Müssen Sie häufiger Notizen von Telefongesprächen Ihren Kollegen oder Freunden zukommen lassen oder möchten Sie diese selber in Ihrem Journal ablegen? Wenn ja, sollten Sie sich den Vorgang über Outlook etwas vereinfachen, indem Sie während des Gespräches Ihre Telefonzeit und den Inhalt dokumentieren. So können Sie schnell auf besprochene Sachverhalte zurückgreifen.
Gehen Sie in den Kontakte Ordner und wählen Sie hier den Eintrag bzw. die Person aus, zu der Sie eine Telefonnotiz ablegen möchten bzw. mit der Sie telefonieren. In dem geöffneten Kontakt-Fenster gehen Sie in das Menü Datei/Neu/Journaleintrag (Strg + Umschalttaste + J), wo sich ein neues Fenster öffnet und klicken Sie hier auf den Knopf Zeitmessung beginnen. Sie sollten auch einen passenden Betreff eingeben und im großen leeren Feld während des Telefongespräches den Inhalt der Unterhaltung eintragen. Wenn Sie das Gespräch abgeschlossen haben klicken Sie auf den Button Zeitmessung beenden und anschließend oben auf den Button Speichern und Schließen. Nun ist der Anruf archiviert. Um sich die Liste aller Telefonnotizen anzeigen zu lassen, gehen Sie in das Menü Ansicht/Gehe zu/Ordner und hier wählen Sie Journal. Hier gehen Sie nun über das Menü Ansicht/Aktuelle Ansicht auf Telefonanrufe. Jetzt sehen Sie alle Telefonnotizen, die Sie erstellt haben.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Journaleintrag bzw. eine Telefonnotiz klicken, erscheint ein kleines Kontextmenü, in dem Sie die Auswahl Weiterleiten finden. Mit dieser Funktion können Sie die aktuelle Telefonnotiz an Ihren Kollegen oder andere Personen als Email versenden.
Sie können sich die Telefonnotizen auch nach den entsprechenden Personen sortieren lassen in dem Menü Ansicht/Aktuelle Ansicht/Nach Kontakt.