Wir haben in Outlook eine Liste von Kategorien erstellt, welche wir nicht verlieren möchten. Deshalb haben wir daran gedacht, eine Sicherungskopie zu erstellen. Leider konnten wir dafür aber keine Export / Import-Option finden.
Wie sichern wir unsere Kategorien und wie können wir sie, – wenn möglich -, außerdem zu einem anderen Mailprofil kopieren oder wiederherstellen?
In Outlook selbst gibt es keine Option die „Hauptkategorienliste“ zu sichern oder wiederherzustellen.
Sie können diese Einschränkung jedoch umgehen, indem Sie alle Ihre Kategorien einem einzigen Element zuordnen und dieses Element außerhalb von Outlook abspeichern. Anschließend können Sie dieses Element verwenden, um Ihre Kategorien selbst in einem anderen Mailprofil wiederherzustellen oder Sie können es für einen Kollegen / eine Kollegin freigeben.
Outlook 2007 – Outlook 2019
Outlook 2007 – Outlook 2019 speichern die Hauptkategorienliste in der Mailbox oder der pst-Datei selbst. Wenn Sie also Ihre pst-Datei sichern, dann werden Ihre Kategorien ebenfalls gesichert.
Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie Ihre Kategorien einfach freigeben oder in einem anderen Mailprofil verwenden können. Um dies zu ermöglichen, können Sie die folgende Methode anwenden:
Sichern
1. Erstellen Sie ein neues Notiz-Element (Tastenkombination: STRG+SHIFT+N).
2. Schreiben Sie “Kategorien” ein, um ihm einen Namen zu geben.
3. Schließen Sie das Notiz-Element.
4. Wechseln Sie zu Ihrem Notizen-Ordner (Tastenkombination: STRG+5).
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Kategorisieren -> Alle Kategorien…“
6. Wählen Sie alle Kategorien, die Sie sichern möchten, aus.
7. Speichern Sie die Notiz außerhalb von Outlook als msg-Datei über “Datei-> Speichern als…” oder indem Sie sie aus Outlook heraus- und in einen Explorer- Ordner oder auf Ihren Desktop ziehen. Standardmäßig wird sie als “Categories.msg” bezeichnet werden.
Wiederherstellen
1. Öffnen Sie Ihren Notizen-Ordner (Tastenkombination: STRG+5).
2. Ziehen Sie die „Categories.msg-“Datei aus dem Explorer und legen Sie sie in dem Notizen-Ordner ab.
3. Wechseln Sie zurück zur Mail-Navigation (Tastenkombination: STRG+1).
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oben auf Ihrem Mailboxordner-Set und wählen Sie „Eigenschaften“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Aufrüsten zu Farbkategorien…”.
Outlook wird Ihre Mailbox nach Elementen mit Kategorien abtasten, welche noch nicht in der Hauptkategorienliste aufgeführt sind und sie hinzufügen.
Hinweis: Als Alternative können Sie auch Outlook mit dem /remigratecategories Schalter starten.
Outlook 2003 und frühere Versionen
Outlook 2003 und frühere Versionen speichern die Hauptkategorienliste in der Hauptliste des Registry-Wertes (siehe weiter unten). Obwohl Sie diesen Registry-Schlüssel exportieren und dann später wieder importieren könnten, besteht der Nachteil dieser Methode darin, dass sie Ihre aktuelle Liste nicht ergänzt, sondern sie überschreibt. Um dieses zu umgehen, können Sie stattdessen folgende Methode verwenden.
Sichern
1. Erstellen Sie ein neues Notiz-Element (Tastenkombination: STRG+SHIFT+N).
2. Schreiben Sie “Kategorien” ein.
3. Schließen Sie das Notizelement.
4. Wechseln Sie zu Ihrem Notizen-Ordner (Outlook 2003 Tastenkombination: STRG+5).
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Kategorien…
6. Wählen Sie alle Kategorien, die Sie sichern möchten.
7. Speichern Sie die Notiz außerhalb von Outlook als msg-Datei Outlook über “Datei-> Speichern als…” oder indem Sie sie aus Outlook heraus- und in einen Explorer- Ordner oder auf Ihren Desktop ziehen. Standardmäßig wird sie als “Categories.msg” bezeichnet werden.
Wiederherstellen
1. Öffnen Sie Ihren Notizen-Ordner (Outlook 2003 Tastenkombination: STRG+5).
2. Ziehen Sie die „Categories.msg“-Datei aus dem Explorer und legen Sie sie in dem Notizen-Ordner ab.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Notizelement und wählen Sie „Kategorien“…..
4. In dem Feld oben auf der Liste der “Verfügbaren Kategorien” werden Sie alle Ihre Kategorien aufgeführt finden. Klicken Sie auf dieses Feld und kopieren Sie den Text (Tastenkombinationen: STRG+A, um den gesamten Text auszuwählen und STRG+C, um den Text zu kopieren).
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche: Hauptkategorienliste…
6. Setzen Sie Ihren Cursor auf das Feld „Neue Kategorien“ und fügen Sie den kopierten Text ein (Tastenkombination: STRG+V).
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hinzufügen”.
8. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um die offenen Dialogfelder zu schließen.
Registry- Schlüssel für Outlook 2003 und frühere Versionen
Wenn Sie keinen Wert auf die in Ihrer Hauptkategorienliste vorhandenen Kategorien legen, dann können Sie den folgenden Registry- Schlüssel exportieren.
HKEY_CURRENT_USER->Software->Microsoft->Office-><version>->Outlook->Categories
Um den Schlüssel zu exportieren, klicken Sie auf die Kategorientaste und wählen Sie “Exportieren”. Speichern Sie die reg-Datei mit einem sinnvollen Namen wie beispielsweise Outlook-Categories.reg.
Um den Schlüsel zu importieren, stellen Sie Ihre Kategorien in Outlook wieder her, doppelklicken Sie einfach auf die Taste Outlook-Categories.reg und bestätigen Sie die Warnung über das importieren von Registry-Dateien.
Kategorien-Tools für Dritte
Wenn es sich bei Ihnen um einen fanatischen Kategorien-Nutzer handelt, dann ist der VBOffice Category Manager ein sehr nützliches Add-In, welches Ihnen über ein Randfenster umgehenden Zugriff auf Ihre Kategorien ermöglicht, mehrere Kategorien mit einem einzigen Mausklick einrichtet, Sie daran erinnert, Ihre Elemente zu kategorisieren, Ihnen das Filtern Ihrer Kategorien liste ermöglicht, Kategorien exportiert, freigibt, synchronisiert und vieles mehr.
Wenn es Ihnen nur wichtig ist, unter den Kunden in Ihrem Netzwerk eine gemeinsame Liste geläufiger Kategorien zu haben, dann können Sie das kostenlose CodeTwo CatMan Dienstprogramm verwenden. Die Liste der Kategorien kann an einer zentralen Stelle verwaltet und sogar die Farben können vorher zugeordnet werden. Optional kann die Liste über einen WWW oder FTP Server anstelle der Freigabe durch ein lokales Netzwerk verteilt werden.
Dumme Frage 🙁 wo finde ich das Mailboxordner-Set? Oder was ist das?
Vielen Dank. Hat super geklappt. Auch wenn ich einige Dinge wie Mailboxordner-Set usw. doch zuerst sehr intensiv suchen musste. Aber am Ende habe ich alle meine 23 Kategorien wieder übernehmen können und ES FUNKTIONIERT PERFEKT sowohl bei bisherigen als auch bei neuen Einträgen.
Frage zu Kategorien: den Tipp, die Kategorienliste wieder herzustellen und zu sichern, habe ich befolgt, fürchte aber, dass ich damit nicht mein wahres Problem lösen kann:
Ich verwende bei meinen Kontakten Kategorien, um bestimmte Kreise von Empfängern gezielt ansprechen zu können, zum Beispiel Freunde Frankfurt, Musik, Rockmusiklovers usw. Ich muss aber feststellen, dass mir diese Kategorienzuteilung schon des Öfteren abhandengekommen ist, sie war einfach nicht mehr da bei den Kontakten. Ich habe im Verdacht, dass entweder ein update oder ein Upgrade die Ursache war, weiß es aber nicht. Gibt es dazu irgendeine Idee? Das händische nachtragen ist nicht praktikabel.