Für die meisten gesendeten Mails bevorzugen wir es eine Kopie des abgeschickten Inhalts in unseren gesendeten Nachrichten zu behalten, was der voreingestellte Standard bei Outlook ist.
Allerdings halten wir es in einigen Fällen oft nicht für notwendig, eine Kopie zu behalten. Zum Beispiel bei erneutem Senden oder Weiterleiten einer Nachricht oder auch, wenn diese einen (großen) Anhang beinhaltet.
Wäre es für diese Fälle nicht möglich, Outlook nachfragen zu lassen, ob ich eine Kopie der Nachricht behalten möchte oder nicht?
Outlook verfügt nicht über eine Funktion der Eingabeaufforderung, ob eine Kopie der gesendeten Nachricht behalten werden soll, aber es verfügt über die Möglichkeit, eine gespeicherte Kopie zu verhindern. Indem man diese "Nicht speichern"-Option einstellt, müssen im Nachhinein die gesendeten Mails nicht mehr gelöscht werden.
Die "Nicht speichern"-Option in der Menüleiste
Die "Nicht speichern"-Option in der Menüleiste.
Diese Einstellung kann beim Erstellen einer Nachricht im Bereich der Optionen gefunden werden. Hier befindet sich ein Feld namens "Gesendetes Element speichern", was ein anzukreuzendes Feld für "Nicht speichern" beinhaltet.
"Nicht speichern" in der Schnellzugriffsleiste
Um diese Option in die Schnellzugriffsleiste zu verschieben, muss man einfach einen Rechtsklick auf das Feld ausführen und "Zur Schnellzugrifsleiste hinzufügen" anwählen.
Anmerkung: Während man das Fenster zum Ankreuzen in der Schnellzugriffsleiste anwählen kann, um das Speichern gesendeter Nachrichten im entsprechenden Ordner zu verhindern, ist es jedoch nicht möglich, diese Funktion im Nachhinein rückgängig zu machen, falls man es sich doch anders überlegt hat. Tut man dies, wird es für eine kurze Weile so bleiben, aber nach einiger Zeit in den alten Zustand zurückverfallen. Um diese Funktion tatsächlich und dauerhaft zu deaktivieren und eine Kopie der ausgehenden Nachricht zu speichern, muss auf das Feld "Speichere gesendetes Objekt unter" geklickt werden und "Standardordner auswählen" oder "Anderer Ordner…" angewählt werden.