Aufgrund der Tatsache, dass Dateien, die an Nachrichten angehängt sind, viel Speicherplatz belegen und einen erheblichen Anteil am Datenverkehr ausmachen, sind Exchange-Administratoren oft gezwungen, bestimmte Anhänge zu blockieren, die von den Benutzern des Unternehmens gesendet und empfangen werden. Darüber hinaus können die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens und andere Vorschriften die Übertragung bestimmter Dateitypen per E-Mail verbieten. Wenn Mitarbeiter z.B. viel mit großformatigen Bildern arbeiten, ist es sinnvoll, die Übertragung von Bilddateien über freigegebene Ordner auf einem Dateiserver zu organisieren, anstatt die Ressourcen eines Exchange-Servers zu belasten. Ein naheliegender erster Schritt für Administratoren wäre es, Outlook-Gruppenrichtlinien zu verwenden und unerwünschte Dateitypen, nämlich JPEG, TIFF oder GIF, auf Client-Ebene zu blockieren.
Wenn sie jedoch bestimmte Anhänge auf der Ebene von Outlook durch die Einführung von Gruppenrichtlinien blockieren, belegen solche Dateien immer noch Speicherplatz auf dem Mailserver und nutzen indirekt andere Ressourcen wie z.B. die Suchindizierungsmaschine. Diese Tatsache bringt uns zu der Schlussfolgerung, dass die Anhänge auf der Ebene des Exchange-Servers blockiert werden müssen, nicht auf separaten Endgeräten.
Dafür steht Ihnen eine spezialisierte Verwaltungslösung namens Attachment Save for Exchange zur Verfügung. Es ist ein Zwei-Komponenten-Tool, das sowohl Microsoft Exchange Server 2003 -2019 als auch Microsoft Small Business Server 2011 unterstützt. Die erste Komponente, die Verwaltungskonsole, kann auf jedem beliebigen Endgerät der Domäne installiert werden. Auf der Serverseite wird die Aufgabe von einem Paket spezialisierter Transport-Agenten übernommen, die in die Verarbeitung des Mail-Flusses integriert sind. Ein Bereitstellungsassistent führt den Benutzer sorgfältig durch alle Phasen der Installation auf einer beliebigen Anzahl von Exchange-Servern des Unternehmens.
Sobald der Attachment Save for Exchange Client auf dem Server installiert ist, können Sie den Datenverkehr und die gesamte Anwendungsperformance über die Konsole überwachen. Die Lösung bietet ein flexibles Regelsystem mit Aktionen, Bedingungen und Ausschlüssen. Eine Regel lässt sich einfach einrichten und in einem weiteren Assistenten bearbeiten, der über die Verwaltungskonsole gestartet wird.
Bei der Blockierung bestimmter Anlagentypen hat Attachment Save for Exchange einen einfachen und eindeutigen Vorteil: Es kann die Anlage vor der Ablage komplett entfernen. In diesem Fall ist es möglich, eine Benachrichtigung über die Entfernung einzurichten, die zusammen mit der Nachricht gesendet wird, um die Benutzer über die Verletzung der Richtlinie zu informieren. Übrigens sind Benachrichtigungen vollständig anpassbare Textdateien, so dass sie alle Informationen enthalten können, die Sie als relevant erachten, wie z.B. Erinnerungen an die Richtlinie oder Anweisungen für weitere Vorkommnisse.
Wenn der Exchange-Server beispielsweise die Verarbeitung einer Nachricht von außen beginnt und eine daran angehängte .exe-Datei erkennt, wird die Datei entfernt, die Nachricht wird aber dennoch mit einer Benachrichtigung zugestellt. Wenn es vorzuziehen ist, dass der Empfänger den Dateianhang das nächste Mal erhält, stellen Sie sicher, dass die Adresse des Absenders in den Ausschlusslisten aufgeführt ist, bevor er versucht, die Datei erneut zu senden.
Darüber hinaus können Sie sich für ein erweitertes Szenario entscheiden und bestimmte Anhänge auf einem firmeneigenen Dateiserver speichern. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise häufig Finanzdokumente im PDF-Format empfängt, werden diese Dateien in einem dedizierten Ordner auf einem Dateiserver gespeichert, wo sie nach Datum, Dateiname oder Absender kategorisiert werden und der Adressat statt des Dokuments selbst einen Link zu der Datei in der Nachricht erhält. Auf diese Weise ist es möglich, PDF-Dateien, die an Nachrichten mit dem Titel ‘Jahresbericht’ angehängt sind, im Ordner ‘Jahresberichte 2000’ zu speichern, und jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf diesen Ordner kann den Bericht sehen, auch wenn der Empfänger abwesend ist oder vergessen hat, das Dokument an seine Kollegen weiterzuleiten.
Das zentrale Speichern von Anhängen hat viele Vorteile, darunter eine größere Auswahl an Speicher- und Archivierungsoptionen, die Einsparung von Speicherplatz auf den Arbeitsplätzen und eine erhöhte Sicherheit. Darüber hinaus können die Benutzer den Zugriff auf diese Anhänge durch den Austausch von Links gemeinsam nutzen, was den internen Datenverkehr verringert.
Alles in allem ist Attachment Save for Exchange eine leistungsstarke Lösung, die bei der Optimierung des unternehmensweiten Dateitransfers eine große Hilfe sein kann. Sie können unerwünschte Anhänge mit wenigen Klicks blockieren, vollständig entfernen oder an einem bevorzugten Ziel innerhalb der Domäne speichern. Der Prozess der Bereitstellung auf der Serverseite wird durch eine benutzerfreundliche Managementkonsole erleichtert, die auf jedem Arbeitsplatz des Unternehmens ausgeführt werden kann. Ihr grundlegender Unterschied zu clientseitigen Lösungen für die Verarbeitung von Anhängen besteht darin, dass unerwünschte Anhänge vor dem Speichern auf dem Exchange-Server dauerhaft gelöscht werden, wodurch der Datenverkehr und die Belastung der gesamten E-Mail-Infrastruktur verringert wird.