Blockieren Sie unerwünschte Anhänge auf Exchange Server, bevor sie Ihren Speicherplatz gefährden.

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Wenn wir Informationen mit einem so lebenswichtigen Stoff wie Blut im menschlichen Körper vergleichen, dann bildet der Mailverkehr einer Organisation ihr Blutkreislaufsystem, das einen gesunden Arbeitsrhythmus der gesamten Organisation aufrechterhält. Kein Wunder, dass dieses Kreislaufsystem sauber und glatt gehalten werden soll, bereit für unvorhergesehene Belastungen und geeignet für Routineaufgaben. Natürlich sollte das Herzstück des Systems, das der Corporate Exchange Server darstellt, in Bezug auf Last und Speicherplatz optimiert werden.

Aufgrund der Tatsache, dass an Nachrichten angehängte Dateien viel Speicherplatz belegen und einen erheblichen Traffic-Anteil ausmachen, sind Exchange-Administratoren oft gezwungen, bestimmte Anhänge zu blockieren, die von Unternehmensbenutzern gesendet und empfangen werden. Darüber hinaus können die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens und andere Vorschriften die Übertragung bestimmter Dateitypen per E-Mail verbieten. Wenn Mitarbeiter beispielsweise viel Arbeit mit großformatigen Bildern haben, ist es sinnvoll, die Übertragung von Bilddateien über gemeinsame Ordner auf einem Dateiserver zu organisieren, anstatt Ressourcen eines Exchange-Servers zu laden. Ein erster Schritt für Administratoren wäre die Verwendung von Outlook-Gruppenrichtlinien und das Blockieren unerwünschter Dateitypen, nämlich JPEG, TIFF oder GIF, auf Clientebene.

Wenn sie jedoch bestimmte Anhänge auf der Ebene von Outlook durch die Einführung von Gruppenrichtlinien blockieren, belegen solche Dateien immer noch Speicherplatz auf dem Mailserver und nutzen indirekt andere Ressourcen wie die Suchindizierungsmaschine. Diese Tatsache führt uns zu dem Schluss, dass Anhänge auf Exchange-Server-Ebene und nicht auf separaten Endpunkten gesperrt werden müssen.

Dazu steht Ihnen eine spezielle Verwaltungslösung namens Attachment Save for Exchange zur Verfügung. Es ist ein Zwei-Komponenten-Tool, das Microsoft Exchange Server 2013, 2010, 2007 und 2003 sowie Microsoft Small Business Server 2011 unterstützt. Die erste Komponente, die Management Console, kann auf jedem Endpunkt der Domäne installiert werden. Auf der Serverseite wird die Arbeit von einer Reihe von spezialisierten Transportagenten erledigt, die in die Mail-Flow-Verarbeitung integriert sind. Ein Bereitstellungsassistent führt den Benutzer sorgfältig durch alle Phasen der Installation auf einer beliebigen Anzahl von Exchange-Servern im Unternehmen.

Sobald Attachment Save for Exchange Agent auf dem Server installiert ist, können Sie dessen Datenverkehr und die gesamte Applikations-Performance von der Konsole aus überwachen. Die Lösung verfügt über ein flexibles Regelwerk mit Aktionen, Bedingungen und Ausschlüssen. Eine Regel lässt sich einfach in einem anderen Assistenten einrichten und bearbeiten, der von der Verwaltungskonsole aus gestartet wird.

Was die Blockierung bestimmter Anlagentypen betrifft, so hat Attachment Save for Exchange einen einfachen und klaren Vorteil: Es kann den Anhang vollständig entfernen, bevor er eingelagert wird. In diesem Fall ist es möglich, eine Benachrichtigung über die Entfernung einzurichten, die zusammen mit der Nachricht gesendet wird, um die Benutzer über die Verletzung der Richtlinie zu informieren. Übrigens sind Benachrichtigungen vollständig anpassbare Textdateien, die alle Informationen enthalten können, die Sie für relevant halten, wie z.B. Richtlinienerinnerungen oder Anweisungen für weitere Vorkommnisse.

Wenn der Exchange-Server beispielsweise mit der Verarbeitung einer Nachricht von außen beginnt und eine an sie angehängte.exe-Datei erkennt, wird die Datei entfernt, aber die Nachricht wird immer noch mit einer Benachrichtigung geliefert. Wenn es besser ist, dass der Empfänger den Anhang beim nächsten Mal erhält, stellen Sie sicher, dass die Adresse des Absenders in Ausschlüssen aufgeführt ist, bevor er versucht, die Datei erneut zu versenden.

Darüber hinaus können Sie sich für ein erweitertes Szenario entscheiden und bestimmte Anhänge auf einem firmeneigenen Dateiserver speichern. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise häufig Finanzdokumente im PDF-Format erhält, werden diese Dateien in einem speziellen Ordner auf einem Dateiserver gespeichert, wo sie nach Datum, Dateiname oder Absender kategorisiert werden, und der Empfänger erhält anstelle des Dokuments selbst einen Link zu der Datei in der Nachricht. So ist es möglich, PDF-Dateien zu speichern, die an Nachrichten mit dem Titel „Geschäftsbericht“ angehängt sind, die im Ordner „Geschäftsberichte 2020“ abgelegt sind, und jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf diesen Ordner hat, kann den Bericht einsehen, auch wenn der Empfänger abwesend ist oder vergessen hat, das Dokument an seine Kollegen weiterzugeben.

Die zentrale Speicherung von Anhängen bietet viele Vorteile, darunter eine größere Auswahl an Speicher- und Archivierungsoptionen, die Einsparung von Festplattenspeicher auf Workstations und eine verbesserte Sicherheit. Darüber hinaus können Benutzer den Zugriff auf diese Anhänge durch den Austausch von Links teilen, was den internen Datenverkehr verringert.

Alles in allem ist Attachment Save for Exchange eine leistungsstarke Lösung, die bei der Optimierung des unternehmensweiten Dateitransfers eine große Hilfe sein kann. Sie können unerwünschte Anhänge mit wenigen Klicks blockieren, vollständig entfernen oder an einem bevorzugten Ziel innerhalb der Domäne speichern. Der Prozess der serverseitigen Bereitstellung wird durch eine benutzerfreundliche Management-Konsole erleichtert, die auf jedem Arbeitsplatz des Unternehmens ausgeführt werden kann. Der grundlegende Unterschied zu client-seitigen Lösungen zur Verarbeitung von Anhängen besteht darin, dass unerwünschte Anhänge vor dem Speichern auf dem Exchange-Server dauerhaft gelöscht werden, was den Traffic und die Belastung der gesamten Mail-Infrastruktur verringert.

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