Erhalten Sie Täglich Dutzende von E-Mails, die Informationen zu verschiedenen Projekten, Aufgaben und Fristen enthalten? Jede dieser E-Mails erfordert ihre Aufmerksamkeit, Entscheidungen und oft die Erstellung neuer Aufgaben in ihrem Kalender. Das manuelle Verarbeiten dieser Informationen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern birgt auch das Risiko, dass wichtige Details übersehen werden oder verloren gehen.
Outlook Aufgaben automatisch erstellen
Das folgende Skript durchsucht den Betreff der eingehenden E-Mail nach einem spezifischen Stichwort (z.B. „Projekt Update“). Wenn eine E-Mail mit diesem Stichwort gefunden wird, erstellt das Skript automatisch eine neue Aufgabe in Outlook. Diese Aufgabe enthält den Betreff und den Absender der E-Mail im Aufgabenbetreff sowie den Inhalt der E-Mail in der Aufgabenbeschreibung. Zusätzlich wird ein Fälligkeitsdatum festgelegt, und es wird eine Erinnerung aktiviert.
Public Sub ErstelleAufgabeBeiSpezifischemEmailBetreff(Item As Object)
Dim meinTask As Outlook.TaskItem
Dim stichwort As String
Dim emailAlsAufgabe As Outlook.MailItem
' Stellen Sie sicher, dass der Trigger ein MailItem ist
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set emailAlsAufgabe = Item
stichwort = "Projekt Update" ' Das Stichwort, nach dem im Betreff gesucht wird
' Überprüfen, ob der Betreff das Stichwort enthält
If InStr(1, emailAlsAufgabe.Subject, stichwort, vbTextCompare) > 0 Then
' Eine neue Aufgabe erstellen
Set meinTask = Application.CreateItem(olTaskItem)
With meinTask
.Subject = "Bearbeiten: " & emailAlsAufgabe.Subject & " von " & emailAlsAufgabe.SenderName
.Body = "E-Mail von " & emailAlsAufgabe.SenderEmailAddress & vbNewLine & vbNewLine & _
emailAlsAufgabe.Body
.DueDate = DateAdd("d", 7, Now) ' Fälligkeitsdatum in einer Woche
.ReminderSet = True
.ReminderTime = DateAdd("d", 6, Now) + TimeValue("09:00:00") ' Erinnerung am Morgen, 6 Tage ab jetzt
.Save
End With
End If
Set meinTask = Nothing
Set emailAlsAufgabe = Nothing
End Sub
Wie Sie das Skript verwenden
- Öffnen Sie den VBA-Editor in Outlook: Drücken Sie
Alt + F11in Outlook. - Fügen Sie ein neues Modul hinzu: Gehen Sie im VBA-Editor auf
Einfügen>Modul, um ein neues Modul zu erstellen. - Kopieren Sie das obige Skript: Fügen Sie das Skript in das neue Modul ein.
- Speichern und schließen: Speichern Sie Ihre Arbeit und schließen Sie den VBA-Editor.
- Erstellen Sie eine Outlook-Regel: Legen Sie eine Regel fest, die dieses Skript ausführt, wenn eine E-Mail eingeht, die den spezifischen Kriterien entspricht. Wählen Sie als Aktion “ein Skript ausführen” und wählen Sie das gerade erstellte Skript aus.
Dieses Skript demonstriert die Flexibilität und Leistungsfähigkeit von VBA in Outlook für die Automatisierung von Aufgaben. Es kann als Basis für komplexere Automatisierungsaufgaben dienen und entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen angepasst werden.