Verwendung der digitalen Signatur in den Dokumenten, die über die Microsoft Word Mail Merge-Funktion versendet werden.

Outlook

Nehmen wir mal an, Sie brauchen mehrere persönliche Exemplare einer Vereinbarung (z.B. für die DSGVO), die von einem Spezialisten oder einer Person unterzeichnet werden müssen. Sie sind unterwegs, aber per E-Mail verfügbar. Nun stellen Sie sich die Frage, ob Sie die Signaturfunktion in Microsoft Office Word nutzen können und ein Dokument in Ihre persönliche PDF-Dateien umzuwandeln und dieses dann sofort und individuell an die Adressaten zu versenden?
Ja, das ist Möglich!

 

Zuerst bereiten Sie Ihre Vereinbarung in einem Word-Dokument vor, dann gehen Sie auf die Registerkarte Einfügen  und wählen „Microsoft Office Signaturzeile„:

Microsoft Office SignaturzeileSo ist das Dokument bereit, die Hand des Spezialisten darauf zu legen:

Signaturzeile im Word-Dokument

 

VIDEO ANLEITUNG:

Als nächstes starten Sie über Sendungen Mail Merge: Gehen Sie zur Registerkarte Sendungen, wählen Sie Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen… :

Outlook Seriendruck starten

Diese Auswahl ist wichtig: „Briefe“ können für den Druck verwendet werden, aber wir benötigen E-Mail-Nachrichten:

Auswahl E-Mail-Nachrichten

Wechseln Sie auf Schritt 3 im Assistenten und verbinden (über Durchsuchen) Sie sich mit Ihrer Datenquelle (Adressenliste in Excel z.B.):

Datenquelle für Serienbriefe

Dann klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf „Serienbrief zu “ (das ist genau die Option des Mail Merge Toolkit for Outlook Add-Ins) – und fülle die Felder aus: wähle das Feld mit der E-Mail-Adresse aus meiner Datenquelle, gib die Betreffzeile ein und wähle „PDF Anlage (optimiert für den Druck)“ – mit diesem Nachrichtenformat wird mein Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt und an meine Nachricht angehängt:

Zusammenführen von Outlook-Mails mit PDF-Anhang

Im nächsten Schritt können Sie den Text Ihrer E-Mail-Nachricht eingeben; die Verwendung von Datenquellenfeldern wird ebenfalls unterstützt:

Text der E-Mail-Nachricht

Wenn ich meine Nachricht aus dem Outlook Postausgang öffne – sie sieht individuell aus und enthält meinen PDF-Anhang:

Empfangene E-Mails mit PDF-Anhängen

 

Nach Erhalt Ihrer Nachricht kann der Fachmann Ihre PDF-Datei öffnen und unter dem Menüpunkt „Fill & Sign“ wählen – seine Unterschrift hinzufügen. Änderungen speichern und den Vertrag per E-Mail an mich zurücksenden:

Signiertes Dokument als PDF-Datei

Die Möglichkeiten des Microsoft Word Serienversand erlaubt es Ihnen, eine ganz spezielle Aufgabe zu erledigen: Mit Hilfe des Mail Merge Toolkit Add-Ins und seiner wichtigen Funktion, Nachrichten in PDF umzuwandeln, wird das Versenden von persönlichen PDF-Dateien mit Hilfe von speziellen Feldern wie der „Signaturzeile“ auch im automatischen Modus ermöglicht.

 

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