Wenn eine Datei in Outlook gelöscht oder aus dem Ordner "Gelöschte Dateien" entfernt wird, ist sie immer noch nicht ganz verschwunden.
Die pst-Datei auf der Festplatte, eine integrierte Datensicherung, wird nicht zwangsläufig kleiner bis man sie manuell komprimiert.
Dies ist möglich im Menü "Datei" im Persönlichen Ordner unter "Datenverwaltung" bei "Einstellungen".
In der Registerkarte "Allgemein" muss "Jetzt komprimieren" angewählt und mit OK bestätigt werden.
Bis die Datei überschrieben wird, werden die Informationen weiterhin in der pst-Datei aufbewahrt, um jederzeit wiederhergestellt werden zu können .
Es ist jedoch vorzuziehen, dass die Dateien sofort endgültig gelöscht werden und wieder Speicherplatz verfügbar ist, ohne, dass man sich immer selbst darum kümmern muss.
Wie also kann man Outlook so konfigurieren, dass nach einem Löschvorgang die entsprechenden Dateien automatisch restlos entfernt werden?
Der Grund dafür, dass sich die pst-Datei von Outlook nicht nach jedem Löschvorgang anpasst sprich kleiner wird, liegt darin, dass das Programm mit einem festen Betrag an Speicherplatz, der immer nur in einem bestimmten Rahmen "aufgefüllt" bzw." geleert" wird, stabiler und schneller läuft, da nicht jedes Mal Informationen umgeschichtet werden müssen.
Durch die Änderung an PSTNullFreeOnClose räumt Outlook selbstständig für Sie auf
Anwenden des automatischen Komprimierens über die Registry
Man kann Outlook dazu zwingen, den Speicherplatz der pst-Datei freizugeben, indem man wie oben beschrieben manuell komprimiert oder indem man das Programm über das Ändern des entsprechenden Eintrags in der Windows Registrierungsdatenbank anweist dies nach jedem Schließen von Outlook zu tun.
Man öffnet die Registry, indem man in der Konsole "Ausführen" im Windows Startmenü "regedit" eingibt und mit Enter bestätigt.
In dem neuen Fenster, das sich öffnet, klickt man sich durch die Ordner links im Verzeichnis bis zu folgendem Punkt:
Key: HKEY_CURRENT_USER->Software->Microsoft->Office->version>->Outlook->PST
Rechts sollte dann bei "PSTNullFreeOnClose" der Typ "REG_DWORD" angegeben und der aktuelle Wert unter "Daten" angezeigt werden.
Per Rechtsklick lässt sich unter "Ändern" der Wert auf 1 setzen, was dafür sorgt, dass beim Schließen von Outlook gelöschte Dateien sofort restlos entfernt werden. Der Ordner "Gelöschte Dateien" wird jedoch nicht automatisch geleert.
Achtung: Durch diese Veränderung kann es sein, dass Outlook (vor allem beim ersten Schließen nach der Änderung) wesentlich länger braucht, um das Programm zu beenden.