Outlook selbst hat nicht direkt die Fähigkeit, Dateinamen von Anhängen zu ändern oder den E-Mail-Betreff anzupassen, sobald eine E-Mail erstellt wurde. Jedoch können Sie mithilfe von VBA (Visual Basic for Applications) Makros solche Anpassungen vornehmen. Hier einige Schritte, die Sie dafür in Betracht ziehen könnten:
😊 Ändern des PDF-Namens: Sie müssen das PDF umbenennen, bevor es an die E-Mail angehängt wird. Dies könnte über ein Skript geschehen, das außerhalb von Outlook läuft, z.B. ein Batch-Script oder PowerShell-Skript, das Sie vor dem Versenden der E-Mail ausführen.
😊 Anpassen des E-Mail-Betreffs: Ein Outlook-Makro könnte den Betreff der E-Mail nach dem Öffnen des neuen Nachrichtenfensters, aber vor dem Versenden, anpassen. Sie würden ein VBA-Script schreiben, das automatisch auf neue Nachrichtenfenster reagiert.
Bitte beachten Sie, dass die Entwicklung von VBA-Makros ein wenig Erfahrung im Programmieren erfordert. Hier ein einfaches Beispiel, wie ein Makro aussehen könnte, das den Betreff anpasst:
Sub ChangeSubjectAndAttachPDF()
Dim myItem As Outlook.MailItem
Dim myAttachments As Outlook.Attachments
Dim newPDFName As String
Dim pdfPath As String
Dim invoiceNumber As String
Set myItem = Application.CreateItem(olMailItem)
invoiceNumber = “46276” ‘ Die Rechnungsnummer müsste dynamisch gesetzt werden
newPDFName = “Dokument_” & invoiceNumber & “.pdf”
pdfPath = “C:\Pfad\Zum\Original\” & newPDFName ‘ Pfad anpassen
‘ Betreff anpassen
myItem.Subject = “ZR-Buchungsbelege;0123456789”
‘ PDF umbenennen und anhängen – stellen Sie sicher, dass das PDF bereits umbenannt wurde
Set myAttachments = myItem.Attachments
myAttachments.Add pdfPath, , , newPDFName
‘ E-Mail anzeigen
myItem.Display
End Sub
Dieses Makro erstellt eine neue E-Mail, setzt den Betreff und fügt das umbenannte PDF hinzu. Es müsste an Ihre spezifischen Pfade und Bedürfnisse angepasst werden.
⚠ Wichtig: VBA-Makros können die Sicherheit Ihres Systems beeinträchtigen, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Makros nur aus vertrauenswürdigen Quellen verwenden oder selbst schreiben.
Für den Fall, dass Ihre Organisation Richtlinien gegen die Verwendung von Makros hat oder Sie eine einfachere Lösung suchen, könnten Sie auch Drittanbieter-Tools in Erwägung ziehen, die als Add-Ins für Outlook funktionieren und Ihnen beim Umbenennen von Anhängen und Anpassen des Betreffs helfen können.
https://www.attachments-processor.de
oder hier gibt es mehr:
https://www.mailhilfe.de/downloads/microsoft-outlook-download-add-ons-und-addins/anhangsverwaltung-in-outlook
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter! Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei den Details benötigen, lassen Sie es mich wissen.
