Outlook 2003 Kontakte – Unterordner

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  • #35651

    Ballou
    Teilnehmer

    Habe in meinem Kontakte-Ordner zahlreiche Unterordner erstellt und je nach Profil die Kontakte dorthin verschoben. Zu meinem Glück fehlt mir jetzt noch, dass ich bei der Erstellung einer neuen Mail ganze Gruppen als Empfänger einfügen kann.
    Bzw. sehe ich in meinem Ordner Kontakte nur noch die nicht zugewiesenen (in Unterordnern).
    An dieser Stelle (Ordner Kontakte) möchte ich gern wirklich alle sehen, einschließlich Unterordner. Und in den Unterordnern nur noch die dessen zugewiesenen.
    Ist dies möglich?
    Alle Unterordner haben bereits die Eigenschaft \“Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen\“.
    Vielen Dank im Voraus.
    Ballou
    😮

    #128434

    lastwebpage
    Teilnehmer

    Hallo,
    zu 1:
    Du öffnest den AN dialog und wählst dann mittels STRG bzw. der Shift(umschalt-) Taste mehrere empfänger aus, wenn es immer die selben sind kannst du auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle der Kontaktliste eine \“Verteilerliste\“ erstellen.

    zu 2: Verstehe ich nicht so ganz, du kannst doch beim Feld AN durch klick auf \“Namen aus volgendem Adressbuch anzeigen\“ oben rechts, den jeweiligen Ordner auswählen.

    Peter

    #128472

    Ballou
    Teilnehmer

    Vielen Dank Peter,
    für die schnelle Antwort.
    Damit Du \“zu 2:\“ besser verstehst:
    Ich verwalte Kundendaten und Mails einer Sprachschule die 5 verschiedene Kurse anbietet.
    Jeder der 5 Kurse hat 5 Stufen. Dementsprechend sind die Ordner angelegt. (“Kontakte“ als Hauptordner, dann 5 Kursordner mit jeweils 5 \“Unterstufen\“ – Ordnern. Zusätzlich gibt es noch Ordner für Interessenten und Teilnehmer, die einen Kurs abgeschlossen und den nächsten an einem noch unbekannten Zeitpunkt beginnen wollen.
    Dort lege ich die Teilnehmer gemäß ihrem Status an, verschiebe und lösche sie, je nach Bedarf. Diese Datenbank verändert sich täglich.
    Oft versende ich Newsletter die nur bestimmte Kurse betreffen oder auch mal an alle Kontakte.
    Die Verteilerliste ist schon eine gute Sache. Aber dort sehe ich nur die Möglichkeit einzelne Mitglieder auszuwählen, da diese sich aber stetig ändern währe es praktischer Ordner einzufügen die dann automatisch aus dem aktuellen Bestand auswählen.
    Nun gut, an einzelne Kurse zu mailen, klicke ich mich durch 5 Ordner.
    Aber eine Mail an alle bei fast 30 Unterordnern?
    Wenn ich im Modul \“Kontakte\“ in der Menüleiste unter \“Kontaktnamen eingeben\“ suche sehe ich ja auch die aus den Unterordnern. In der E-Mail unter \“An…\“ sehe ich unter Kontakte nur die, die wirklich im Hauptordner stehen.

    Einzige Möglichkeit die ich noch sehe alle Einträge in den Unterordnern zurück in \“Kontakte\“ kopieren und bei Veränderungen diese doppelt durchzuführen (neu anlegen oder löschen).

    Gruß
    Ballou

    #128485

    lastwebpage
    Teilnehmer

    Also so ganz verstehe ich das immer noch nicht… 😉

    \“Aber eine Mail an alle bei fast 30 Unterordnern?\“
    na wenn du auf Kontakte in der Auswahl bei AN klickst werden doch ALLE Kontakte angezeigt, und da ist auch eine Mehrfach auswahl möglich. Gut , wenn jetzt einer mehrere Sprachkurse besucht würde er mehrere Mails bekommen… :|, also folgende \“Ideen\“ hätte ich da noch 😉

    1.)Sich das Konzept mit den ganzen Unterordnern nochmals überlegen, in dem \“Hauptzweig\“ des Postfachs können auch direkt Kontaktunterordner erstellt werden, also keine Unterordner von Kontakte
    2.)Für jeden Kurs einen komplett seperates Postfach anlegen (Datei->Neu Datendatei)

    3.) (in die Kategorie oder Telfonlist Ansicht wechseln). Alle Kontakte in EINEN Ordner, den einzelnen Kontakten dann Kategorien zuweisen, eine weitere Unterteilung wäre z.b. möglich in dem du den Kontakt öffnest, dann auf (nur so als Beispiel) den Reiter Alle Felder->Verschieden Felder auswählst und dann bei Benutzerdefiniert jeweils die Stufe angibst.

    Diese komplette Liste aller Kontakte dann mit der rechten Maustaste anklicken und Gruppieren nach, bzw. andere Auswahlmöglichkeiten von diesem Kontextmenü. Das Ergebnis wäre dann eine Baumstruktur innerhalb der Kontaktliste die du dann beliebig öffnen und schließen kannst. Du kannst dir z.b. auch die gewünschte Tabellenspalte anzeigen lassen, dann einen rechtsklick auf die Tabellenüberschrift->Gruppierfeld, so und jetzt die Überschrift der jeweiligen Tabellenspalte einfach in dieses Gruppierfeld oberhalb der Tabellenüberschrift mit der Mausziehen.

    Wie auch immer du diese Baumstruktur erstellst oder wie du dieses sonst sortierst. Du markierst dann einefach die gewünschten einträge mittels der STRG oder Shift Taste und gehst dann auf Aktionen->Neue Nachricht an Kontakt, voilá…

    (Letzer abschnitt hört sich zwar sehr kompliziert an, ist aber mit wenigen Mausklicks zu machen 😉 )
    Zur verdeutlichung was ich meine hier mal die Gruppierung für ein EMail Postfach, das selbe geht auch genau so mit Kontakten:
    BILD NICHT MEHR VORHANDEN

    Also sonst wüsste ich nichts, es sieht für mich aber so aus als wäre 3 eventuell das richtige.

    Peter

    #128489

    Ballou
    Teilnehmer

    \“\“Aber eine Mail an alle bei fast 30 Unterordnern?\“
    na wenn du auf Kontakte in der Auswahl bei AN klickst werden doch ALLE Kontakte angezeigt,…\“
    Leider eben nicht – das ist ja mein Problem. Ich sehe dort leider nur die, die keinem Unterordner zugeteilt wurden. Zu den anderen komme ich nur wenn ich oben rechts unter \“Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen:\“ jeden einzelnen Unterordner auswähle und dann einfüge. Ordner für Ordner.
    Sorry, wenn ich mich dort etwas unverständlich ausgedrückt habe. Ich habe leider die Kontaktdatenbank nicht selber angelegt und führe sie nur weiter.

    Ballou

    #128493

    lastwebpage
    Teilnehmer

    dann möglichkeit 3….

    #128520

    Ballou
    Teilnehmer

    Vielen Dank Peter,
    für Deine kompetente Hilfe.
    Habe Deine Möglichkeit 3 befolgt und habe jetzt für alle Unterordner in “Kontakte“ Kategorien mit selben Namen erstellt, die Teilnehmer dementsprechenden Kategorien zugeordnet und diese wieder direkt nach “Kontakte“ verschoben und die leeren Unterordner gelöscht.
    Nun “Klick“ auf Kontakte, Menü “Ansicht“ auf “Navigationsbereich“ ausgewählt und unter die “Aktuelle Ansicht“ “Nach Kategorie“ ausgewählt.
    Jetzt ist alles auf einer Seite gruppiert und ich kann direkt ganze Gruppen für E-Mails auswählen. Nimmt ein Kursteilnehmer jetzt an einem neuen Kurs Teil ändere ich einfach die Kategorie.
    Zur Übung habe ich noch Online einen Kurs von MS besucht um ein wenig Routine zu bekommen.
    Gibt’s bei: http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RP011036441031&CTT=6&Origin=RC011036431031
    “Organisieren von Kontakten auf übersichtliche Weise“

    Gruß aus Thailand
    Ballou

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