Wie kann man eine Liste aller Ordnernamen aus Outlook exportieren oder drucken?

Outlook

Da Outlook oben genannte Funktion nicht von Haus aus mit an Bord hat, kann man diese mit Hilfe eines angepassten Export-Skripts ersetzen:

  • Als erstes muss das Export-Skript herunter geladen werden (exportoutlookfolders.zip)
  • Nach Abschluss des Downloads, kann das ZIP-Archiv geöffnet oder extrahiert werden. Danach kann mit einem Doppel-Klick auf die Datei exportoutlookfolders.vbs starten.
  • Microsoft Outlook starten und links im Strukturbaum entweder ein Postfach wählen um dessen Ordnernamen zu exportieren oder einen Ordner im Postfach wählen um dessen Unterordner exportieren zu können.
  • Nun muss noch gewählt werden, ob die Liste der Ordner strukturiert (also mit Unterverzeichnissen, siehe Bild 1), oder unstrukturiert (Liste aller Ordnernamen mit Dateipfaden), siehe Bild 2) sein soll.
  • Das Export-Skript erstellt nun automatisch eine Textdatei mit allen gewünschten Ordnernamen. Die Textdatei wir nach Abschluss des Vorgangs geöffnet, gleichzeitig auf dem Desktop abgelegt und trägt den Titel “outlookfolders.txt”

exportfolders-unstructured

Bild 1: strukturierte Ausgabe

 

exportfolders-structured

Bild 2: unstrukturierte Ausgabe

Hinweis 1: Im herunter geladenen ZIP-Archiv ist ebenfalls ein Export-Skript in form eines Outlook-Makros enthalten.

Hinweis 2: Das Skript kann auch dazu verwendet werden, um einen bestimmten Ordner in der Ordnerliste zu finden. Dafür kann die normale Suchfunktion innerhalb der ourlookfolders.txt Textdatei benutzt werden. Diese kann über den Shortcut STRG + “F” aufgerufen werden.

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2 Kommentare zu “Wie kann man eine Liste aller Ordnernamen aus Outlook exportieren oder drucken?

  1. jamo

    Dieser Satz: “Danach kann mit einem Doppel-Klick auf die Datei exportoutlookfolders.vbs” ist nicht ganz verständlich …. da fehlt was!

    Das Thema ist sowieso generell ein Irrweg, der entstanden ist, weil kleine Dateien noch eine Mindestgröße haben/hatten und weil das dann enorm viel Platz auf dem Speichermedium verbraucht.

    Sowohl Outlook als auch Thunderbird haben es da versäumt, den Mails klare Namen zu geben, mit denen man sie identifizieren könnte.

    Dass man da Mails in Thunderbird, Outlook, Blue Mail, … empfängt und in Ordnern von diesen Programmen, mit Phantasienamen abspeichert, ist reif für die Klapse.

    E-Mails müssten eigentlich in dem Ordner landen, wo auch die anderen Korrespondenzen mit dem betroffenen Kunden abgelegt werden.

    Thunderbird geht jetzt einen Teil-Weg, der ebenfalls völlige dumme Bastelei ist: der Nutzer kann festlegen, dass die Mails einzeln abgelegt werden. Aber da bekommt dann jede Mail einen Phantasienamen, mit dem man nichts anfangen kann.

    Es müsste so sein, dass man in Thunderbird Ordner einbauen kann, die automatisch eine Kopie von jeder Mail, die man dort unterbringt in dem Ordner platziert der dazu gehörige Dateien enthällt.

    Und es müsste auch möglich sein, dass man mit einer Dateiverwaltung (zum Beispiel mit Totalcommander) alle Mails von einem bestimmten Kunden/einem bestimmten Thema, zu finden, die man dann gruppiert, oder Einzeln in den Ordner verschieben kann, in den sie gehören.

    Wenn man jetzt, mit dem Totalommander, den Profilordner-Inhalt mit Unterverzeichnissen anzeigt, bekommt man zum Beispiel dieses hier:

    t:\Thunderbird pending & archive old\- TO-DO.sbd\- TO DO PENDING.sbd\docusign.msf 75.542 07.07.2021 18:54 -a–
    t:\Thunderbird pending & archive old\_TO DO\- TO DO PENDING.sbd\docusign.msf 75.542 07.07.2021 18:54 -a–
    t:\thunderbird lokal mbox\- TO DO PENDING 2.sbd\- TO DO SUPPORT.sbd\- SUPPORT TICKETS.sbd\docusign.sbd\docusign(2).msf 1.161 20.12.2022 22:22 -a–

    (das sind die “Ordner”)

    Aber wenn man dann in die Ordner geht, wird viel angezeigt, was so nicht identifizierbar ist … es muss einfach in der Zukunft möglich sein, dass man die Ordner von so einem Profil, mit einem Datei-Manager umgestalten kann … wenn man lange mit so einem Programm arbeitet und lokale Ordner anlegt, entstehen oft mehrere Ordner für ein Thema und dann sucht man sich zu Tode … und wenn man Mails von einem in ein anderes Verzeichnis vom Thunderbird Profil kopieren/vershieben will, versaut man sich die Zeit … es muss deshalb vereinfacht werden, dass man die Ordner vom Profil, ganz einfach mit einem Datei-Manager bearbeiten kann.

    Die Leute von Thunderbird haben es auch nicht gemerkt, dass das “Kompaktieren”, bei vielen Konten und Ordnern, viel zu viel Zeit verbraucht.

    Antwort
  2. Tom

    Vielen Dank für dieses Programm. Eine große Hilfe, wenn Outlook nach langem Suchprozess mal wieder nur die letzte Ordnerebene anzeigt.

    Antwort

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