Bei der Nutzung der Sofortsuche ist es leicht genug etwas zu finden, solange es ein spezifisches Wort enthält oder einer eigenen Kategorie angehört. Wir können auch nach Dokumenten suchen, die das von uns vorgegebene Wort nicht enthalten, indem wir NICHT bei der Suchanfrage nutzen. Allerdings scheinen wir keinen Weg zu finden, um Elemente zu suchen, die in diesem Feld überhaupt keinem Wert zugeordnet sind.
Zum Beispiel: alle Elemente finden, die keiner speziellen Kategorie zugeordnet sind oder alle Kontakte finden, bei denen wir noch kein Geburtsdatum oder Unternehmen eingetragen haben.
Wie können wir die Sofortsuche nutzen, um alle Elemente zu erhalten, die leere Felder besitzen?
Um nach Elementen zu suchen, die keinen zugeordneten Wert für ein bestimmtes Feld haben, müssen wir die offene und geschlossene Eckklammer ( [ und ] ) und den Wert nutzen.
Diese Methode kann auch andersherum genutzt werden: um alle Elemente zu finden, die einen zugeordneten Wert für ein bestimmtes Feld haben, uns aber egal ist, welcher Wert das ist.
Das hilft uns zum Beispiel dabei, alle Kontakte zu finden, für die wir kein Geburtsdatum eingegeben haben oder alle Kontakte zu finden, für die wir ein Geburtsdatum eingegeben haben.
Mit Eckklammern suchen
Um nach leeren Feldern zu suchen, müssen wir einfach das Suchfeld nutzen, das wir auch normalerweise nutzen, aber dann die offene und geschlossene Eckklammer als Wert benutzen.
Um das Gegenteil zu tun und alle Elemente zu finden, die einen Wert besitzen, muss der leeren Suchanfrage der Wert NICHT vorangestellt werden.
Beispiele:
- Um alle Nachrichten mit einem Betreff zu finden, folgendes benutzen:
Betreff: []
- Um alle Nachrichten ohne zugehörige Kategorie zu finden, folgendes benutzen:
Kategorie: []
- Um alle Nachrichten mit einer zugehörigen Kategorie zu finden (ganz egal welche), folgendes benutzen:
NICHT Kategorie: []
- Um alle Nachrichten mit einer zugehörigen Kategorie zu finden außer die, mit der Kategorie namens “Blaue Kategorie”, folgendes benutzen:
NICHT Kategorie: [] NICHT Kategorie: “Blaue Kategorie”
- Um alle Kontakte zu finden, bei denen kein bestimmtes Geburtsdatum angegeben wurde, folgendes benutzen:
Geburtstag: []
- Um alle Kontakte zu finden, bei denen ein bestimmtes Geburtsdatum angegeben wurde, folgendes benutzen:
- NICHT Geburtstag: []
- Um alle Kontakte ohne Geburtstagsangabe zu finden, die zur Kategorie “Familie” gehören, folgendes benutzen:
Geburtstag: [] Kategorie: Familie
Sobald der Suchsyntax erst einmal verinnerlich wurde, wird das Finden von Elementen ohne eine bestimmte Kategorie oder einem bestimmten Feld recht einfach.
Outlook 2007 und vorherige Versionen
Dieses Feature wurde bei der Sofortsuche ab Outlook 2010 hinzugefügt, daher besteht nicht die Möglichkeit, es bei Outlook 2007 zu nutzen. Für alle vorherigen Versionen ist es nötig, die erweiterte Suche oder die unten beschriebene “Ansicht-Sortieren-Methode” zu nutzen.
Sobald wir die erweiterte Suche geöffnet haben (STRG+SHIFT+F), müssen wir die Registerkarte “Erweitert” anklicken. Nun können wir den Feld-Namen, den wir suchen möchten eintippen bzw. hinzufügen und die nutzen die Bedingung “ist leer” oder “ist nicht leer”. Für manche Felder werden wir “existiert” oder “existiert nicht” benutzen müssen.
Diese Methode wird nicht funktionieren, wenn die Suche mit einer Ausnahme desselben Feld-Typs kombiniert werden soll.
Zum Beispiel:
Alle Nachrichten finden mit einer zugehörigen Kategorie finden, außer mit der Kategorie “Blaue Kategorie”.
Wenn wir die oben genannte Suche durchführen möchten, müssen wir den durch die Registry versteckten Abfrage-Generator aktivieren.
Kategorie ist nicht leer
UND
Kategorie enthält nicht Blaue Kategorie
Ansicht sortieren
Eine andere, simple Methode um alle Elemente mit einem bestimmten leeren Feld zu finden, ist, einfach die Ansicht auf dem Feld zu sortieren, welches gesucht werden soll.
Um zum Beispiel alle Kontakte zu finden, bei denen kein Geburtsdatum gesetzt wurde, müssen wir die Listen-Ansicht bei den Kontakten auswählen. Nun können die Kontakte beispielsweise nach Telefonnummer, Datum oder Geburtstag sortiert werden. Wenn wir auf Geburtstag klicken, werden alle Kontakte, die keinen Geburtstags-Eintrag besitzen, untereinander aufgelistet sein.
Falls Sie die Suche noch optimierter verwenden möchten empfehlen wir Ihnen Lookeen Search.