Es ist allgemein bekannt, dass in der Welt der Organisation und Planung von Meetings oft Herausforderungen auftauchen, die unsere Nerven auf die Probe stellen können. Eine derartige Herausforderung, mit der wir uns regelmäßig auseinandersetzen müssen, ist die Unzuverlässigkeit der Angaben zu den Zusagen und Absagen von eingeladenen Teilnehmern.
Die Praxis sieht so aus, dass wir häufig Einladungen zu Meetings an große Gruppen versenden. Um uns bei der Planung des Meetings zu unterstützen, behalten wir den Überblick darüber, wie viele Personen bereits zugesagt oder abgesagt haben. Dies tun wir, indem wir den Zähler nutzen, der uns freundlicherweise am oberen Rand des Meeting-Eintrags zur Verfügung gestellt wird. Doch leider müssen wir immer wieder feststellen, dass diese Zahlen oft weit entfernt sind von den tatsächlichen Rückmeldungen, die wir erhalten.
Man fragt sich natürlich, warum dies der Fall ist und wie wir die Nachverfolgung von Meeting-Zusagen zuverlässiger gestalten können.
Obwohl man meinen könnte, dass diese Funktion nicht wie erwartet funktioniert, so tut sie es doch, allerdings genau so, wie sie entworfen wurde. Die Tracking-Funktion für Meetings ist nämlich nicht für große Besprechungen gedacht und stoppt nach etwa 500 Rückmeldungen. Die genaue Zahl ist nicht festgelegt, da sie ressourcenabhängig ist.
Da Personen ihre Verfügbarkeit ändern und somit mehrfach antworten können, kann es auch vorkommen, dass ihre ursprüngliche Antwort nicht mehr aktualisiert wird. Dies bedeutet, dass die individuellen Antworten im Tracking-Tab unzuverlässig werden können.
Für große Meetings endet die Teilnehmerverfolgung nach etwa 500 Rückmeldungen, ein Punkt, der sogar in der offiziellen Dokumentation bestätigt wird. Sollten Sie Meetings mit Hunderten von Teilnehmern planen, finden Sie hierzu Informationen im Microsoft Support.
Als Alternative wird häufig empfohlen, für große Meetings die Option “Antworten anfordern” ganz zu deaktivieren. Dies ermöglicht es den Teilnehmern immer noch, das Meeting ihrem Kalender hinzuzufügen, ohne dass Sie mit Antworten überflutet werden. Außerdem wird die Leistung von Outlook nicht beeinträchtigt, wenn die Antworten beim Öffnen des Meetings zusammengezählt werden.
Für diejenigen, die dennoch eine Bestätigung der Teilnehmer vorab wünschen, besteht die Möglichkeit, um eine Anmeldung für das Meeting zu bitten und beispielsweise einen Link zu einer Umfrage über Microsoft Forms im Nachrichtentext des Meetings bereitzustellen.
Diese Methode bietet sofort die Gelegenheit, einige zusätzliche Fragen zu stellen, die bei der Planung helfen können. So könnten Sie beispielsweise nach den Erwartungen an das Meeting oder den Essensvorlieben fragen, was besonders bei ganztägigen Veranstaltungen hilfreich ist!
Eine weitere, allerdings weniger elegante Lösung besteht darin, alle Antworten manuell (oder über Excel) zu zählen, indem Sie sie in einen einzelnen Ordner verschieben und dann in Excel kopieren/einfügen. Obwohl diese Methode auf den ersten Blick nicht besonders ansprechend erscheint und Outlook während dieses Vorgangs scheinbar hängen bleiben könnte (was in der Regel nicht der Fall ist; Geduld ist gefragt!), bietet sie dennoch die Möglichkeit, die fortgeschrittenen Filterfunktionen von Excel zu nutzen, um zu einer zuverlässigeren Zählung zu gelangen.
Die Organisation und Planung von Meetings, insbesondere mit einer großen Anzahl von Teilnehmern, stellt zweifellos eine Herausforderung dar. Doch mit den richtigen Tools und Ansätzen können wir diese Hürden überwinden und die Zuverlässigkeit unserer Meeting-Planung verbessern.