Outlook Abwesenheitsregel leitet unsere Mails nicht automatisch weiter

Outlook

Wir haben im Abwesenheitsassistenten eine Regel hinzugefügt, um Mails immer dann an eine andere E-Mail-Adresse weiterzuleiten, wenn wir die Abwesenheitsnotiz aktiviert haben. Das scheint allerdings nicht zu funktionieren. Als wir es ausprobiert haben, haben wir zwar eine Abwesenheitsnotiz erhalten, die Mail wurde aber nicht weitergeleitet.
Was machen wir falsch und was können wir tun, damit es funktioniert?

Aller Wahrscheinlichkeit nach haben Sie gar nichts falsch gemacht, außer, dass der Exchange Server Ihres Unternehmens so eingestellt ist, dass er automatische Weiterleitungen ins Internet verbietet (was der Sicherheitsstandard ist). Die Regel funktioniert, wenn die Einstellungen so geändert werden, dass die Nachricht zu einer anderen Adresse innerhalb Ihres Unternehmens weitergeleitet werden kann.
Ändern der Einstellung zur Automatischen Weiterleitung in Exchange
Anstatt Mails während Ihrer Abwesenheit zu einer anderen Adresse weiterleiten zu lassen, würden wir unseren Exchange-Administrator fragen, ob es möglich ist, von außen auf Mails des Unternehmens zuzugreifen, beispielsweise mit OWA, Outlook Anywhere oder VPN.
Wenn das keine Option ist und es keinerlei Einwände gibt, die Mails automatisch weiterzuleiten, so kann ihr Exchange-Administrator dies auf folgende Weise konfigurieren: Allow Automatic Forwarding/Replying to the Internet.
Anmerkung für den Administratoren: Hier können Sie auch einstellen, ob Abwesenheitsnotizen an Personen außerhalb des Unternehmens geschickt werden sollen oder nicht.

Eine zusätzliche externe Weiterleitungsadresse im Postfach
Ein anderer Lösungsweg ist, Ihren Administrator zu fragen, ob er eine Weiterleitungsadresse zu Ihrem Postfach auf dem Exchange Server hinzufügen kann. Dies lässt sich so konfigurieren, dass Mails sowohl im Postfach Ihres Unternehmens als auch in Ihrem externen/privaten Postfach ankommen. Natürlich würde das für alle Ihre Nachrichten gelten, nicht nur dann, wenn Ihre Abwesenheitsnotiz aktiviert ist.
Einstellen einer Weiterleitungsregel bei aktivierter Abwesenheitsnotiz
Wenn die automatische Weiterleitung ins Internet erlaubt ist, so können Sie die Abwesenheitsregel folgendermaßen einstellen, damit Ihre Nachrichten weitergeleitet werden:

1. Outlook 2003 und frühere
a. Extras -> Abwesenheits-Assistent… -> Schaltfläche „Regel hinzufügen…

2. Outlook 2007
a. Extras -> Abwesenheits-Assistent -> Schaltfläche „Regel hinzufügen…

3. Outlook 2010
a. Datei -> Information -> Schaltfläche „Automatische Antworten“-> Schaltfläche „Regeln…“ -> Schaltfläche „Regel hinzufügen…

Wenn Sie wollen, dass alle Nachrichten während der Abwesenheit weitergeleitet werden, lassen Sie alle anderen Auswahlmöglichkeiten frei und aktivieren Sie nur die „Weiterleiten“-Option. Geben Sie die Adresse ein, zu der Sie die Nachrichten weitergeleitet haben wollen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche „An…“ um eine Adresse aus Ihrem Adressbuch zu wählen.
 

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