Exportfilter-Kriterien für Outlook erstellen

Outlook

 Wir wollen lediglich einen beschränkten Teil unseres Posteingangs exportieren, aber es sieht so aus, als wäre es nur möglich, einen gesamten Ordner auszuwählen.

Wie können wir einen Filter einbauen, sodass wir nur Nachrichten exportieren, die zu einer bestimmten Kategorie innerhalb eines spezifischen Zeitrahmens gehören oder von bestimmten Kontakten sind?

 Dies ist etwas, was Outlook nicht direkt über die Export-Optionen regeln kann, aber es gibt verschiedene Filter-Optionen, welche wir in Outlook nutzen können, bevor wir den Export-Prozess starten.

Eine andere Möglichkeit wäre, einen Filter anzuwenden, nachdem wir alle Ordner exportiert haben, welche die Daten enthalten, die wir benötigen. Wenn wir in eine csv-Datei oder in eine xls-Datei exportiert haben, können wir ebenso direkt in Excel filtern.

Filter: Benutzerdefinierte Ansicht, Suchabfrage und Suchmappen

Es gibt in Outlook viele Wege unsere Nachrichten, Kalender-Einträge und Kontakte zu filtern. Wir können einen Filter über die benutzerdefinierte Ansicht verwenden, eine Suchabfrage tätigen (über Sofortsuche oder Erweiterte Suche) oder eine Suchmappe anlegen.

Wenn wir die Einträge herausgefiltert haben, welche wir für den Export benötigen, können wir die Ergebnisse in einen neuen Ordner kopieren, den wir dann exportieren. Wenn wir die Ergebnisse in eine pst-Datei exportieren möchten, können wir auch eine neue pst-Datei erstellen und dann alle Einträge direkt in diesen Ordner kopieren, anstatt die Export-Funktion zu nutzen.
Benutzerdefinierte Ansichten, Suchabfragen und Erweiterte Suche haben alle fast dieselben Filter-Optionen.

Erstellen eines gefilterten Exports mittels Regel-Funktion

Viele der Filter-Kriterien sind ebenfalls über die Regel- und Benachrichtigungen-Funktion in Outlook verfügbar. Wenn wir „verschieben -> in Ordner kopieren…“ verwenden, können wir die Einträge, welche wir in einen anderen Ordner oder eine pst-Datei exportieren möchten, schnell kopieren.

Mittels „Regel erstellen…“ können wir bereits empfangene Nachrichten in ausgewählten Ordnern bearbeiten. Wenn wir den Export abgeschlossen haben, können wir diese Regel einfach löschen oder deaktivieren.
 Manuell eine Regel anwenden, um bereits erhaltene Nachrichten zu filtern.

Spezifische Bereiche exportieren

Wenn wir nur spezifische Felder exportieren müssen, dann können wir auch eine kundenspezifische Tabellenansicht mit den Rubriken der Felder, die wir benötigen, schaffen und kopieren die Ergebnisse direkt in Excel.

Ein Beispiel, wie wir das mit einem Kontakte-Ordner machen, findet sich in diesem Ratgeber: Kontakte in Excel kopieren. Diese Methode des Exportierens in Excel kann ebenso in anderen Ordnern, wie z. B. im Nachrichten- oder Kalender-Ordner, angewandt werden.

Eine andere Möglichkeit wäre, den freien CodeTwo Outlook Export Add-In zu nutzen, welcher ebenfalls die meisten exportierfähigen Tabellen besitzt und die Ergebnisse in eine csv-Datei exportiert.

Filter in Excel anwenden

Anstatt die Filterung in Outlook durchzuführen, können wir auch zuerst einen ganzen Ordner in eine csv-Datei oder in eine xls-Datei exportieren und die Filterung dann in Excel vornehmen.

Obwohl diese Export-Methode eventuell länger dauert und größere Exportdateien erzeugt, könnte sie dennoch der vorzuziehende Weg sein. Zum Beispiel wenn wir die exportierte Datei auf verschiedene Weise verwenden und viele Datensätze mit überlappenden Resultaten nutzen möchten.

Um einen Filter in Excel zu setzen, nutzen wir:

Excel 2003
Datei -> Filter-> Autofilter

Excel 2007 und Excel 2010
Register: Start-> Gruppe: Suchen-> Button: E-Mail filtern

Ein Beispiel wie die Filter-Funktion mit Kalender-Einträgen zu nutzen ist, finden wir in dem folgenden Schnelltipp: Drucken oder erstellen einer Liste von Daten für ein wiederkehrendes Meeting
 Der Vorgang zum Anwenden von Filtern auf bereits exportierte Nachrichten oder Kontakte ist derselbe.

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