Wir haben eine lange Verteilerliste (oder Kontakte-Gruppe, wie so etwas jetzt seit Outlook 2010 genannt wird), an die wir eine Nachricht verschicken möchten. Da wir nicht das BCC-Feld verwenden wollen und eventuell auch die Nachrichten etwas persönlicher gestalten möchten, haben wir nachgeschaut, ob man die Verteilerliste als Ausgangspunkt eines Kettenbriefes verwenden kann. Aber ist das überhaupt möglich?
Es ist leider nicht möglich, so etwas direkt als Option eines Kettenbriefes umzusetzen. Allerdings benötigt man nur einige zusätzliche Klicks, um eine Verteilerliste oder Kontakte-Gruppe als Quelle für einen Kettenbrief zu nutzen.
Eine Verteilerliste als txt-Datei abspeichern:
Der Trick besteht darin, die gewünschte Verteilerliste als eine txt-Datei abzuspeichern. Dadurch wird eine Datei mit begrenzten Reitern erzeugt, welche alle eingefügten Namen und Adressen der Kontakte besitzt. Sobald man so eine txt-Datei erstellt hat, kann man einen Kettenbrief in Word starten, wobei man statt dem Kontakte-Ordner von Outlook die gespeicherte txt-Datei als Quelle auswählt. Word wird automatisch die Abgrenzung in Reiter als Spalten umwandeln, wobei die erste Spalte als “Verteilerliste_Name” oder “Kontakte-Gruppe_Name” bezeichnet wird und die zweite Spalte dann nach der eigentlichen Verteilerliste oder Kontakte-Gruppe benannt wird, wie sie auch in Outlook angezeigt wird.
Die Namen dieser Spalten können dazu verwendet werden, um Grüße einzufügen und eine Nachricht besonders zu adressieren.
Wichtig: Es werden eine Reihe weißer Linien und eine “Mitglieder”-Linie zu der Textdatei hinzugefügt, welche deaktiviert werden müssen, wenn man seine Kontakte auswählt (siehe Bild oben).
Extra Tipp: Sollten die Aufzeichnungen in der txt-Datei auch die e-Mail Adresse anstatt eines Namens oder andere Fehler beinhalten, kann man diese schnell bearbeiten, ohne Word verlassen zu müssen. Dazu wählt man im Feld “Datenquelle” die txt-Datei aus und klickt auf den “Bearbeiten”-Button in der unteren linken Ecke.
Add-Ons für eine schnellere Kettenbrief-Erstellung nutzen:
Wenn man öfter Kettenbriefe für Verteilerlisten verwendet, aber nicht jedes Mal die Zeit oder die Lust dazu hat, diese in getrennte Kontakte umzuwandeln, dann könnte eines der folgenden Add-Ons interessant sein und die Möglichkeit bieten, die Verkettung schneller vorzunehmen.
Send Personally von MAPILab:
Das Add-On “Send Personally” erledigt die Erstellung eines Kettenbriefes automatisch für den Nutzer. Man muss lediglich alle Empfänger und Verteilerlisten in das “An”-Feld eingeben, wie man es auch normalerweise tun würde und dann die Nachricht über den “Send Personally”-Button verschicken. Es lassen sich auch Variablen in der Begrüßungszeile oder an jeder anderen Stelle in der Nachricht einfügen, welche dann durch den Namen des Empfänger ersetzt werden. Zusätzlich ist das Versenden von Nachrichten mit Anhängen möglich.
“Send Individually” von Sperry Software:
Das Add-On “Send Individually” kann das Gleiche machen wie auch das Add-On “Send Personally”, aber es gibt dem Benutzer mehr Kontrolle über die Erstellung des Kettenbriefes.
– Es lassen sich zeitversetzte und bevorzugte Versendungen einrichten, um den Computer und den e-Mail Server beim Erstellen und Versenden der Nachrichten zu entlasten.
– Man kann sich einen Bericht mit den Ergebnissen anfertigen lassen, um zu sehen, welche Nachrichten erfolgreich verschickt wurden und welche fehlgeschlagen sind.
– Es lässt sich ein Ersatz-Text einrichten für den Fall, dass bei einem Kontakt nicht der Vorname, der Nachname oder die Bezeichnung der Firma gefunden werden kann.
– Das Add-On räumt hinter sich auf, indem es automatisch die Kettenbriefe aus dem Gesendet-Ordner entfernt.