Arbeitsabläufe und die Probleme

Guten Tag,

ich bin selbstständer und Besitzer einens Mittelständigen Unternehmens.

Ich bestize Microsoft Outlook 2003

Täglich gehen ca. 20 Bestellungen aus meinem Online Shop ein. Dieser Bestellungseingang benachrichtigung wo auch alle Kundendaten notiert sind werden in einen extra Ordner kopiert.

Es ist ein Rechner mit Outlook 2003 auf dem wiederum sind zwei benutzer die sich nach jedem Start anmelden müssen. Es ist wichtig das diese beiden Konten nichts miteinander zu tun haben.

genau da liegt das Problem.
Wenn ich (Benutzer1) mich einlogge und das Briefpapier ändere um das Design eines Geschäftsbrief zu erreichen, ändert sich das auch bei Benutzer2.

Das beste wäre wenn jeder Benutzer sein eigenes Briefpapier wählen könnte, ohne das der andere das mitbekommt.

Und des weiteren brauche ich irgend eine Art Vorlage die man immer wieder aufrufen kann den so benachrichtigungen für den Kunden wie \“Bestellung versand\“ muss ich alles per Hand machen.

Hat jemand eine Idee?

Vielen Dank!

Grüße
Alex