Automatische Datensicherung mit OL2002/2003
Da häufig nach der Möglichkeit der Datensicherung in OL gefragt wird,fasse ich hier mal das wichtigste zusammen.
(Nachfolgender Text geht von mehreren EMailkonten und einer Großen Anzahl von Mails aus)
Grundüberlegungen:
Sicherlich ist es nicht sinnvoll alle EMails,Kontakte usw. nur in dem Ordner “Persönlicher Ordner” zu speichern. Man sollte sich überlegen die EMails vernünftig zu Verwalten. Dies macht man am besten durch sogenannte Datendateien,über Datei->Neu->”Outlook Datendatei” kann man sich beliebig viele “Hauptordner” anlegen. Das Ganze sieht dann z.B. so aus:
Alle Mails landen grundsätzlich erstmal im “Persönlichen Ordner”,man sollte je Konto also folgende Regel erstellen:
“Nach erhalt einer Nachricht über das Konto public Lastwebpage eine Kopie davon in den Ordner empfangene Objekte verschieben”,zusätzlich sollte man für das selbe Konto folgende Regel schreiben:
“Nach versenden einer Nachricht über das Konto public Lastwebpage eine Kopie davon in den Ordner gesendete Objekte verschieben”
das Ganze sieht nach erhalt einer Nachricht dann so aus:
So jetzt hat man aber die selbe Mail doppelt,um dieses zu ändern geht man wie folgt vor:
Extras->Optionen->Weitere->Autoarchivierung
Wenn man die Einstellungen vorgenommen hat,klickt man bitte auf “Einstellungen für alle Ordner anwenden”,sämtliche neue,geänderten Objekte werden jetzt nach einem Tag archiviert.Um diese “Kopie der Mail” zu löschen öffnet man den “Perönlichen Ordner”,in dem ja alle Mails landen,klickt jeden Ordner mit der rechten Maustaste an,Eigenschaften->Autoarchivierung und stellt da folgendes ein:
So jetzt werden alte Elemente nach 24 Stunden in diesem Ordner gelöscht.
“Na schön und gut,aber eine Datensicherung ist das ja immer noch nicht!”
Dazu geht man wie folgt vor,auf der Seite
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=8b081f3a-b7d0-4b16-b8af-5a6322f4fd01&DisplayLang=de
das angegeben “COM-Add” In installieren,anschließend findet man unter dem Menüpunkt Datei den Eintrag “Sicherungskopie” unter “Optionen” kann man jetzt einstellen wie oft das passieren soll,und wohin diese Kopie gestellt werden soll.
Gelegendlich kommt es vereinzelt zu Problemen mit diesem Add In,in einem solchen Fall geht man bitte wie folgt vor: Nachdem OL mit der Fehlermeldung gestartet ist klickt man auf ?->Info->”Deaktivierte Elemente” und aktiviert es wieder,zusätzlich unter Extras->Optionen->Weitere->Erweiterte Optionen->COM Add-Ins prüfen ob das Add In auch ausgewählt ist.
Zu der Datensicherung selber,auf CD,Netzwerklaufwerk usw. möge sich der Leser selber Gedanken machen.Zusätzlich sollte er dabei aber folgende Programme starten:
Start->Programme->MS Officic->Office Tools->
“Microsoft Office 2003 Assistent zum Speichern eigener Einstellungen” und
Start->Programme->zubehör->systemprogramme->
“Übertragen von Dateien und Einstellungen”
Damit sind die Konteneinstellungen dann auch gesichert.Zur Sicherheit sollte man diese aber trotzdem auf einem Blatt Papier notieren.
So,das wars bei Nachfragen bitte ich mir eine Nacricht zukommen zu lassen,oder eine entsprechende Frage ins Forum zu stellen.