Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten und manchmal große, personalisierte Mailings verschicken müssen, wissen Sie vielleicht, dass das Basispaket das Wesentliche liefert, um diese Aufgabe zu lösen. Die Serienbrief Funktion, die in Word 2002 eingeführt worden ist, hat sich zu einem unschätzbar wertvollen Werkzeug entwickelt, um diese Art der geschäftlichen Korrespondenz für eine erstaunliche Anzahl an Personen durchzuführen.
Warum personalisierte Newsletter?
Egal ob Sie viele Benachrichtigungen an das Personal oder Angebote an Kunden versenden, ob Sie eine Personalvermittlung mit einer großen Datenbank leiten oder einfach nur finden, dass personalisierte Newsletter notwendig sind – nichts anderes ist in Office verfügbar, das dem nahe kommt.
Serienbriefe haben die Fähigkeit, virtuell eine unendliche Zahl an Kopien des selben Textdokuments mit allen möglichen benutzerdefinierten, persönlichen Variablen, anzulegen. Wenn Sie zum Beispiel vorhaben, das grundsätzlich gleiche Dokument als Email an eine bestimmte Zahl an Empfängern zu versenden, aber persönliche Informationen wie Vor- und Nachname, Privat- und Geschäftsadresse, etc., anzugeben, können Sie dies professionell und so genau wie möglich mit dem Serienmail Personalisierungswerkzeugen umsetzen.
Videoanleitung:
Diese erlauben es Ihnen die Anonymität der Empfänger untereinander zu gewährleisten und jeden Einzelnen davon mit seinem Namen und seinem Titel im Text zu begrüßen.
Persönliches Anschreiben (für größere Darstellung bitte anklicken)
Dies auf dem Bild gezeigte wurde erstellt, indem in Word neben der Begrüßungszeile oder anderen relevanten Punkten der Nachricht benutzerfreundliche Makros gesetzt worden sind. Später, während der Erstellung der Email, greift Word auf die vorgesehenen Kontakte zu – entweder auf die regulären Outlook Kontakte (Dank der problemlosen Integration der verschiedenen Microsoft Office Bestandteile) oder auf eine externe Datenquelle (diese können verschiedene sein, zum Beispiel Access oder Excel, um einige zu nennen) und fügt die aktuellen, individuellen Daten an die Stelle des Makros. Im Ergebnis erhält jeder Empfänger seine vorgesehene Nachricht, so als ob diese nur exklusiv für ihn oder sie erstellt worden ist. In der Adresszeile findet er nur seine eigene Emailadresse, seinen Namen und andere individuelle Daten anstatt des Platzhalters.
Vorschau eines Serienbriefes (für größere Darstellung bitte anklicken)
Serienbrief Toolkit für Outlook
MAPILab arbeitet daran, die Serienbrief Funktion weiter zu verbessern und die Möglichkeiten der Personalisierung weiter voranzutreiben. Hierzu führen sie das Serienbrief Toolkit ein: ein umfangreiches Add-In (ein Software Upgrade, das Microsoft Office als Hauptplattform benutzt, während nur die notwendigsten Daten zusätzlichen in den primären Pool übertragen werden), das zum Ziel hat, die Liste an Funktionen mit der eigenen Massenmail Personalisierung und Funktionen zur Produktivität zu erweitern.
Unterschiedliche Anhänge für verschiedene Empfänger, z.B. aus Excellisten (für größere Darstellung bitte anklicken)
Individuelle Outlook Anhänge in die Seriennachricht
Einer der wichtigsten und willkommensten Zusätze ist die Einbeziehung von individuellen Anhängen in die Seriennachricht. Serienmails mit Anhang eröffnen deutlich größere Möglichkeiten, um die geschäftliche Kommunikation präzise und kompetent durchzuführen. Es ist ganz einfach: Um eine Serienmail mit einem Anhang zu erfassen, ist der Ort der Datei neben dem festgelegten Empfänger in der Quelldatei festgelegt. Danach ist ein besonderes Makro im „Anhang“-Feld der erweiterten Serienmail festgelegt. Der Anhang der Serienmail wird an den einzelnen Empfänger gesendet und übermittelt, genauso nahtlos und praktisch wie ein normaler Dateianhang bei einer normalen Email. Wenn es nicht mehr als einen einzigen Empfänger des Dateianhangs gibt, können Sie die Serienmail genau wie den Empfänger benennen (verschiedene Empfänger, die die gleich Datei erhalten sollen, oder auch gebündelte Empfänger und verschiedene von den Empfängern abhängige Dateien sind mit der Serienmail mit Anhang Funktion möglich).
Email als Serienbrief mit unterschiedlichen Anhängen. (für größere Darstellung bitte anklicken)
Mit der zuletzt erschienen Version des Serienmail Toolkit Add-ins können Sie Ihre Dokumente auch als .PDF Anhang oder als Datei im Text der Nachricht im Mailing versenden.
Video: Serienversand von Dokumenten mit Outlook die eine Unterschrift benötigen
FAQ: Serienmails mit Anhang in Outlook
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Erstellung personalisierter
Serienmails mit individuellen Anhängen in Outlook und Word.
Was ist eine Serienmail mit Anhang?
Eine Serienmail verbindet einen gemeinsamen Nachrichtentext mit Daten aus
einer Empfängerliste. So erhält jede Person eine eigene E-Mail, die etwa
mit Name, Anrede oder weiteren individuellen Angaben personalisiert werden
kann. Zusätzlich kann der jeweiligen Nachricht ein Dateianhang zugeordnet
werden.
Wofür eignen sich personalisierte Serienmails?
Sie eignen sich zum Beispiel für Kundenangebote, Mitarbeiterinformationen,
Benachrichtigungen oder Dokumente, die an viele Empfänger versendet werden
sollen, aber jeweils persönliche Inhalte enthalten.
Welche Datenquellen kann ich für die Personalisierung verwenden?
Word kann unter anderem auf Outlook-Kontakte sowie auf externe Datenquellen
wie Excel- oder Access-Dateien zugreifen. Die dort hinterlegten Felder
lassen sich in den Text der Nachricht übernehmen.
Können verschiedene Empfänger unterschiedliche Anhänge erhalten?
Ja. In der Empfängerliste kann pro Datensatz der Speicherort einer Datei
hinterlegt werden. Das im Artikel beschriebene Serienmail-Add-In verwendet
diese Zuordnung, um den passenden Anhang an den jeweiligen Empfänger zu
senden.
Kann derselbe Anhang an mehrere Empfänger gesendet werden?
Ja. Mehrere Datensätze können auf dieselbe Datei verweisen. Ebenso lassen
sich je nach Empfänger unterschiedliche Dateien zuordnen.
Benötige ich für individuelle Anhänge ein Zusatzprogramm?
Für die im Artikel beschriebene automatische Zuordnung individueller
Anhänge wird das Add-In Serienmail Toolkit für Outlook verwendet.
Word und Outlook bilden dabei die Grundlage für den Serienversand und die
Personalisierung des Nachrichtentextes.
Können Dokumente als PDF-Anhang versendet werden?
Der Artikel beschreibt, dass das dort genannte Serienmail Toolkit Dokumente
auch als PDF-Anhang oder als Datei im Nachrichtentext versenden kann.
Sehen Empfänger die Daten oder E-Mail-Adressen anderer Empfänger?
Nein. Bei einer korrekt erstellten Serienmail wird für jeden Datensatz eine
eigene Nachricht erzeugt. Der Empfänger sieht darin nur seine eigene
E-Mail-Adresse und die für ihn bestimmten personalisierten Angaben.
Was sollte ich vor dem Versand prüfen?
Testen Sie den Versand zunächst mit wenigen Testempfängern. Prüfen Sie
dabei insbesondere die Anrede, die Empfängeradressen, die Dateipfade und
die Zuordnung der Anhänge. So lassen sich fehlerhafte oder fehlende
Anhänge vor dem Serienversand erkennen.
Es gibt einen relativ einfachen Weg, Serien-E-Mails ausschließlich Word und Outlook mit Anhang zu verschicken. Praktikabel ist das aber nur bei einer überschaubaren Anzahl von Empfängern.
1. Erstelle die Serien-E-Mail wie gehabt in Word.
2. Trenne den Rechner vom Internet.
3. Schließe in Word den Versand über „Fertig stellen…“ ab.
4. Speichere den gewünschten (erneut) Anhang ab, damit er in der Anhangliste oben steht.
5. Gehe zu Outlook und öffne den Postausgang.
6. Öffne die einzelnen E-Mails und füge den Anhang hinzu.
7. Verbinde den Rechner wieder mit dem Internet.
Ja, Punkt 6 ist der limitierende Faktor. Aber bei bis zu 250 E-Mails aus meiner Sicht noch praktikabel und schneller, als individuelle E-Mails mit Anhang per Hand oder mittels Kopieren zu verfassen (das habe ich mal mit ca. 200 Adressaten gemacht).
Moin,
ich habe die MAPILab mal angeschrieben, da wir zusätzlich die Option suchen, den E-Mail einen verzögerten Versandzeitpunkt mit zu geben. Auf deren Webseite finde ich dazu nichts und seit einer Woche keine Antwort. Ist Ihnen vielleicht eine Software bekannt, die das auf Grundlage des WORD Serienmailings leistet?
Danke für diesen Beitrag und weiter so 😉
– Dirk