Outlook passt sich beim Beantworten von E-Mails standardmäßig dem Format der ursprünglichen Nachricht an. Dies bedeutet, dass eine Antwort auf eine HTML-E-Mail ebenfalls im HTML-Format erstellt wird, während eine Antwort auf eine Text-E-Mail im Textformat erstellt wird. Dies kann in bestimmten Situationen unerwünscht sein, insbesondere wenn Sie Wert auf Formatierungen und das Einbinden von Medien legen.
Zum Glück gibt es eine Lösung in Form eines VBA-Makros, mit dem Sie Outlook so anpassen können, dass es immer im gewünschten Format antwortet. (Sie können die Verwendung von Nur-Text-Antworten für alle Nachrichten erzwingen, indem Sie die Option zum Lesen aller E-Mails im Nur-Text-Format verwenden).
Public Sub AntwortAlsHTML()
Dim OriginalMail As MailItem
Dim AntwortMail As MailItem
' Die aktuell ausgewählte E-Mail holen
Set OriginalMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
' Eine Antwort auf diese E-Mail erstellen
Set AntwortMail = OriginalMail.Reply
' Die Antwort in HTML umwandeln
AntwortMail.BodyFormat = olFormatHTML
AntwortMail.Display
Set AntwortMail = Nothing
Set OriginalMail = Nothing
End Sub
- Schließen Sie den VBA-Editor.
- Eine Schnellzugriffsschaltfläche für das Makro erstellen: Gehen Sie zum Menüband, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie “Anpassen der Schnellzugriffsleiste”. Wählen Sie “Makros” und fügen Sie das gerade erstellte Makro hinzu.
Jetzt können Sie mit nur einem Klick auf die Makro-Schaltfläche in der Schnellzugriffsleiste eine Antwort im gewünschten Format erstellen, auch wenn die ursprüngliche Nachricht im Textformat war.
Wir empfehlen nicht, immer das HTML-Format (und schon gar nicht das RTF-Format) zu verwenden, da Sie nicht zu 100 % sicher sein können, dass der Absender nicht ein Smartphone oder ein anderes Gerät verwendet, um seine E-Mail zu lesen und zu beantworten. Viele Geräte verwenden reinen Text, entweder standardmäßig oder als Option für den Benutzer, und Sie sollten es vermeiden, das Format von Antworten zu ändern, es sei denn, Sie haben einen triftigen Grund – wie z. B. das Hervorheben von Text, das Einfügen von Tabellen oder die Verwendung von Aufzählungspunkten. Wenn Sie mit einfachen Textabschnitten antworten, respektieren Sie die Wahl des Absenders für das reine Textformat.
Verwenden Sie auf keinen Fall das RTF-Format für eine Nachricht, es sei denn, Sie wissen genau, dass der Empfänger die Nachricht in Outlook (oder OWA) lesen wird, da er sonst eine reine Textnachricht und einen winmail.dat-Anhang erhält.