen und ist damit zu empfehlen.
- Notes Add-in for OutlookNotes Add-in for Outlook by Downloads, Version 1.1, tools-file-1121-notes-add-in-for-outlook-html (1.0 MiB) - Notes for Outlook ist eine Erweiterung, mit der Notizen und Anmerkungen zu E-Mails und Terminen hinzugefügt werden können.
Diese Anmerkungen werden dabei direkt im Notes Ordner gespeichert, so dass sie nur für den Nutzer einsehbar sind und privat bleiben. Ähnlich wie in einem Textverarbeitungsprogramm wird die Notiz über einen Button in der Kommandoleiste eingefügt und erscheint rechts neben der Nachricht. Wird die E-Mail geschlossen und später wieder geöffnet, erscheint auch die Notiz erneut. Die Notizen können dabei eine Vielzahl von Arbeitsabläufen erleichtern, indem sie als Gedächtnisstütze, Protokoll oder To-Do-List dienen.
Die Erweiterung ist mit Outlook 2007 und 2010 kompatibel und kann auch als 30-tägige Testversion heruntergeladen werden.
- CI-Out of Office ManagerCI-Out of Office Manager by Downloads, Version 1, tools-file-1120-ci-out-of-office-manager-html (0 B) - Bei dieser Erweiterung handelt es sich um einen Abwesenheitsassistenten für Unternehmen und Organisationen, welcher eine Optimierung der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern oder den Organisationsmitgliedern verspricht. Durch die Funktionen des Assistenten werden Sie Zeit einsparen und mit einer höheren Produktivität durch das Mangement von Abwesenheit rechnen können.
Der Verwendungszweck liegt also im Wesentlichen in der Möglichkeit einer zentralen Vereinheitlichung und Verwaltung von Weiterleitungen und Abwesenheit.
Sowohl für Gruppen (z.B. Personalabteilung oder bestimmte Vereinsmitglieder) als auch für Einzelpersonen können Layouts und unterschiedliche Funktionen und Vorgänge angepasst werden. Darüber hinaus können von Ihnen definierte Benutzer sich sämtliche Einstellungen anderer ansehen und verändern (das macht z.B. dann Sinn, wenn ein Abteilungsleiter die Abwesenheits-Meldung eines Mitarbeiters überprüfen möchte).
Aber auch hervorzuheben ist die Funktion der Terminierung, welche durch die Software ermöglicht wird. Jeder Benutzer kann Termine im Vorfeld planen. Durch die Software werden dann, zu den von den Benutzern gewünschten Zeitpunkten, entsprechende Abwesenheitsnotizen oder Vorgänge automatisch gesetzt und ausgelöst.
Die Integration der Erweiterung in Ihr Unternehmen oder in Ihre Organisation sollte sich für Sie problemlos gestalten. Eine Installation des Assistenten ist nicht notwendig. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen und übersichtlich. So ist keine umfassende Einarbeitung notwendig. Mit wenigen Worten haben Sie alles notwendige Ihren Mitarbeitern erklärt. Sie selber verfügen über ein ordentlich strukturiertes und einfach verständliches Handbuch im PDF-Format.
- Policy PatrolPolicy Patrol by Downloads, tools-file-1119-policy-patrol-html (0 B) - Die Erweiterung Policy Patrol erlaubt es, die Signaturen am Ende von E-Mails firmenweit einheitlich zu gestalten.
Signaturen haben zwei hauptsächliche Funktionen. zum einen sind sie Teil der Repräsentation des unternehmens nach außen, zum anderen beinhalten sie oft rechtliche Hinweise. Es ist daher von großer Bedeutung, die Signaturen von E-Mails, die von Firmenadressen verschickt werden, so einheitlich wie möglich zu gestalten.
Policy Patrol erlaubt es, eine Vorlage für E-Mail-Signaturen zu erstellen, die automatisch mit den Informationen des Absenders (Name des Mitarbeiters etc.) erzeugt wird, und die an alle E-mails des unternehmens angehängt wird. Die Erweiterung arbeitet dabei direkt mit Outlook und erfordert keinen Exchange-Server. Policy patrol ist mit Outlook 2003 und neueren Versionen kompatibel.
- EdgeSafe PST2PST BackupEdgeSafe PST2PST Backup by Downloads, tools-file-1118-edgesafe-pst2pst-backup-html (0 B) - Microsoft Outlook dominiert den Markt der E-Mail Clients, besonders im geschäftlichen Bereich. Trotzdem überzeugt die Software nicht in allen Bereichen, so fehlt etwa die Möglichkeit, Outlook-Daten zentral zu sichern und somit dem Datenverlust vorzubeugen. Genau diese fehlende Komponente bietet EdgeSafe PST2PST Backup. Die Software ermöglicht die Sicherung der Outlook-Daten von mehreren Rechnern. Dabei werden die Daten im nativen Dateiformat .pst (Personal STore) gesichert. Dies garantiert eine reibungslose Wiederherstellung. Obwohl keine Komprimierung in ein anderes Dateiformat angewendet wird, wird die Datendatei trotzdem komprimiert - dazu können vordefinierte Ordner aus der Sicherung ausgeschlossen werden (Beispielsweise der Papierkorb oder ein Junk/Spam Ordner). Ein weiterer Vorteil wird vom Hersteller in der Funktion des inkrementellen Backups vorgestellt. Dadurch wird weniger Speicherplatz benötigt, gleichzeitig aber für eine möglichst enge Backupdichte gesorgt. Die Backups werden von zentraler Stelle verwaltet und gespeichert, eine Berichtsansicht ist möglich. Allerdings soll nicht nur eine Oberfläche zur Verwaltung zur Verfügung stehen, sondern auch eine Bedienmöglichkeit für Endbenutzer zur Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts. Dabei bleibt EdgeSafe PST2PST Backup jedoch im normalen Betrieb für den Endbenutzer kaum spürbar. Eine Beeinträchtigung des täglichen Arbeitens finde laut Hersteller durch den Backup-Prozess nicht statt. Die Software ist in Lizenzpaketen ab 5 Endbenutzern verfügbar und kann mit allen Versionen von Microsoft Outlook ab Version 2000 benutzt werden, ausgeschlossen sind 64-bit Versionen.