Dank des neuen Mail Merge Toolkits Updates, bei dem es sich um ein Add-Ins für das Mircosoft Outlook handelt, ist es nun endlich möglich Emails im PDF-Format zu versenden.
Das berühmte Werkzeug, um Nachrichten in in Microsoft Outlook, Word und Publisher zu organisieren, wurde dabei grundlegend verbessert.
Die Software Merge Toolkit, bietet nun die erweiterten Optionen eines Serienbrief-Emailversands, der neue umfassende Möglichkeiten für das Design persönlicher Emails bietet.
Eine der grundlegenden wichtigsten Verbesserungen des Programmes ist nun die Fähigkeit, Nachrichten in unterschiedlichen Formaten zu versenden. Waren bisher nur die Formate HTML, GIF und RTF möglich, so ist es nun auch das Versenden von Nachrichten im PDF-Format durchführbar. Dabei wird lediglich eine Nachricht in Microsoft Word verfasst und durch ein Makros zur Personalisierung angewendet. Dieses versendet die E-Mail automatisch im PDF-Format an die jeweilige Empfängerliste.
Doch auch die alten Fähigkeiten, wie ein Hinzufügen von Hyperlinks in die Grafik im GIF-Format, aus dem Microsoft Publisher, bleiben bestehen. Ebenso bleibt die Funktion der Hyperlinks bestehen.
Weiterhin werden beim Versenden von HTML- und RTF-Nachrichten aus Microsoft Outlook sowie Microsoft Word die Sicherheitsmeldungen ausgeblendet, welche den Nutzer behindern. Damit die unterschiedlichen Datensätze in der Betreffzeile ebenso persönlich, wie der Inhalt der Nachricht selbst ist, bietet die Software die Möglichkeit, diesen zu personalisieren. Doch auch das Anhängen einer oder mehrere Dateien an die Nachricht ist durchführbar.
Um diese zu nutzen, muss im letzten Schritt vor dem Versenden lediglich der Punkt "Mail Merge Toolkit" an Stelle von "E-Mail" ausgewählt werden. Somit unterscheidet sich das Dialogfenster von Mail Merge Tollkit nicht wesentlich von dem des Standardfensters. Hier stehen neben den bereits vorhandenen Optionen lediglich einige zusätzliche Felder, wie "Betreff" und "Anlagen" zur Verfügung.
Insgesamt ist es also mit Hilfe der Mail Merge Toolkit Software möglich, alle Optionen des Microsoft Office zum professionellen Mailversand optimal zu nutzen.
