Wenn Sie einen Kalender für einen anderen Benutzer freigeben, entweder in einem Exchange-Geschäftskonto oder in Outlook.com, solange die Berechtigungen ausreichen, damit die andere Person Ihre Termindetails sehen kann, sieht sie die den Terminen zugewiesenen Kategorien, wenn auch vielleicht nicht die Kategoriefarbe.
Um die Kategoriefarben sehen zu können, muss der Kalender mit der Leseberechtigung „Alle Details“ freigegeben werden, was in Microsoft 365 mindestens „Kann alle Details sehen“ (rechte Maustaste auf den Kalender -> Freigabeberechtigungen…) bedeutet. In einem Exchange On-Prem-Server oder bei Verwendung des älteren Berechtigungsdialogs ist es die Berechtigung „Prüfer“.
Bei Outlook.com-Konten gibt es nur zwei Möglichkeiten für die Berechtigungen, entweder „Kann bearbeiten“ oder „Kann alle Details anzeigen“, die beide die Berechtigung für alle Details beinhalten. Daher sollten Outlook.com-Benutzer immer Ihre Kategoriefarben sehen (und die Kategorienamen im Kategoriemenü sehen, wenn sie in Ihrem Kalender nachsehen).
In Geschäftskonten sieht die Person, für die Sie den Kalender freigegeben haben, die Farben der Kategorien nicht (es sei denn, sie hat dieselbe Kategorie in ihrer Hauptkategorienliste), wenn sie nicht über eine Berechtigungsstufe verfügt, die alle Details enthält.
