Auto-Archivierung: In einem Ordner täglich alle Mails älter 14 Tage löschen

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Dieses Thema enthält 1 Antwort und 2 Teilnehmer. Es wurde zuletzt aktualisiert von  lastwebpage vor 2 Wochen, 3 Tagen.

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  • #1022619

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    TilRoquette
    Teilnehmer

    Hallo,

    Outlook 2016 mit geschäftlichem Exchange-und privatem POP3-Konto.
    Alle privaten Mails lege ich in Exchange in einem separaten Ordner \Privat ab.
    Ich archiviere monatlich alle privaten Mails in einer externen Archivlösung (Reddoxx).
    Daher möchte ich jeweils danach alle Mail, die älter als 2 Jahre sind, im Ordern \Privat löschen.

    Dazu habe ich Autoarchivierung eingerichtet:

    Unter Optionen – Erweitert – Autoachivierung: Alle 30 Tage. Abgelaufene Elemente löschen. Alte Elemente Archivieren oder Löschen. Alte Elemente endgültig löschen.

    Standardmäßig stehen in den Eigenschaften aller Ordner im Reiter Autoarchivierung auf „Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“.

    Beim Ordner \Privat steht in den Eigenschaften im Reiter Autoarchivierung: Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden: Elemente löschen, die älter als 24 Monate sind.

    Ich würde jetzt erwarten, dass Outlook alle 30 Tage einen AutoArchivierungs-Prozess anschmeißt und feststellt, dass er nur im Ordner \Privat alle Mails, die älter als 24 Monate sind, löscht. Passiert aber leider nicht.

    (1) Outlook stößt den AutoArchivierungs-Prozess zu völlig unerwarteten Zeitpunkten an (Anzeige in der Statusleiste, Mouse Over: „Die Archivierung wird ausgeführt).

    (2) In meinem Ordner \Privat befinden sich auch nach diesem AutoArchivierungs-Prozess immer noch Mails, die älter sind als 2 Jahre.

    Kann mir jemand helfen?

    Danke!

    Gruß aus München, Til

    #1022628

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    lastwebpage
    Moderator

    Hallo,
    zu Punkt 2) Wenn innerhalb dieser 2 Jahre irgendwas mit einer Mail passiert, was Outlook als Änderung erkennt, starten die 2 Jahre wieder neu. Das ist also nicht unbedingt das Empfangs oder Sendedatum, es wird von den 3 Daten das jeweils späteste genommen.
    Z.B. Kopieren, Verschieben, Editieren, Antworten, als gelesen markieren usw. löst das Änderungsdatum (Modified date) auf jeden Fall aus. Meines Wissens auch drucken, und möglicherweise auch das betrachten von HTML Mails. auch ein Scannen mit einem Virenscanner kann das evtl. auslösen.
    Siehe dazu auch https://www.howto-outlook.com/faq/archivenotworking.htm
    (Dort ist auch angeben, was man machen kann, damit die Autoarchivierung dieses Modified date ignoriert und nur das Sende- und Empfangsdatum nimmt.

    Zu 1)Weiß ich jetzt nicht so genau, woran es liegt, aber ich könnte mir vorstellen, dass die Autoarchivierung bei z.B. Empfang einer Email unterbrochen wird und danach fortgesetzt wird. Das es beim ersten mal nach dem Einstellen sehr lange dauert o.Ä.

    Peter

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