Wir neigen dazu, lange Namen von Projekten auf besondere Weise abzukürzen, um beim Schreiben von eMails Zeit zu sparen. Nach 6 Monaten begannen wir jedoch unsere Kürzel zu verwechseln. Schon zuvor verließen wir uns immer darauf, dass „AutoKorrektur“ kleine Rechtschreibfehler ausbesserte, die beim schnellen Versand einer eMail auftreten können. Kürzlich hat uns ein Kollege nun einen fantastischen Weg gezeigt, wie wir „AutoKorrektur“ nutzen können, um auch unser Problem mit den Abkürzungen zu lösen. Denn: mit AutoKorrektur können Abkürzungen oder andere maßgeschneiderte Texte automatisch ausgeschrieben werden. Sie müssen dies also nicht länger selbst tun.
Das Einrichten von „AutoKorrektur“ ist einfach. Wenn Sie jedoch so viele Abkürzungen benutzen wie wir, kann es auch zeitaufwändig sein.
Einrichtung der bevorzugten Einstellungen von AutoKorrektur
1. Klicken Sie auf „Extras“ und anschließend auf „Optionen“.
2. Wählen Sie im neu geöffneten Fenster die Registerkarte „E-Mail-Format“ aus.
3. Klicken Sie die Schaltfläche „Editor-Optionen“.
4. Wählen Sie die Option „Dokumentprüfung“ aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „AutoKorrektur-Optionen“.
5. Klicken Sie im neuen geöffneten Fenster auf die Registerkarte „AutoKorrektur“.
Nun können wir eine Abkürzung eingeben, die später automatisch ausgeschrieben werden soll. Als Beispiel verwenden wir DIHK (diese Abkürzung steht für „Deutscher Industrie- und Handelskammertag“; eine Gesellschaft für berufliche Bildung und Organisation zur Förderung der IHK-Weiterbildung).
Da die Abkürzung nicht unbedingt immer ausgeschrieben werden soll, schreiben wir dahinter das Symbol „>“. Es werden also nur Kürzel, die mit diesem Symbol versehen sind, automatisch ausgeschrieben. Somit können wir DIHK oder DIHK> schreiben; je nachdem, was wir sagen wollen.
7. Schreiben Sie die Abkürzung „DIHK>“ in das Feld „Ersetzen“ und die ausgeschriebene Version „Deutscher Industrie- und Handelskammertag“ in das Feld „Durch“.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und Sie haben AutoKorrektur erfolgreich konfiguriert, Ihre Abkürzung künftig auszuschreiben.
Wir haben inzwischen einige Abkürzungen und Phrasen gespeichert, die wir regelmäßig nutzen. Dies spart uns eine Menge Zeit, denn wir müssen sie nicht mehr ausschreiben. Da Outlook Word zum Schreiben von eMails nutzt, funktioniert die Nutzung der Abkürzungen auch in Word. Weitere Einstellungen sind nicht nötig.