Meine Mailboxgröße ist wie in Gmail berichtet 7,3 GB. Jedenfalls ist meine Mailbox laut Outlook 15 GB groß und meine .pst-Datei 19 GB.
Was soll dieser große Unterschied und wie kann man den Speicherplatz reduzieren, den die .pst-Datei benötigt?
Um die Größe der Box zu reduzieren, geht man wie folgt vor.
Zunächst geht man in den .pst – Ordner.
Bei Outlook 2007 geht man in die Datei Datendateiverwaltung. (Ist Standardgemäß gesetzt).
Bei Outlook 2010: Registerkarte Datei – > Informationen – > Kontoeinstellungen – > Registerkarte Datendateien. Diese trägt ein Häckchen.
Um den E-Mail-Konten eigene .pst – Ordner zuzuweisen, öffnet man über Extras -> Kontoeinstellungen den Kartenreiter “E-Mail“.
Da der Persönliche Ordner nicht direkt geöffnet werden kann, kopiert man ihn zunächst woanders hin und entfernt das Merkmal “schreibgeschützt“.
Wenn man schließlich im Menü “Persönliche Ordner” angelangt ist, kann man auf die Schaltfläche “jetzt komprimieren” klicken und mit “OK” bestätigen.
Ähnlich wie bei der englischen Version – hier geht es so:
.pst-Datei komprimieren
Nachdem man sich vom All Mail – Ordner abgemeldet hat, kann man Outlook zwingen, die .pst-Datei direkt zu komprimieren und zwar so, dass die Größe der Pst-Dateien reduziert und der Speicherplatz wieder frei wird.
1. Rechtsklick oben auf die Gmail Mailbox und “Eigenschaften” auswählen.
2. Klicken auf “Erweitert“.
3. Klicken auf “Komprimieren“.
Anmerkung 1: Auch nachdem man die .pst-Datei komprimiert hat, könnte sie immer noch 25% oder sogar bis zu 40% größer sein als die angezeigte Mailbox Größe in Outlook. Das ist deshalb so, weil die Pst-Datei auch versteckte Elemente enthält wie Indexe, Regeln, Ansichten, Formate, Schnellschritte und andere Meta-Daten.
Anmerkung 2: Abhängig von der Größe der .pst-Datei und der Geschwindigkeit der Festplatte, kann der Komprimierungsprozess eine Weile dauern, den Computer verlangsamen und den Zugang zu Outlook blockieren. Man kann sich auch entscheiden, den Komrimierungsprozess über Nacht laufen zu lassen.
Mehr Information über das komprimieren” findet man auch hier: Outlook archivieren