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- Dieses Thema hat 5 Antworten und 4 Stimmen, und wurde zuletzt aktualisiert 22:01 um 18. April 2010 von alexanderbecht.
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- 4. November 2009 um 11:14 #50056JDBTeilnehmer
Hi,
ich arbeite in einem größeren Betrieb und meine Aufgabe ist die E-mail Verwaltung.
Unsere gesamten Kunden-E-Mail-Adressen sind in Outlook 2003 gespeichert und zum größten Teil in verschiedenen Verteilerlisten organisiert. In den Verteilerlisten sind unsere Kunden nicht als vollwertige Kontakte, sondern lediglich als Mitglieder (bei Mitgliedern werden nur Name und E-Mailadresse erfasst) gespeichert.
Vor kurzem bekamen wir einige hundert neue E-Mailadressen aufgrund eines Newsletterabonnements. Dabei ist es leider sehr wahrscheinlich dass einige dieser neuen E-Mail Adressen bereits in unseren Verteilerlisten gespeichert sind.
Um etwaige doppelte Erfassungen von E-Mail Adressen zu verhindern wollte ich die jeweilige Adresse mit der Suchfunktion von Outlook suchen, ob sie schon vorhanden ist. Diese Methode konnte ich nicht anwenden, da weder die normale Suchfunktion, noch die erweiterte Suche von Outlook bereits erfasste E-Mail Adressen findet.Mein Problem: Mit der Suchfunktion von Outlook lassen sich nicht Einzeladressen (bzw. Mitglieder) einer Verteilerliste suchen, sofern sie keine vollwertigen Kontakte sind.
Meine Frage: Gibt es einen Trick um solche Mitglieder zu suchen? Oder kann Outlook sowas einfach nicht?
(Mir ist bewusst das Outlook eine Funktion besitzt, die einen warnt wenn meine eine bereits aufgenommene Adresse erneut einspeichern will, diese Funkion funktioniert aber immer nur innerhalb EINER Verteilerliste)
Vielen Dank jetzt schon einmal für euere Mühe!
Grüße Jan
4. November 2009 um 14:01 #174795lastwebpageModeratorHallo,
ja, diese Verteilerlisten sind in Outlook sowas wie eine \”geschlossene Einheit\”, viel machen kann man nachträglich an diesen Verteilerlisten nicht mehr und viele Funktionen funktionieren damit nicht. Ich würde die mal so als \”Rotes Tuch\” bezeichnen. :-/Lösungsansatz:
1)In Kontaktsansicht wechseln, bestehende Verteilerliste auswählen und anklicken
2)Menü->Datei->Speichern unter und da als Textdatei (.txt) speichern
3)Textdatei öffnen, und alles löschen was keine EMail Adressen sind, also die ersten 3 Zeilen. (die Zeilen \”Name der…\” und \”Mitglieder:\”)
4)Mit der neuen Verteilerliste ähnlich verfahren, also irgendwie in einer Tabulator getrennten TXT Datei speichern.
5)Menü->Datei->Exportieren/Importieren->\”In Datei Exportieren\”->Microsoft Excel 97-2003 -> Einen Kontaktordner auswählen, welchen ist egal, wenn es geht einen mit wenigen Kontakten
6)Die unter 3 und 4 erstellte Textdatei in Excel importieren (Datei->Öffnen->Textdateien)
7)Diese beiden Tabellen zu einer zusammen führen, also Liste 2 einfach an Liste 1 anhängen.
8)Unter Excel 2007 gibt es da auf dem Ribbon Daten \”Duplikate entfernen\” sowas haben andere Excelversionen bestimmt auch.
9)Die jeweiligen Tabellenspalten so in die Tabelle von 5) kopieren, dass es passt, (die dort bereits enthaltenen Kontakte löschen) und das ganze speichern.
10)Mittels Rechtsklick auf z.B. \”Persönlichen Ordner\”->Neuer Ordner->Bei \”Ordner enthält Daten des Typs:\” Kontakte auswählen, einen neuen Kontaktordner erstellen.
11) In Outlook mittels Datei->Import/Export->Aus anderer Programmen oder Dateien->Exel die in 9 erstellte Tabelle in den in 10) erstellten Kontaktordner importieren und zu diesem wechseln
12) in diesem Kontaktordner eine neue Verteiler Liste erstellen und über \”Mitglieder auswählen\” (btw, ersten Kontakt anklicken Umschalttaste/Schifttaste gedrückt halten und letzten auswählen) da alle Kontakte eintragen. (Daran denken, Verteilerlisten dürfen in Outlook nicht beliebig groß sein, 127 Kontakte maximum, soviel ich weis)FERTIG!
Mir ist kein einfacherer Weg unter Office bekannt, Verteilerlisten sind eben so eine Sache für sich.Peter
4. November 2009 um 16:41 #174812JDBTeilnehmerVielen Dank für den Tipp Peter! Wenn ich nur bis Schritt 8 fortfahre kann ich ja auch die Suchfunktion von Excel nutzen um einzelne Elemente zu finden.. 😉
Gruß Jan4. November 2009 um 21:08 #174816lastwebpageModeratorDu müsstest die Kontakte dann aber manuelle aus der Verteilerliste löschen. 😉
Vielleicht findet ja auch mal jemand anderes diesen Beitrag mit einem ähnlichen Problem.
Pete
22. März 2010 um 11:22 #178898TeqiTeilnehmerich weiß nicht ob es klappt, aber man könnte es mal mit Lookeen versuchen:
[Editiert am 22/3/2010 von Mailhilfe]
18. April 2010 um 22:01 #179442alexanderbechtTeilnehmerWie Teqi schon empfehle ich dir auch es mal mit Lookeen zu versuchen.
Das Tool kann diese Addressen indizieren und durchsuchen. - AutorBeitrag