Ein Kollege von mir hat mir die Berechtigung für den Zugriff auf ein paar seiner Unterordner und einen zusätzlichen Ordner Kontakte, welchen er erstellt hat, gegeben.
Wenn ich Datei-> Öffnen-> Ordner eines anderen Benutzers verwende, kann ich nur die Outlook Standardordner auswählen, aber keine Ordner, die er selbst erstellt hat.
Wie kann ich auch auf diese freigegebenen Ordner zugreifen?
Der Zugriff auf freigegebene Nicht-Standardordner ist bei Outlook in der Tat nicht über das schnelle Verfahren Datei-> Öffnen-> Ordner eines anderen Benutzers möglich.
Um auf diese Ordner zu zugreifen, müssen Sie das Postfach, welches die Ordner beinhaltet, als sekundäres Postfach zu Ihrem bestehenden Exchange-Konto hinzufügen. Der Postfachbesitzer muss Ihnen dann möglicherweise noch zusätzlich die "Ordner sichtbar" Berechtigung für diesen Ordner gewähren, damit Sie auch tatsächlich in der Lage sind auf den Ordner zu zugreifen.
Hinzufügen eines Postfachs als sekundäres Postfach
Um ein Postfach als sekundäres Postfach zu Ihrem bestehenden Exchange-Konto hinzufügen, wählen Sie
– Outlook 2003
Extras -> E-Mail-Konten… -> Schaltfläche Weiter -> Microsoft Exchange Server wählen -> Button Ändern -> Schaltfläche Weitere Einstellungen … -> Registerkarte Erweitert -> Schaltfläche Hinzufügen …
– Outlook 2007
Extras -> Kontoeinstellungen … -> wählen Sie Ihr Exchange-Konto aus -> Schaltfläche Ändern -> Schaltfläche Weitere Einstellungen … -> Registerkarte Erweitert -> Schaltfläche Hinzufügen …
– Outlook 2010
Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen … -> wählen Sie Ihr Exchange-Konto aus -> Schaltfläche Ändern -> Schaltfläche Weitere Einstellungen … -> Registerkarte Erweitert -> Schaltfläche Hinzufügen …
Um dies Dialog schneller auszurufen mit einem rechten Mausklick auf den
obersten Postfachordner -> Eigenschaften-> Schaltfläche Erweitert -> Reiter Erweitert
Die Berechtigungen auf "Ordner sichtbar" setzen
Nach dem Hinzufügen des Postfachs, könnte es sein, dass Sie nicht in der Lage sind, es aufzuklappen und damit alle seine Ordner zu sehen. In diesem Fall muss Ihr Kollege die Einstellung für den übergeordneten Ordner des freigegebenen Ordners (Kontakte) auf "Ordner sichtbar" setzen.
Beispiel
Ihr Kollege hat die folgende (vereinfachte) Mailbox-Struktur;
Mailbox
– Posteingang
– Unteordner
Um auf den Ordner "Unterordner" zu zugreifen, müssen Ihnen "Ordner sichtbar" Berechtigungen für den Ordner Posteingang und die Mailbox selbst gewährt werden. Dies erlaubt Ihnen über die Mailbox Ihres Kollegen tatsächlich auf den freigegebenen Unterordner zu zugreifen.
Hinweis: Mit der "Ordner sichtbar" Berechtigung ist der Ordner für die berechtigte Person nur sichtbar, die Inhalte selbst werden nicht angezeigt.
Um die "Ordner sichtbar" Berechtigung für einen Ordner zu gewähren
Rechtsklick auf einen übergeordneten Ordner des freigegebenen Ordners und Eigenschaften wählen.
Wählen Sie die Registerkarte Berechtigungen.
Fügen Sie die Person, die auf den Ordner Zugriff haben soll, hinzu.
Stellen Sie sicher, dass diese Person nach dem Hinzufügen ausgewählt ist.
Setzen Sie die Berechtigung auf Keine.
Wählen Sie "Ordner sichtbar" aus.
"Ordner sichtbar" Berechtigungen für einen Bevollmächtigten für alle übergeordneten Ordner gewähren, so dass diese Person in der Lage ist, auf den gemeinsamen freigegebenen Unterordner zu zugreifen.